Regulamentul privind metodologia de aplicare a apostilei sau a supralegalizarii de catre Camerele Notarilor Publici pe actele notariale

In M. Of. nr. 531 din 22 august 2013 a fost publicata Hotararea Uniunii Nationale a Notarilor Publici din Romania nr. 75/2013 pentru aprobarea Regulamentului privind metodologia de aplicare a apostilei sau a supralegalizarii de catre Camerele Notarilor Publici pe actele notariale.

Din cuprins:
ART. 1
Se aproba Regulamentul privind metodologia de aplicare a apostilei sau a supralegalizarii de catre Camerele Notarilor Publici pe actele notariale, prevazut in anexa care face parte integranta din prezenta hotarare.
ART. 2
(1) Prezenta hotarare se publica in Monitorul Oficial al Romaniei, Partea I, si intra in vigoare la data publicarii.
(2) La data intrarii in vigoare a prezentei hotarari, Hotararea Consiliului Uniunii Nationale a Notarilor Publici din Romania nr. 349/2010*), cu modificarile si completarile ulterioare, se abroga.
————
*) Hotararea Consiliului Uniunii Nationale a Notarilor Publici din Romania nr. 349/2010 nu a fost publicata in Monitorul Oficial al Romaniei, Partea I.

ART. 3
Prezenta hotarare va fi adusa la cunostinta Camerelor Notarilor Publici, in vederea indeplinirii obligatiilor ce le revin.
ART. 4
Compartimentele de specialitate din cadrul Uniunii Nationale a Notarilor Publici din Romania vor urmari ducerea la indeplinire a prevederilor prezentei hotarari.

ANEXA 1
REGULAMENT
privind metodologia de aplicare a apostilei sau a supralegalizarii de catre Camerele Notarilor Publici pe actele notariale

CAPITOLUL I
Dispozitii generale

ART. 1
(1) Prezentul regulament reglementeaza procedura de apostilare si supralegalizare a actelor notariale.
(2) Pentru valabilitatea in strainatate a actului notarial este necesara supralegalizarea semnaturii si a sigiliului pentru apostilarea acestora de catre Camerele Notarilor Publici (Camere) in conditiile Legii notarilor publici si a activitatii notariale nr. 36/1995, republicata, cu modificarile ulterioare, ale regulamentului de punere in aplicare a acesteia si ale prezentului regulament aprobat de Consiliul Uniunii Notarilor Publici din Romania (Uniunea) prin hotarare.
ART. 2
Actele notariale care pot fi supuse procedurii apostilarii sau supralegalizarii in conditiile stabilite de prezentul regulament sunt actele oficiale indeplinite de catre notarul public, cu respectarea dispozitiilor Legii nr. 36/1995, republicata, cu modificarile ulterioare.
ART. 3
(1) Fac exceptie de la procedura aplicarii apostilei sau supralegalizarii actele notariale care urmeaza sa fie folosite in state cu care Romania are incheiate tratate sau acorduri privind recunoasterea reciproca a acestor acte. In situatia in care, desi solicitantului actului i se aduce la cunostinta acest fapt, acesta staruie sa ii fie aplicata procedura solicitata, iar actele depuse indeplinesc conditiile prevazute de prezentul regulament, Camera va intocmi procedura solicitata pentru statul respectiv.
(2) Dispozitiile alin. (1) nu sunt aplicabile in cazul in care se solicita aplicarea apostilei pe acte care urmeaza a fi folosite in state nemembre ale Conventiei privind suprimarea cerintei supralegalizarii actelor oficiale straine, adoptata la Haga la 5 octombrie 1961 si denumita in continuare Conventia de la Haga, sau in cazul in care se solicita aplicarea supralegalizarii pe acte care urmeaza a fi folosite in state membre.

