Procedura de solicitare si emitere electronica a adeverintei privind inregistrarea documentului care atesta dreptul de folosinta asupra spatiului cu destinatie de sediu social

In M. Of. nr. 148 din 6 martie 2012 a fost publicat Ordinul comun al ministrului justitiei si al presedintelui ANAF nr. 492/C-205/2012 pentru aprobarea Procedurii de solicitare si emitere, in format electronic, a adeverintei privind inregistrarea documentului care atesta dreptul de folosinta asupra spatiului cu destinatie de sediu social si a certificatului pentru spatiul cu destinatie de sediu social.

Din cuprins:

ART. 1
Se aproba Procedura de solicitare si emitere, in format electronic, a adeverintei privind inregistrarea documentului care atesta dreptul de folosinta asupra spatiului cu destinatie de sediu social si a certificatului pentru spatiul cu destinatie de sediu social, prevazuta in anexa nr. 1.

ART. 2
Oficiul National al Registrului Comertului, oficiile registrului comertului, Agentia Nationala de Administrare Fiscala, prin Directia generala proceduri pentru administrarea veniturilor, Directia generala de tehnologia informatiei, precum si prin directiile generale ale finantelor publice judetene si a municipiului Bucuresti, vor duce la indeplinire prevederile prezentului ordin.

ART. 3
Oficiile registrului comertului vor asigura personalul necesar pentru preluarea si transmiterea catre administratiile finantelor publice a cererilor de inregistrare a documentului care atesta dreptul de folosinta asupra spatiului cu destinatie de sediu social si de eliberare a certificatului pentru spatiul cu destinatie de sediu social (denumite in continuare cerere AFP) si pentru primirea de la administratiile finantelor publice a certificatelor pentru spatiul cu destinatie de sediu social (denumite in continuare certificat de sediu social) si a adeverintelor privind inregistrarea documentului care atesta dreptul de folosinta asupra spatiului cu destinatie de sediu social (denumite in continuare adeverinta pentru documentul de sediu social).

ART. 4
Directiile generale ale finantelor publice judetene si a municipiului Bucuresti vor asigura personalul necesar pentru primirea de la oficiile registrului comertului a cererilor AFP, precum si pentru transmiterea catre acestea a certificatelor de sediu social si a adeverintelor pentru documentul de sediu social.

ART. 5
Se aproba modelul si continutul urmatoarelor formulare:
a) “Cerere de inregistrare a documentului care atesta dreptul de folosinta asupra spatiului cu destinatie de sediu social si de eliberare a certificatului pentru spatiul cu destinatie de sediu social”, prevazuta in anexa nr. 2;
b) “Adeverinta privind inregistrarea documentului care atesta dreptul de folosinta asupra spatiului cu destinatie de sediu social”, prevazuta in anexa nr. 3;
c) “Certificat pentru spatiul cu destinatie de sediu social”, prevazut in anexa nr. 4.

ART. 6
Anexele nr. 1 – 4 fac parte integranta din prezentul ordin.

ART. 7
La data intrarii in vigoare a prezentului ordin se abroga Ordinul presedintelui Agentiei Nationale de Administrare Fiscala nr. 2.112/2010 pentru aprobarea Procedurii de emitere, in format electronic, a Adeverintei privind inregistrarea documentului care atesta dreptul de folosinta asupra spatiului cu destinatie de sediu social si a Certificatului pentru spatiul cu destinatie de sediu social, publicat in Monitorul Oficial al Romaniei, Partea I, nr. 443 din 1 iulie 2010, cu modificarile ulterioare.

ART. 8
Prezentul ordin se publica in Monitorul Oficial al Romaniei, Partea I.

ANEXA 1

PROCEDURA de solicitare si emitere, in format electronic, a adeverintei privind inregistrarea documentului care atesta dreptul de folosinta asupra spatiului cu destinatie de sediu social si a certificatului pentru spatiul cu destinatie de sediu social

ART. 1
Prezenta procedura se aplica societatilor comerciale care, potrivit prevederilor art. 17 din Legea nr. 31/1990 privind societatile comerciale, republicata, cu modificarile si completarile ulterioare, au obligatia de a inregistra, la inmatriculare si la schimbarea sediului social, documentul care atesta dreptul de folosinta asupra spatiului cu destinatie de sediu social si de a obtine certificatul pentru spatiul cu destinatie de sediu social, denumit in continuare certificat de sediu social.

