Regulamentul de ordine interioara in Administratia Nationala a Penitenciarelor

In M. Of. nr. 423 din 26 iunie 2012 a fost publicata Decizia directorului general al Administratiei Nationale a Penitenciarelor nr. 543/2012 privind aprobarea Regulamentului de ordine interioara in Administratia Nationala a Penitenciarelor.

Din cuprins:
ART. 1
Se aproba Regulamentul de ordine interioara in Administratia Nationala a Penitenciarelor, prevazut in anexa care face parte integranta din prezenta decizie.
ART. 2
Prezenta decizie se publica in Monitorul Oficial al Romaniei, Partea I.

ANEXA 1. REGULAMENT de ordine interioara in Administratia Nationala a Penitenciarelor

CAPITOLUL I
Dispozitii generale

ART. 1
Prezentul regulament stabileste normele de ordine interioara, principiile si regulile privind desfasurarea activitatilor structurilor organizatorice ale Administratiei Nationale a Penitenciarelor, denumita in continuare administratie, precum si relatiile organizatorice dintre acestea, in scopul realizarii functiilor de previziune, planificare, organizare, coordonare si control, potrivit prevederilor legale in vigoare.
ART. 2
(1) Structura organizatorica a administratiei este stabilita prin ordin al ministrului justitiei.
(2) Structurile din componenta administratiei, denumite in continuare structuri, au competenta, in domeniile lor de activitate, de a indruma, coordona, controla si raspunde de indeplinirea atributiilor, conform prevederilor actelor normative in vigoare.
ART. 3
Domeniile de competenta ale structurilor sunt prevazute in regulamentul de organizare si functionare al administratiei.
ART. 4
(1) Personalul structurilor este compus din functionari publici cu statut special si personal civil.
(2) Personalul structurilor se supune prevederilor legale care ii reglementeaza activitatea.
ART. 5
(1) Prezentul regulament se aplica tuturor categoriilor de personal din structuri, precum si personalului delegat/detasat de la alte institutii, elevilor si studentilor care desfasoara activitati de practica in structuri si, in partile care le privesc, tuturor persoanelor care au acces in incinta acestora.
(2) Dispozitiile prezentului regulament se completeaza cu prevederile actelor normative in vigoare.

CAPITOLUL II
Principiile privind desfasurarea activitatilor in cadrul administratiei

ART. 6
Pentru realizarea obiectivelor si atributiilor ce ii revin, administratia colaboreaza cu institutiile publice de aparare, ordine publica si siguranta nationala, cu alte institutii ale statului, precum si cu asociatii si organizatii neguvernamentale.
ART. 7
Principiile care stau la baza activitatii administratiei sunt:
a) legalitatea – in exercitarea atributiilor, personalul structurilor este obligat sa respecte legea, precum si drepturile si libertatile constitutionale ale persoanelor;
b) nediscriminarea si echidistanta – in indeplinirea atributiilor de serviciu, personalul structurilor este obligat sa aplice prevederile legale in mod nediferentiat, fara discriminari pe criterii de etnie, rasa, limba, nationalitate, sex, apartenenta sindicala si religie, actionand cu impartialitate si intr-o maniera echitabila;
c) disponibilitatea – reprezinta obligatia personalului structurilor de a actiona pentru solutionarea problemelor de serviciu repartizate de seful ierarhic, contribuind permanent la imbunatatirea calitatii si eficientei activitatii unitatii din care face parte;
d) prioritatea interesului public – in indeplinirea atributiilor functionale, personalul structurilor este obligat sa respecte si sa promoveze atributul ce fundamenteaza activitatea administratiei;
e) profesionalismul – obligatia personalului structurilor de a cunoaste si de a aplica corect si responsabil, in exercitarea atributiilor de serviciu, prevederile actelor normative in vigoare cu incidenta asupra domeniilor in care isi desfasoara activitatea, precum si de a-si dezvolta in mod continuu, prin dobandirea de cunostinte, abilitatile profesionale, in vederea obtinerii si mentinerii unui standard inalt de calitate a muncii specifice;
f) confidentialitatea – reprezinta obligatia personalului structurilor de a garanta securitatea datelor si a informatiilor obtinute in exercitarea autoritatii conferite de lege.