CAPITOLUL II
Organizarea birourilor apostila si supralegalizare

ART. 4
Activitatea de aplicare a apostilei sau a supralegalizarii pe actele notariale se desfasoara de catre Camere, prin intermediul Biroului apostila si supralegalizare.
ART. 5
(1) Camerele vor infiinta la sediul principal si la sediile secundare cate un birou, numit Biroul apostila si supralegalizare. In acest scop, Camera va infiinta in fiecare judet din raza teritoriala, in municipiul resedinta de judet, un sediu secundar al Camerei. In cadrul fiecaruia dintre aceste birouri va functiona cel putin o persoana cu studii superioare juridice, denumita in continuare persoana desemnata, careia ii revine in competenta aplicarea apostilei sau supralegalizarea actelor notariale. Desemnarea in cadrul Biroului apostila si supralegalizare si delegarea de competenta in vederea aplicarii apostilei si supralegalizarii se face prin dispozitie de catre presedintele Camerei. Colegiul director al Camerei va desemna unul dintre membri care sa asigure coordonarea si supravegherea Biroului apostila si supralegalizare.
(2) Inainte de inceperea activitatii, persoana desemnata va depune specimenul de semnatura la Uniune, intr-un registru unic de evidenta a specimenelor de semnatura ale persoanelor desemnate si a specimenelor sigiliilor pentru apostila si supralegalizare ale Camerelor.
(3) Pentru fiecare procedura indeplinita, Camera va folosi stampile distincte.
(4) Camerele vor depune la Uniune specimenele stampilelor pentru apostila si supralegalizare, inainte de folosirea acestora, pentru a fi inregistrate in registrul prevazut la alin. (2).
ART. 6
(1) Competenta apostilarii sau supralegalizarii actelor notariale revine oricaruia dintre birourile apostila si supralegalizare din cadrul Camerei in circumscriptia careia s-a intocmit actul respectiv.
(2) Apostilarea sau supralegalizarea actelor notariale poate fi solicitata de titularul actului sau de orice alt detinator al acestuia.
(3) Tariful perceput pentru aplicarea procedurii pe fiecare exemplar al actului apostilat sau supralegalizat se stabileste prin hotarare de catre Consiliul Uniunii.
ART. 7
Apostila sau supralegalizarea se aplica fie direct pe actul original sau pe copia legalizata a actului, fie pe o prelungire a acestora, care va face corp comun cu actul apostilat sau supralegalizat si care va fi brosata cu acesta. Intre actul apostilat sau supralegalizat si prelungirea pe care se inscrie apostila sau supralegalizarea se vor aplica cel putin doua stampile de legatura ale Biroului apostila si supralegalizare, precum si semnatura persoanei desemnate pe fiecare dintre aceste stampile.
ART. 8
(1) Se pot supralegaliza sau apostila si traduceri legalizate de catre notarul public. Pentru a fi supralegalizate sau apostilate, la traducerile legalizate se anexeaza copii ale actelor care au fost traduse, acestea facand corp comun cu actul supralegalizat sau apostilat, iar dispozitiile art. 7 se aplica in mod corespunzator.
(2) Nu se pot supralegaliza sau apostila traducerile legalizate ale unor inscrisuri sub semnatura privata, cu exceptia celor care au fost supuse unei proceduri notariale cum sunt: data certa, legalizare de semnatura, copie legalizata etc.