ART. 2
Odata cu cererea de inmatriculare sau de inregistrare a mentiunii privind schimbarea sediului social (denumita in continuare cererea RC), societatea comerciala, prin reprezentantul sau legal sau prin persoana imputernicita de acesta, depune la oficiul registrului comertului in a carui raza teritoriala isi are sediul social o cerere de inregistrare a documentului prevazut la art. 1 (denumita in continuare cererea AFP).

ART. 3
(1) Formatul cererii AFP este prevazut in anexa nr. 2 la ordin.
(2) Pe cererea AFP, oficiul registrului comertului mentioneaza numarul de inregistrare al cererii RC pe care cererea AFP o insoteste.

ART. 4
(1) Oficiul registrului comertului transmite prin posta electronica cererea AFP scanata organului fiscal competent, folosind portalul http://www.extranet.fiscnet.ro, sectiunea “Acces aplicatie MAIL”, imediat dupa inregistrarea la oficiul registrului comertului a cererii RC.
(2) La cererea AFP va fi anexat, scanat, actul doveditor al dreptului de folosinta depus de solicitant in sustinerea cererii RC, in conformitate cu prevederile art. 69 alin. (1) lit. b) din Normele metodologice privind modul de tinere a registrelor comertului, de efectuare a inregistrarilor si de eliberare a informatiilor, aprobate prin Ordinul ministrului justitiei nr. 2.594/C/2008.
(3) Inaintarea catre organul fiscal competent a actului doveditor al dreptului de folosinta depus in sustinerea cererii RC, precum si eliberarea si transmiterea adeverintei privind inregistrarea documentului care atesta dreptul de folosinta asupra spatiului cu destinatie de sediu social, denumita in continuare adeverinta pentru documentul de sediu social, si a certificatului de sediu social nu sunt conditionate de inregistrarea, in scopul stabilirii impozitului pe venit, a actului doveditor al dreptului de folosinta la organul fiscal.

ART. 5
(1) In sensul prezentei proceduri, organul fiscal competent este administratia finantelor publice municipala, oraseneasca, comunala sau a sectoarelor municipiului Bucuresti din cadrul Agentiei Nationale de Administrare Fiscala, in a carei raza teritoriala se afla situat spatiul cu destinatie de sediu social.
(2) Conducatorul fiecarui organ fiscal competent desemneaza o persoana responsabila cu aplicarea prevederilor prezentei proceduri, precum si un inlocuitor al acesteia. Persoanele sunt desemnate din cadrul compartimentului cu atributii in gestionarea registrului contribuabililor.
(3) In aplicarea prezentei proceduri, Directia generala de tehnologia informatiei din cadrul Agentiei Nationale de Administrare Fiscala atribuie o adresa de e-mail dedicata fiecarui organ fiscal competent. Lista organelor fiscale si a adreselor de e-mail se comunica Oficiului National al Registrului Comertului.

ART. 6
(1) Organul fiscal competent organizeaza evidenta documentelor care atesta dreptul de folosinta asupra spatiilor cu destinatie de sediu social in cadrul registrului de evidenta a spatiilor cu destinatie de sediu social.
(2) Registrul prevazut la alin. (1) se organizeaza la nivel de adresa a spatiului si se gestioneaza la nivelul organelor fiscale competente, cu ajutorul aplicatiei informatice puse la dispozitie de Directia generala de tehnologia informatiei, si cuprinde:
a) adresa completa a spatiului cu destinatie de sediu social (strada, numar, bloc, apartament, localitate, judet/sector);
b) datele de identificare a titularului dreptului de folosinta (numele si prenumele/denumirea, domiciliul/domiciliul fiscal si codul de identificare fiscala);
c) documentul care atesta dreptul de folosinta asupra spatiului cu destinatie de sediu social (tipul documentului, numarul si data);
d) perioada de valabilitate a dreptului de folosinta asupra spatiului cu destinatie de sediu social (data de inceput, data de final).