CAPITOLUL III
Sistemul de relatii al administratiei

ART. 8
Principalele relatii la nivelul administratiei sunt relatiile de autoritate, relatiile de cooperare/colaborare, relatiile publice si relatiile cu publicul.
ART. 9
Relatiile de autoritate, la nivelul administratiei, pot fi ierarhice, functionale si de coordonare.
ART. 10
(1) Relatiile ierarhice se stabilesc pe linie de subordonare nemijlocita intre nivelurile ierarhice ale administratiei, intre acestea si esaloanele subordonate, precum si intre functiile de conducere si cele de executie.
(2) Relatia ierarhica functioneaza, cu caracter temporar, si in situatia constituirii organelor colective de lucru, analiza si decizie.
ART. 11
(1) Autoritatea functionala reprezinta competenta acordata unei structuri/persoane de a dispune masuri obligatorii fata de celelalte structuri/persoane care concura la indeplinirea obiectivelor stabilite.
(2) Relatiile functionale se stabilesc intre doua sau mai multe structuri sau intre structurile administratiei si institutiile si structurile aflate in subordinea/coordonarea administratiei, dintre care una are asupra celeilalte/celorlalte autoritate functionala, derivata din domeniul de responsabilitate al acesteia.
ART. 12
(1) Relatiile de cooperare institutionala se stabilesc intre structuri sau intre structuri si institutiile/structurile aflate in subordinea/coordonarea administratiei.
(2) Relatiile de colaborare interinstitutionala/cu societatea civila se stabilesc, dupa caz, intre administratie si alte institutii publice, asociatii si organizatii neguvernamentale, precum si cu alte persoane juridice si fizice.
ART. 13
(1) Relatiile publice sunt gestionate, la nivelul administratiei, de structura de informare si relatii publice, cu respectarea interesului public.
(2) Relatiile publice se realizeaza prin comunicarea interna, prin comunicarea cu cetatenii, prin comunicarea externa, prin comunicarea internationala, prin gestionarea crizelor mediatice si a imaginii publice a administratiei.
(3) In situatiile in care reprezentantii mass-mediei solicita personalului administratiei precizari, declaratii, interviuri, acesta are obligatia de a-i indruma catre structura de specialitate.
ART. 14
(1) Organizarea si desfasurarea comunicarii interne revin sefilor de structuri si se realizeaza cu toate categoriile de personal, in conformitate cu obiectivele prioritare stabilite si cu nevoile de informare ale personalului. Comunicarea interna este o componenta a conducerii, avand drept scop informarea celor interesati asupra deciziilor.
(2) Comunicarea externa urmareste promovarea sistematica, prin presa scrisa si audiovizuala, a unor date si informatii publice referitoare la activitatea administratiei.
(3) Comunicarea internationala are drept scop promovarea sistematica, prin presa scrisa si audiovizuala internationala, a datelor publice referitoare la activitatea administratiei.
ART. 15
Relatiile cu publicul la nivelul administratiei si al structurilor sale asigura relationarea institutiei cu cetatenii si cu organizatiile legal constituite, prin activitati de primire, inregistrare, repartizare si solutionare a petitiilor adresate conducerii administratiei, precum si prin organizarea activitatii de primire a cetatenilor in audienta.

CAPITOLUL IV
Procesul managerial in cadrul administratiei

SECTIUNEA 1
Dispozitii generale

ART. 16
(1) In sensul prezentului regulament, procesul managerial reprezinta ansamblul de activitati prin care personalul de conducere/managerii planifica, organizeaza, coordoneaza si controleaza activitatea subordonatilor lor, in scopul realizarii obiectivelor generale si specifice, in conditii de eficienta si de responsabilitate profesionala.
(2) Functiile procesului managerial in structurile administratiei sunt:
a) planificarea, organizarea si coordonarea activitatilor;
b) coordonarea structurii si stimularea personalului;
c) controlul activitatilor;
d) evidenta si urmarirea executarii dispozitiilor;
e) monitorizarea performantelor;
f) identificarea riscurilor;
g) separarea atributiilor;
h) asigurarea continuitatii activitatii;
i) asigurarea accesului la resurse;
j) autoevaluarea.