CAPITOLUL III
Procedura aplicarii apostilei

ART. 9
(1) Apostila este certificatul care atesta faptul ca actul supus acestei proceduri este un act oficial, veracitatea semnaturii, calitatea in care a actionat semnatarul procedurii sau, dupa caz, identitatea sigiliului sau a stampilei de pe act. Apostila se aplica de catre Camere numai pe actele notariale prevazute la art. 2, care urmeaza sa fie folosite pe teritoriul statelor parti la Conventia de la Haga, care au aderat la aceasta sau au ratificat-o.
(2) Modelul certificatului este aprobat prin Conventia de la Haga si este prevazut in anexa nr. 1.
ART. 10
Stampila pentru apostila are diametrul de 35 mm si cuprinde sigla Uniunii, denumirea Camerei, precum si denumirea procedurii: „apostila”. In cazul sediului principal se va preciza denumirea localitatii in care functioneaza sediul principal, iar in cazul sediilor secundare, denumirea judetului in care functioneaza sediul. Modelul sigiliului este prevazut in anexa nr. 6.
ART. 11
(1) Apostila se aplica de catre persoana desemnata din cadrul Biroului apostila si supralegalizare numai pe actele notariale prevazute la art. 2, in termen de doua zile lucratoare de la inregistrarea solicitarii.
(2) In cazul in care se solicita apostilarea unor traduceri legalizate de catre notarul public, aceasta operatiune se poate realiza numai daca actul tradus si legalizat este un act emis, certificat ori confirmat de autoritatile romane sau de catre o alta persoana autorizata de acestea, o copie a acestuia urmand a fi atasata traducerii legalizate a carei apostilare este solicitata.
(3) In cazul in care se solicita apostilarea unei copii legalizate de catre notarul public, aceasta operatiune se poate realiza numai daca actul de pe care a fost facuta copia legalizata este un act oficial emis, certificat ori confirmat de autoritatile romane sau de catre o alta persoana autorizata de acestea.
ART. 12
In vederea aplicarii apostilei pe un act notarial, solicitantul va completa cererea al carei model este prevazut in anexa nr. 3, la care va anexa actul notarial care urmeaza a fi apostilat, in numarul de exemplare pentru care se doreste aplicarea procedurii.
ART. 13
(1) Pentru indeplinirea procedurii de apostilare, personalul Biroului apostila si supralegalizare parcurge urmatoarele etape:
a) verifica daca s-a completat cererea prevazuta in anexa nr. 3;
b) verifica daca apostilarea/supralegalizarea solicitata este de competenta Camerei unde s-a depus cererea;
c) verifica daca actele a caror apostilare/supralegalizare se solicita sunt acte notariale originale sau copii legalizate ale acestora;
d) verifica daca actele notariale respecta cerintele impuse de Legea nr. 36/1995, republicata, cu modificarile ulterioare, si ale regulamentului de punere in aplicare a acesteia;
e) verifica daca au fost achitate tarifele pentru indeplinirea serviciului;
f) verifica daca semnatura si sigiliul de pe actul notarial a carui apostilare/supralegalizare se cere corespund cu semnatura si sigiliul notarului instrumentator aflate in evidentele Camerei;
g) inregistreaza documentele prevazute de prezentul regulament in vederea aplicarii apostilei/supralegalizarii intr-un registru special (anexa nr. 4 si, respectiv, anexa nr. 5);
h) aplica apostila/supralegalizarea pe actele notariale originale, pe copiile legalizate sau pe traducerile legalizate ale acestora;
i) tine evidenta pe suport hartie a cererilor de aplicare a apostilei/supralegalizarii si a copiei sau variantei scanate de pe actele pentru care s-a solicitat apostila/supralegalizarea, anexata la cerere. Cererea, impreuna cu anexele, va fi pastrata in arhiva Camerei, intr-o mapa speciala, potrivit nomenclatorului arhivistic, care va stabili si termenul de pastrare a acestora.
(2) Verificarea prevazuta la alin. (1) lit. f) se face de catre persoana desemnata din cadrul Biroului apostila si supralegalizare, dupa cum urmeaza:
a) prin compararea vizuala a semnaturii si sigiliului notarului public existente pe act cu specimenele de semnatura si sigiliu aflate in arhiva Camerei;
b) prin compararea semnaturii si sigiliului notarului de stat de pe actul prezentat cu cele existente pe actul din arhiva fostelor notariate de stat, preluata de Camere, in cazul actelor instrumentate de notariatul de stat;
c) prin alte metode permise de lege.
ART. 14
Aplicarea apostilei poate fi refuzata daca:
a) actul este destinat folosirii pe teritoriul statului care nu este parte la Conventia de la Haga;
b) textul actului nu este lizibil din cauza deteriorarii;
c) actul este completat sau semnat cu creion;
d) actul contine completari sau corecturi neconfirmate oficial;