ART. 7
(1) Organul fiscal, dupa primirea pe e-mail a documentatiei de la oficiul registrului comertului, verifica datele inscrise in cerere cu cele din actele doveditoare si preia informatiile in registrul de evidenta a spatiilor cu destinatie de sediu social, inscriind si numarul de inregistrare atribuit de oficiul registrului comertului cererii.
(2) Documentele primite si emise in aplicarea prezentei proceduri se arhiveaza, in format electronic, de catre organul fiscal.

ART. 8
Organul fiscal emite si transmite prin posta electronica oficiului registrului comertului expeditor adeverinta pentru documentul de sediu social si certificatul de sediu social, potrivit modelelor prevazute in anexele nr. 3 si 4 la ordin, in format pdf, inscriind in acestea si numarul de inregistrare atribuit de oficiul registrului comertului cererii RC.

ART. 9
(1) Pentru cererile AFP insotite de actul doveditor al dreptului de folosinta, primite de catre organul fiscal competent in prima jumatate a programului de lucru, intre orele 8,00 – 12,00, certificatele de sediu social si adeverintele pentru documentul de sediu social se emit si se transmit catre oficiile registrului comertului in aceeasi zi, pana la ora 16,00, utilizand portalul http://www.extranet.fiscnet.ro, sectiunea “Acces aplicatie MAIL”.
(2) Pentru cererile AFP insotite de actul doveditor al dreptului de folosinta, primite de catre organul fiscal competent in a doua jumatate a programului de lucru, intre orele 12,00 – 16,00, certificatele de sediu social si adeverintele pentru documentul de sediu social se emit si se transmit catre oficiile registrului comertului in prima jumatate a programului de lucru din ziua imediat urmatoare, intre orele 8,00 – 12,00, utilizand portalul http://www.extranet.fiscnet.ro, sectiunea “Acces aplicatie MAIL”.
(3) In cazul in care documentatia este incompleta sau nu este lizibila, precum si daca, din alte motive, nu pot fi emise certificatele de sediu social si adeverintele pentru documentul de sediu social, organul fiscal competent va notifica, de indata, oficiului registrului comertului. Notificarea, care va cuprinde in mod obligatoriu numarul de inregistrare la registrul comertului a cererii RC si motivul pentru care nu pot fi emise documentele, se transmite utilizand portalul http://www.extranet.fiscnet.ro, sectiunea “Acces aplicatie MAIL”.
(4) Daca motivele pentru care nu pot fi emise certificatele de sediu social si adeverintele pentru documentul de sediu social pot fi inlaturate numai de catre societatea comerciala, prin reprezentantul sau legal sau prin persoana imputernicita de acesta, oficiile registrului comertului vor dispune masurile necesare.
(5) Daca certificatele de sediu social nu sunt transmise in termenele prevazute la alin. (1) si (2), precum si in cazul prevazut la alin. (3), oficiile registrului comertului amana solutionarea cererilor RC, pe motivul lipsei certificatului de sediu social si a adeverintei pentru documentul de sediu social.

ART. 10
(1) Agentia Nationala de Administrare Fiscala va asigura utilizatorilor oficiilor registrului comertului care au acces pe portalul http://www.extranet.fiscnet.ro, sectiunea “Acces aplicatie Registre Generale” si drepturile de acces, pe acelasi portal, la sectiunea “Acces aplicatie MAIL”.
(2) Agentia Nationala de Administrare Fiscala va asigura utilizatorilor oficiilor registrului comertului asistenta tehnica de specialitate pentru utilizarea portalului http://www.extranet.fiscnet.ro, sectiunea “Acces aplicatie MAIL”.

ART. 11
Timbrele fiscale in valoare de 4 lei aferente cererilor AFP se anuleaza prin aplicarea acestora pe cererea depusa la oficiul registrului comertului.