Conditiile de acreditare a oficiilor pentru depunerea „Declaratiei privind obligatiile de plata a contributiilor sociale, impozitului pe venit si evidenta nominala a persoanelor asigurate”, precum si privind raspunderea in gestionarea informatiilor din declaratie
In M. Of. nr. 123 din 17 februarie 2011 a fost publicata Hotararea Guvernului nr. 118/2011 privind aprobarea conditiilor de acreditare a oficiilor pentru depunerea „Declaratiei privind obligatiile de plata a contributiilor sociale, impozitului pe venit si evidenta nominala a persoanelor asigurate”, precum si privind raspunderea in gestionarea informatiilor din declaratie.
Din cuprins:
ART. 1
(1) In vederea obtinerii calitatii de oficiu acreditat de Ministerul Finantelor Publice, entitatea solicitanta trebuie sa indeplineasca, pentru locatiile pentru care solicita acreditarea, urmatoarele conditii:
a) sa asigure atribuirea unui numar unic de inregistrare, in conformitate cu structura definita de Ministerul Finantelor Publice, pentru fiecare declaratie primita;
b) sa asigure conectarea prin intranetul propriu la reteaua de extranet a Ministerului Finantelor Publice – Agentia Nationala de Administrare Fiscala, conform normelor si procedurilor stabilite de Ministerul Finantelor Publice si Agentia Nationala de Administrare Fiscala;
c) sa dispuna de o retea de date intranet si sa aiba implementate masuri de securitate, care sa asigure disponibilitatea, integritatea, confidentialitatea, autenticitatea si nonrepudierea datelor si informatiilor gestionate la nivelul fiecarei locatii acreditate. La evaluarea indeplinirii conditiei se au in vedere urmatoarele:
(i) securitatea fizica si a mediului de lucru (controlul accesului fizic, securitatea incaperilor, stabilirea zonelor de acces public si a punctelor de livrare a datelor);
(ii) securitatea echipamentelor;
(iii) securitatea comunicatiilor;
(iv) securitatea documentelor (inregistrarea, marcarea, evidenta, arhivarea, pastrarea, predarea periodica);
(v) securitatea mediilor de stocare a informatiilor in format electronic;
(vi) controlul si evidenta accesului la sistemele informatice si la informatii;
(vii) identificarea si autentificarea utilizatorilor, proceselor si a echipamentelor sistemului;
(viii) managementul incidentelor de securitate;
(ix) protectia impotriva atacurilor informatice si a softului nociv;
(x) auditul, jurnalizarea si trasabilitatea activitatii desfasurate in sistemele informatice din cadrul punctului de lucru;
(xi) realizarea copiilor de rezerva si asigurarea continuitatii activitatii;
d) sa asigure personal calificat si resursele necesare hardware si software, inclusiv utilitatile pentru buna functionare a acestora (energie, climatizare etc.);
e) sa organizeze activitatile si managementul resurselor umane in cadrul oficiului acreditat:
(i) selectarea si nominalizarea personalului cu atributii in administrarea si in utilizarea statiilor de lucru din cadrul locatiei acreditate;
(ii) completarea fiselor de post cu atributiile specifice colectarii si verificarii declaratiei;
(iii) elaborarea si aprobarea procedurilor operationale si de securitate;
(iv) stabilirea si aprobarea drepturilor de acces;
(v) cunoasterea si respectarea procedurilor de lucru;
(vi) mentinerea la zi a instruirii personalului;
(vii) recunoasterea si respectarea normelor si procedurilor de depunere, primire, verificare si transmitere a declaratiilor, elaborate de Agentia Nationala de Administrare Fiscala;
(viii) comunicarea catre Ministerul Finantelor Publice – Agentia Nationala de Administrare Fiscala a informatiilor referitoare la personalul implicat in activitatea de primire, prelucrare si transmitere a declaratiilor, inclusiv a tuturor modificarilor care intervin cu privire la aceste informatii;
f) sa respecte dispozitiile Legii nr. 677/2001 pentru protectia persoanelor cu privire la prelucrarea datelor cu caracter personal si libera circulatie a acestor date, cu modificarile si completarile ulterioare.
(2) Prin oficiu se intelege orice locatie apartinand unei entitati, in care se desfasoara activitati de lucru direct cu publicul, la ghiseu.