e) actul nu face parte dintre cele care pot fi legalizate in conditiile legii si ale prezentului regulament;
f) Camera nu detine specimenele semnaturilor persoanelor oficiale sau ale institutiilor corespunzatoare;
g) actul nu a fost supus unei proceduri notariale.
ART. 15
(1) In cazul in care, in urma verificarii actelor depuse de catre solicitant, persoana desemnata din cadrul Biroului apostila si supralegalizare constata ca sunt indeplinite cumulativ conditiile prevazute de lege si de prezentul regulament, va proceda la aplicarea apostilei pe actele notariale depuse de acesta.
(2) In situatia in care, in urma verificarii actelor depuse de solicitant, persoana desemnata din cadrul Biroului apostila si supralegalizare constata ca nu sunt intrunite conditiile pentru aplicarea apostilei, va refuza, printr-o adresa motivata, indeplinirea procedurii solicitate.
(3) Impotriva refuzului de apostilare solicitantul se poate adresa cu plangere presedintelui Colegiului director al Camerei. Dispozitia presedintelui Colegiului director al Camerei este obligatorie pentru persoana desemnata din cadrul Biroului apostila si supralegalizare.
(4) Actele apostilate se elibereaza conform programului stabilit de Camere.
(5) Refuzul indeplinirii procedurii de apostilare, precum si dispozitia presedintelui Colegiului director al Camerei se comunica solicitantului in termen de cel mult 5 zile lucratoare de la data inregistrarii cererii.
ART. 16
(1) In cazul in care se solicita aplicarea apostilei pentru mai multe acte sau pentru acte care urmeaza a fi folosite in mai multe state, solicitantul trebuie sa completeze o cerere, in care va preciza cate exemplare din fiecare act solicita a fi apostilate si in ce stat vor fi utilizate, dupa modelul prevazut in anexa nr. 3.
(2) Daca se solicita apostilarea mai multor exemplare ale aceluiasi act, se completeaza, dupa caz:
a) o singura cerere, daca toate exemplarele vor fi utilizate in acelasi stat, cu indicarea numarului de exemplare solicitate;
b) cate o cerere pentru fiecare exemplar al actului, daca acestea urmeaza a fi folosite in state diferite.
ART. 17
(1) Actele pe care se solicita aplicarea apostilei se preiau, in numarul de exemplare cerute de solicitant, de personalul Biroului apostila si supralegalizare, care va face, in prezenta solicitantului, verificarea intrunirii conditiilor prevazute la art. 13 alin. (1) lit. b) – e). Ulterior, solicitantul va completa cererea prin care solicita apostilarea, care se inregistreaza in Registrul de evidenta a apostilei aplicate de Camerele Notarilor Publici pe actele notariale, prevazut in anexa nr. 4, dupa care se va proceda la verificarea indeplinirii conditiei prevazute la art. 13 alin. (1) lit. f) si, dupa caz, la aplicarea apostilei.
(2) In cazul in care se constata ca nu sunt indeplinite conditiile prevazute de art. 13 alin. (1) lit. b) – e), solicitantul este informat de indata si i se restituie actele. Daca acesta solicita in continuare aplicarea apostilei, va completa cererea prevazuta de prezentul regulament. In aceasta situatie, precum si in cazul in care se constata neindeplinirea conditiilor prevazute la art. 13 alin. (1) lit. f), persoana desemnata sa aplice apostila va refuza aplicarea acesteia printr-o adresa motivata, care va primi acelasi numar ca si cererea.
(3) Apostila aplicata pe fiecare exemplar al actului pentru care se solicita acest serviciu va primi numar individual din registrul de evidenta prevazut in anexa nr. 4. Numarul si data apostilei sunt cele din momentul aplicarii ei pe actul notarial, care se elibereaza, dupa apostilare, solicitantului. Numarul de inregistrare a cererii nu este si numarul apostilei. Fiecare exemplar al aceluiasi act care se solicita a fi apostilat va avea numar individual de apostila.
(4) Pe fiecare act pe care se aplica apostila sau supralegalizarea se inscrie, sub incheierea care certifica aplicarea procedurii, urmatoarea mentiune, dupa caz: „Aceasta apostila/supralegalizare certifica veracitatea semnaturii, calitatea in care a actionat autoritatea care a indeplinit procedura sau, dupa caz, identitatea sigiliului sau a stampilei de pe act. Aceasta apostila/supralegalizare nu certifica continutul documentului.” Pentru fiecare procedura, Camerele vor realiza, prin intermediul Uniunii, parafe care vor avea inscrise textul susmentionat si care vor fi aplicate pe fiecare document de catre persoana desemnata, in functie de procedura solicitata. Modelul de parafa este prevazut in anexa nr. 11.
ART. 18
(1) Rubricile apostilei prevazute in anexa nr. 1 se completeaza in limba romana.
(2) Sunt interzise corecturile sau stersaturile la completarea apostilei.

