Noua metodologie de intocmire si completare a registrului general de evidenta a salariatilor

La data de 18 mai 2011, Guvernul Romaniei a adoptat Hotararea nr. 500 prin care stabileste noua metodologie de intocmire si completare a registrului general de evidenta a salariatilor (“Registrul”).
Completarea si transmiterea Registrului se realizeaza fie de catre una sau mai multe persoane nominalizate prin decizie scrisa de angajator, fie de prestatori inregistrati la inspectoratele teritoriale de munca. In acest ultim caz, angajatorii incheie contracte de prestari servicii cu respectivii prestatori, care la randul lor nu pot subcontracta serviciile de completare si transmitere a Registrului.

Registrul se intocmeste in forma electronica. Pe langa elementele care trebuiau mentionate potrivit vechii reglementari (respectiv Hotararea Guvernului nr. 161/2006), vor fi mentionate si:
– perioada detasarii si denumirea angajatorului la care se face detasarea;
– durata normala a timpului de munca si repartizarea acestuia;
– salariul, sporurile si cuantumul acestora;
– perioada si cauzele de suspendare a contractului individual de munca (“Contractului”), cu exceptia cazurilor de suspendare in baza certificatelor medicale.
 In functie de elementul avut in vedere, Hotararea nr. 500 stabileste diferite termene in care Registrul va trebui completat. Astfel, de exemplu:
– la angajarea fiecarui salariat, toate elementele cerute (inclusiv salariul, sporurile si cuantumul acestora) vor fi completate in Registru, cel tarziu, in ziua lucratoare anterioara inceperii activitatii de salariatul respectiv;
– perioada si cauza de suspendare a Contractului se inregistreaza in termen de maximum 20 de zile lucratoare de la data suspendarii;
– data incetarii Contractului se inregistreaza in Registru in acea data/la data luarii la cunostinta a evenimentului ce a determinat incetarea Contractului;
– perioada detasarii si denumirea angajatorului la care se face detasarea vor fi completate de angajatorul de baza anterior detasarii.
 Conform Hotararii nr. 500, salariul, sporurile si cuantumul acestora vor fi completate in termen de 90 de zile de la data intrarii in vigoare a acestei hotarari si in cazul Contractelor deja inregistrate.
Orice modificare a elementelor stabilite in Hotararea nr. 500 se va inregistra cel tarziu in ziua lucratoare anterioara implinirii termenului de 20 de zile lucratoare in care trebuie incheiat un act aditional la Contract, potrivit Codului Muncii.
 Registrul completat se transmite in format electronic la inspectoratul teritorial de munca in a carui raza teritoriala isi au angajatorii sediul sau domiciliul, dupa caz, cel tarziu in ziua lucratoare anterioara inceperii activitatii de catre salariat, sub sanctiunea unei amenzi de10.000 lei pentru fiecare persoana primita la munca fara transmiterea Registrului, fara ca amenda totala cumulata sa depaseasca suma de 50.000 lei.
Hotararea nr. 500 reglementeaza si obligatia angajatorului pe de o parte de a intocmi un dosar personal pentru fiecare salariat, care sa contina anumite documente, iar, pe de alta parte, de a elibera la solicitarea scrisa nu numai a salariatului, ci si a unui fost salariat copii de pe documentele existente in dosarul personal sau copii ale paginilor din Registru si/sau un document care sa ateste activitatea desfasurata, durata, salariul, vechimea in munca, in termen de cel mult 15 zile de la data solicitarii. Refuzul angajatorului de a elibera astfel de copii se sanctioneaza cu amenda de la 300 lei la 1.000 lei.
Necompletarea, respectiv netransmiterea Registrului in termenele legale se sanctioneaza cu amenda de la 5.000 lei la 8.000 lei.
Hotararea nr.  500 va intra in vigoare la data de 1 august 2011, data la care se abroga Hotararea Guvernului nr. 161/2006 privind intocmirea si completarea registrului general de evidenta a salariatilor.