SECTIUNEA a 2-a
Planificarea, organizarea, coordonarea si evaluarea activitatilor structurilor

ART. 17
(1) Planificarea, avand ca principale instrumente de cunoastere diagnoza si prognoza, reprezinta alegerea sarcinilor care trebuie indeplinite pentru realizarea obiectivelor propuse, prezentarea modului in care trebuie indeplinite sarcinile si precizarea momentului in care trebuie indeplinite.
(2) Etapele planificarii sunt:
a) identificarea si stabilirea obiectivelor;
b) formularea variantelor de actiune, pe baza rezultatelor diagnozelor si prognozelor;
c) stabilirea prioritatilor;
d) stabilirea etapelor actiunii planificate;
e) normarea actiunii corespunzator etapelor;
f) programarea actiunii;
g) alocarea resurselor.
ART. 18
Stabilirea si structurarea activitatilor pentru indeplinirea obiectivelor/misiunilor de catre structurile administratiei se concretizeaza in:
a) documente de planificare strategica;
b) documente de planificare operationala.
ART. 19
Planurile unice prevad, in mod expres, necesarul de fonduri pentru finantare, pe activitati si perioade de timp.
ART. 20
Planificarea activitatilor ce urmeaza a fi desfasurate se realizeaza in limita fondurilor alocate prin bugetul aprobat.
ART. 21
Organizarea si conducerea structurilor sunt activitati coordonate, dupa caz, de directorul general sau directorii generali adjuncti.
ART. 22
Organizarea activitatilor presupune stabilirea nivelurilor ierarhice, responsabilitatilor si/sau sarcinilor fiecarei structuri.
ART. 23
Pentru eficientizarea sistemului informational/decizional, cresterea operativitatii in indeplinirea atributiilor si sarcinilor curente, evitarea omisiunilor si/sau distorsionarii deciziilor ori a perturbarii fluxului de transmitere a datelor si informatiilor, se respecta nivelurile ierarhice, de la cel superior la cel inferior.
ART. 24
Activitatile si sarcinile ce revin structurilor se stabilesc corespunzator functiilor si nivelurilor ierarhice si se materializeaza in:
a) dispozitii ale directorului general, necesare indeplinirii atributiilor;
b) dispozitia zilnica a sefului structurii, document emis cu privire la organizarea si desfasurarea activitatilor curente;
c) dispozitiile sefilor structurilor, necesare reglementarii unor activitati punctuale in cadrul acestora, obligatorii pentru personalul din subordine.
ART. 25
(1) Activitatile planificate, in a caror rezolvare sunt implicate mai multe structuri, se organizeaza de catre seful primei structuri cu competenta de solutionare, denumita in continuare structura titulara, si sunt coordonate, dupa caz, de directorul general/directorul general adjunct care coordoneaza structura titulara sau de persoana desemnata de acesta.
(2) Structura titulara poate colabora si cu alte structurii daca este atins domeniul de activitate al acestora, cu informarea din timp a structurilor respective.
(3) Structurile solicitate contribuie la activitatea initiata de structura titulara si preiau din responsabilitatile acesteia, potrivit competentelor pe care le au in domeniul respectiv.
(4) Desfasurarea activitatilor neplanificate, in a caror rezolvare sunt implicate mai multe structuri, se asigura prin grija sefului structurii titulare si sub coordonarea, dupa caz, a directorului general, respectiv a directorului general adjunct care coordoneaza structura titulara.
ART. 26
(1) Coordonarea indeplinirii sarcinilor se executa de catre sefii structurilor implicate, prin informare reciproca.
(2) Informarea reciproca si colaborarea dintre structuri se desfasoara, in principal, prin:
a) discutii/convorbiri/consultari;
b) stabilirea procedurilor de lucru si a colectivelor;
c) schimb de materiale/documente/informatii si date;
d) clarificarea/eliminarea punctelor de vedere divergente;
e) analiza rezultatelor partiale si finale.
ART. 27