CAPITOLUL IV
Procedura supralegalizarii

ART. 19
(1) Supralegalizarea este procedura prin care se atesta, pentru statele care nu au calitatea de parte la Conventia de la Haga sau cu care Romania nu are tratate bilaterale pentru recunoasterea reciproca a actelor, faptul ca actul notarial supus acestei proceduri este un act oficial, veracitatea semnaturii, calitatea in care a actionat semnatarul actului si identitatea sigiliului sau a stampilei de pe acest act. Supralegalizarea de catre Camere se aplica numai pe actele notariale prevazute la art. 2.
(2) Modelul de incheiere de supralegalizare care se va aplica pe actul notarial este prevazut in anexa nr. 2.
ART. 20
Stampila pentru supralegalizare are diametrul de 35 mm si cuprinde sigla Uniunii, denumirea Camerei, precum si denumirea procedurii: „supralegalizare”. In cazul sediului principal se va preciza denumirea localitatii in care functioneaza sediul principal, iar in cazul sediilor secundare, denumirea judetului in care functioneaza sediul. Modelul sigiliului este prevazut in anexa nr. 7.
ART. 21
Pentru indeplinirea procedurii de supralegalizare, dispozitiile art. 11 – 13 si ale art. 15 – 18 se aplica in mod corespunzator.
ART. 22
Supralegalizarea actului notarial poate fi refuzata daca:
a) actul este destinat folosirii pe teritoriul unui stat parte la Conventia de la Haga;
b) textul actului nu este lizibil din cauza deteriorarii;
c) actul este completat sau semnat cu creion;
d) actul contine completari sau corecturi neconfirmate oficial;
e) actul nu face parte dintre cele care pot fi legalizate in conditiile legii si ale prezentului regulament;
f) Camera nu detine specimenele semnaturilor persoanelor oficiale sau ale institutiilor corespunzatoare;
g) actul nu a fost supus unei proceduri notariale.
ART. 23
(1) Pentru ca actul supralegalizat de catre Camera sa poata fi folosit in statul pentru care titularul a cerut supralegalizarea, procedura indeplinita de catre Camera va fi urmata de supralegalizarea de catre Ministerul Afacerilor Externe si, ulterior, de catre misiunea diplomatica sau oficiul consular al statului in care actul urmeaza a fi folosit sau de acelea ale tarii noastre aflate pe teritoriul statului unde urmeaza a fi folosit actul.
(2) Persoana desemnata ii va pune in vedere solicitantului necesitatea indeplinirii procedurilor mentionate la alin. (1).
(3) Daca inscrisul emis de autoritatile straine a fost supralegalizat in statul de origine, documentul atestat de autoritatile statului emitent va fi atestat, in vederea folosirii in Romania, si de misiunea diplomatica sau consulara romana aflata pe teritoriul statului unde a fost emis documentul sau, dupa caz, de Ministerul Afacerilor Externe.

CAPITOLUL V
Controlul activitatii de apostilare si supralegalizare, arhivarea si evidentele Camerelor