ART. 2
(1) In vederea acreditarii, entitatea solicitanta depune o cerere la Ministerul Finantelor Publice.
(2) Modelul si continutul cererii de acreditare, precum si documentatia care trebuie anexata la aceasta, componenta comisiei de acreditare, procedura de acreditare si obligatiile oficiilor acreditate se aproba prin ordin al ministrului finantelor publice, in termen de 15 zile de la intrarea in vigoare a prezentei hotarari.
ART. 3
(1) Cererile de acreditare se solutioneaza in termen de 15 zile de la depunere.
(2) In situatiile in care, pentru solutionarea cererii, sunt necesare informatii suplimentare relevante pentru luarea deciziei, acest termen se prelungeste cu perioada cuprinsa intre data solicitarii si data primirii informatiilor solicitate.
(3) Termenul de solutionare se poate prelungi si la cererea justificata a entitatii solicitante.
ART. 4
(1) Comisia de acreditare comunica, in scris, entitatii solicitante confirmarea acreditarii sau respingerea cererii.
(2) Lista oficiilor acreditate se aduce la cunostinta persoanelor interesate prin afisare pe pagina de internet a Ministerului Finantelor Publice.
ART. 5
Oficiile acreditate de Ministerul Finantelor Publice au obligatia sa transmita declaratiile depuse de catre contribuabili, astfel:
a) zilnic, formatul electronic al declaratiei, catre baza de date centrala a Ministerului Finantelor Publice – Agentia Nationala de Administrare Fiscala;
b) in termen de 5 zile de la primire, declaratiile in format hartie, semnate si stampilate, conform legii, insotite de declaratia in format electronic, pe suport electronic, catre directiile generale ale finantelor publice judetene si a municipiului Bucuresti.
ART. 6
(1) Prin exceptie de la prevederile art. 2 – 4, Casa Nationala de Pensii Publice, Agentia Nationala pentru Ocuparea Fortei de Munca si Casa Nationala de Asigurari de Sanatate pot nominaliza, in vederea acreditarii din oficiu de catre Ministerul Finantelor Publice, structuri din subordinea lor care aveau, pana la data de 31 decembrie 2010, atributii de primire si prelucrare a declaratiilor nominale de asigurari sociale, in termen de 5 zile de la data intrarii in vigoare a prezentei hotarari.
(2) Oficiile nominalizate potrivit alin. (1) sunt obligate sa asigure respectarea conditiilor prevazute la art. 1 alin. (1).
(3) Cu ocazia nominalizarii, Casa Nationala de Pensii Publice, Agentia Nationala pentru Ocuparea Fortei de Munca si Casa Nationala de Asigurari de Sanatate in subordinea carora functioneaza oficiile prevazute la alin. (1) au obligatia sa comunice Ministerului Finantelor Publice – Agentia Nationala de Administrare Fiscala:
(i) lista locatiilor in care urmeaza sa organizeze primirea si prelucrarea declaratiilor;
(ii) informatiile referitoare la personalul implicat in activitatea de primire, prelucrare si transmitere a declaratiilor.
(4) Obligatiile care revin oficiilor prevazute la alin. (1) se stabilesc prin ordin comun al presedintilor Casei Nationale de Pensii Publice, Agentiei Nationale pentru Ocuparea Fortei de Munca, Casei Nationale de Asigurari de Sanatate si Agentiei Nationale de Administrare Fiscala, in termen de 15 zile de la intrarea in vigoare a prezentei hotarari.
ART. 7
Activitatea de depunere a declaratiei de catre contribuabil, precum si cea de primire a acesteia de catre oficiile acreditate se supun prevederilor Ordonantei Guvernului nr. 92/2003 privind Codul de procedura fiscala, republicata, cu modificarile si completarile ulterioare.
ART. 8
Raspunderea pentru primirea, prelucrarea si transmiterea declaratiilor depuse de contribuabili la oficiile acreditate de Ministerul Finantelor Publice revine entitatii de care apartin respectivele oficii acreditate, in conformitate cu prevederile Legii nr. 677/2001, cu modificarile si completarile ulterioare, si ale art. 11 si titlului V din Ordonanta Guvernului nr. 92/2003, republicata, cu modificarile si completarile ulterioare.