(1) Pentru problemele ample, a caror solutionare necesita o colaborare intensa si directa intre mai multi specialisti ai unor domenii, pot fi constituite temporar, prin decizie, grupuri de lucru pe domenii de activitate, programe sau proiecte.
(2) Constituirea grupului de lucru nu afecteaza responsabilitatea structurilor in ceea ce priveste atributiile ce le revin.
ART. 28
(1) La constituirea unui grup de lucru se stabilesc: denumirea, compunerea, mandatul, autoritatea si competentele, persoana desemnata coordonator, tipul relatiilor de lucru, modul de lucru, durata de functionare, locul de desfasurare a activitatii, finalitatea activitatii.
(2) In compunerea grupurilor de lucru trebuie sa se regaseasca personal a carui competenta face obiectul solutionarii problemei, desemnat de catre sefii de structuri.
(3) Personalul desemnat trebuie sa aiba competenta si experienta necesare pentru rezolvarea problemei stabilite si sa poata gestiona date si informatii specifice.
(4) Conducerea grupului de lucru revine unei persoane din cadrul structurii titulare.
ART. 29
La fiecare structura, organizarea, coordonarea activitatilor si analiza eficientei indeplinirii sarcinilor se realizeaza dupa cum urmeaza:
a) sefii structurilor organizeaza saptamanal activitatea pentru intervalul urmator, in cadrul sedintelor de lucru. Problemele dezbatute si masurile stabilite in aceste sedinte se pot consemna in registrul cu procese-verbale ale sedintelor de lucru, de regula prin grija structurii de secretariat;
b) sefii organizeaza activitatea pentru propria structura, de regula, dupa stabilirea prioritatilor de catre seful ierarhic;
c) activitatile individuale se organizeaza, zilnic, la inceputul programului, pentru ziua curenta, sau la sfarsitul programului, pentru ziua urmatoare;
d) structurile care organizeaza si desfasoara inspectii si controale, precum si alte actiuni complexe, care angajeaza mai multe forte, isi detaliaza activitatile, de regula, in ultima saptamana a fiecarei luni, pentru luna urmatoare.
ART. 30
(1) Comisiile pe domenii de activitate se constituie prin decizie a directorului general sau a inlocuitorului legal al acestuia si functioneaza pe baza dispozitiilor acestuia. Din comisii pot face parte reprezentanti ai organizatiilor sindicale reprezentative.
(2) Comisiile se constituie numai pentru rezolvarea problemelor deosebit de importante si complexe, care excedeaza competentelor/atributiilor unei structuri.
ART. 31
Constituirea comisiilor se face cu respectarea urmatoarelor reguli:
a) problematica sa fie limitata temporar si corespunzator din punctul de vedere al complexitatii, astfel incat sa se evite depasirea competentelor membrilor comisiei;
b) selectia specialistilor sa vizeze, dupa caz, si cuprinderea domeniilor conexe celui in a carui sfera se afla problema de rezolvat;
c) eliberarea, totala sau partiala, a membrilor comisiei de obligatiile de serviciu curente sau cel putin acordarea de prioritate colaborarii in cadrul comisiei fata de celelalte activitati;
d) participarea fiecarui membru la rezolvarea problemelor in ansamblu;
e) obligatia tuturor structurilor de a sprijini activitatea comisiei, prin punerea la dispozitie a documentelor si datelor solicitate;
f) obligatia presedintelui comisiei de a prezenta rezultatele, nemijlocit, conducerii administratiei;
g) asigurarea spatiilor de lucru si a sprijinului logistic necesar.
ART. 32
Verificarea semestriala si anuala a pregatirii continue a personalului din structuri, precum si evidenta rezultatelor se desfasoara/se tine potrivit prevederilor legale in vigoare.
ART. 33
Evaluarea rezultatelor activitatilor desfasurate de structuri se realizeaza, pe niveluri ierarhice si pe domenii de responsabilitate, prin verificare, control, analize, comparatii si observare personala.
ART. 34
Bilantul anual al administratiei este precedat de bilanturile anuale ale structurilor.