ART. 24
Uniunea, prin compartimentele de specialitate, va exercita controlul profesional administrativ privind modul de organizare si functionare a birourilor de apostila si supralegalizare.
ART. 25
Camerele au obligatia de a comunica de indata compartimentului de specialitate din cadrul Uniunii urmatoarele:
a) deschiderea de noi sedii de birouri apostila si supralegalizare;
b) programul de functionare a birourilor apostila si supralegalizare;
c) numele si prenumele persoanei desemnate sa efectueze procedura de apostilare sau supralegalizare, precum si orice modificare intervenita cu privire la aceasta;
d) situatia statistica lunara cu privire la numarul cererilor solutionate sau respinse pe fiecare registru si pe fiecare birou apostila si supralegalizare in parte, potrivit anexei nr. 10.
ART. 26
(1) Biroul apostila si supralegalizare va avea registre de evidenta si arhiva proprii.
(2) Camerele vor infiinta cate un registru distinct, securizat, pentru evidenta apostilelor si a supralegalizarilor. La deschiderea fiecarui registru nou, acesta va fi vizat si inregistrat intr-un registru special tinut de Uniune. Modelul registrului este prevazut in anexa nr. 8.
(3) Uniunea va infiinta pentru fiecare Camera cate un registru unic de evidenta in care se vor depune specimenele de semnatura ale persoanelor desemnate din cadrul birourilor apostila si supralegalizare din acea Camera, precum si specimenele de sigilii pentru apostila si supralegalizare detinute de Camera respectiva. Modelul registrului este prevazut in anexa nr. 9.
(4) Depunerea specimenului de semnatura al persoanei desemnate si a specimenului de sigiliu in registrul prevazut la alin. (3) se va face in baza dispozitiei presedintelui Camerei.
ART. 27
(1) Arhivarea actelor apostilate sau supralegalizate se va face in mape distincte, pe proceduri, in conformitate cu prevederile nomenclatorului arhivistic aprobat de Uniune si avizat de Arhivele Nationale.
(2) Pentru arhiva, Biroul apostila si supralegalizare va scana sau va face cate o copie xerox de pe fiecare exemplar al actului pentru care se solicita aplicarea apostilei sau supralegalizarea.
(3) Cererile in original, impreuna cu copiile si documentele anexate, se vor pastra de catre Camere in mape, potrivit alin. (1), precum si in format electronic.
ART. 28
(1) Camerele vor asigura baza logistica necesara organizarii si functionarii in bune conditii a Biroului apostila si supralegalizare.
(2) Biroul apostila si supralegalizare nu poate functiona in sediile birourilor notariale.
ART. 29
In vederea efectuarii verificarilor prevazute la art. 13 alin. (1) lit. f) Camerele vor folosi specimenele de semnatura si de sigilii din Registrul national de evidenta a notarilor publici, care vor fi transmise electronic fiecarei Camere in parte.

CAPITOLUL VI
Dispozitii finale

ART. 30
Camera va comunica de indata Uniunii numele si prenumele persoanei desemnate care va indeplini procedura de supralegalizare sau apostilare, specimenul de semnatura al acesteia, specimenul sigiliului folosit pentru aceasta activitate, precum si orice modificari intervenite pe parcurs referitoare la aceste informatii, in vederea transmiterii acestora la Ministerul Afacerilor Externe.
ART. 31
Valoarea prestarii serviciului de apostila si supralegalizare va fi stabilita de Consiliul Uniunii, prin hotarare.
ART. 32
Uniunea si Camerele vor publica pe paginile de internet proprii informatii referitoare la sediile birourilor apostila si supralegalizare, programul de lucru cu publicul, precum si informatii utile privind desfasurarea procedurilor de apostilare si supralegalizare a actelor notariale.
ART. 33
(1) In termen de 30 de zile de la intrarea in vigoare a prezentului regulament, Camerele vor desemna persoanele cu studii superioare juridice carora sa le revina in competenta aplicarea apostilei sau supralegalizarea actelor notariale, potrivit prevederilor art. 5 alin. (1).
(2) Pana la implinirea termenului prevazut la alin. (1), activitatea de apostilare si supralegalizare a actelor notariale poate fi indeplinita de orice persoana cu studii superioare desemnata prin dispozitie a presedintelui Camerei, cu respectarea prevederilor art. 5 alin. (2).
ART. 34
Anexele nr. 1 – 11 fac parte integranta din prezentul regulament.
ART. 35
La data intrarii in vigoare a prezentului regulament orice alte dispozitii contrare se abroga.

Adauga comentariu

*

Acest site folosește cookie-uri. Continuarea navigării presupune că ești de acord cu utilizarea cookie-urilor. Informații suplimentare

The cookie settings on this website are set to "allow cookies" to give you the best browsing experience possible. If you continue to use this website without changing your cookie settings or you click "Accept" below then you are consenting to this.

Close