SECTIUNEA a 3-a
Conducerea si mecanismul decizional

ART. 35
(1) Conducerea administratiei se exercita de catre directorul general.
(2) In absenta directorului general, conducerea administratiei se exercita de catre persoana desemnata de catre acesta, prin decizie.
(3) Directorul general raspunde de intreaga activitate a administratiei si reprezinta administratia in raporturile cu celelalte autoritati publice, cu persoanele juridice si fizice din tara si din strainatate, precum si in justitie.
(4) Directorii generali adjuncti raspund de organizarea si conducerea activitatii structurilor coordonate, potrivit atributiilor si competentelor stabilite de directorul general.
ART. 36
Structurile organizeaza, coordoneaza, controleaza, indruma, sprijina si monitorizeaza, potrivit competentelor in domeniul de activitate, modul de aplicare a prevederilor legale de catre unitatile subordonate administratiei.
ART. 37
(1) In sensul prezentului regulament conducerea reprezinta ansamblul activitatilor prin care persoanele cu functii de conducere asigura coordonarea activitatii personalului subordonat, in sensul si cu scopul realizarii obiectivelor stabilite la nivelul administratiei.
(2) Cerintele conducerii constau in: cunoasterea situatiei existente in domeniul de competenta; identificarea formelor, metodelor, tehnicilor, procedeelor, procedurilor si mijloacelor optime de actiune; identificarea modalitatilor optime de motivare a personalului.
(3) Metoda de conducere este maniera prin care persoanele cu functii de conducere desfasoara procesul de conducere, transformand, prin decizii, informatiile in actiuni, in scopul cresterii eficientei/operativitatii actiunilor, in vederea indeplinirii atributiilor din competenta.
ART. 38
Dispozitia sefului ierarhic, ca esenta a atributului de conducere, trebuie sa indeplineasca urmatoarele conditii:
a) sa fie legala;
b) sa fie emisa in baza unei autoritati institutionale;
c) sa fie emisa in timp optim;
d) sa asigure conditiile care fac posibila executarea ei.
ART. 39
(1) Fundamentarea deciziilor conducerii administratiei se realizeaza in scris de catre sefii structurilor, potrivit competentelor si domeniilor de responsabilitate, cu respectarea principiilor de eficienta si eficacitate a actului decizional.
(2) In functie de problematica abordata, procesul de fundamentare a deciziilor presupune si consultarea unitatilor subordonate administratiei, a organizatiilor sindicale reprezentative, a asociatiilor si organizatiilor neguvernamentale, a altor persoane juridice, precum si a persoanelor fizice, in conditiile prevazute de lege.
ART. 40
Fundamentarea deciziilor sefilor de structuri se realizeaza de catre subordonati, precum si de catre grupurile de lucru anume desemnate, potrivit competentelor si domeniilor de responsabilitate.
ART. 41
Persoanele cu functii de conducere pot atribui temporar, prin delegare de competenta, indeplinirea atributiilor ce le revin unor persoane subordonate ierarhic.
ART. 42
Controlul indeplinirii prevederilor prezentului regulament se realizeaza, dupa caz, de catre persoanele cu functii de conducere, fiecare pentru componenta pe care o coordoneaza, respectiv de catre structurile cu atributii si competente de control, potrivit reglementarilor legale in vigoare.

SECTIUNEA a 4-a
Evidenta, pastrarea si manipularea deciziilor, precum si a protocoalelor de cooperare/colaborare

ART. 43
(1) La nivelul structurii secretariat si registratura generala se constituie registre pe suport hartie si/sau registre electronice, ce au drept scop evidenta si pastrarea deciziilor comune emise de directorul general.
(2) Evidenta deciziilor cu caracter normativ emise de directorul general se realizeaza de structura juridica, prin publicarea in Monitorul Oficial al Romaniei.
(3) Evidenta deciziilor de gestiune a resurselor umane se realizeaza de structura resurse umane.
(4) Evidenta deciziilor pe linie de management organizatoric se realizeaza de structura initiatoare.
(5) Difuzarea deciziilor directorului general se realizeaza de catre structura initiatoare, prin structura secretariat si registratura generala.
(6) Protocoalele de colaborare interinstitutionala se pastreaza la structurile initiatoare, iar un exemplar la structura secretariat si registratura generala.
(7) Evidenta acordurilor colective si a contractelor colective de munca incheiate la nivelul administratiei se realizeaza de structura juridica.

CAPITOLUL V
Desfasurarea activitatilor in structurile administratiei

SECTIUNEA 1
Programul de lucru

ART. 44
(1) Programul de lucru in structurile administratiei se desfasoara in intervalul orar 8,00 – 16,00.
(2) Prin exceptie, pentru desfasurarea unor activitati temporare cu caracter specific, se poate organiza programul de lucru in alt interval orar, cu obligatia de a se asigura corespunzator compensarea cu timp liber.
(3) Programul de lucru al structurilor care desfasoara activitati cu publicul se stabileste de catre conducatorul administratiei, in raport cu amploarea activitatii, asigurandu-i-se personalului respectarea programului de lucru legal si repartizarea corespunzatoare a volumului de munca.
(4) Programul de lucru al personalului care executa serviciu operativ 24 din 24 de ore se stabileste prin dispozitie a directorului general.
(5) Stabilirea programului de lucru se face cu avizul consultativ al organizatiilor sindicale reprezentative.
ART. 45
(1) In situatii de urgenta personalul este obligat, potrivit prevederilor legale in vigoare, sa se prezinte de indata la unitate.
(2) In situatia prevazuta la alin. (1), personalul actioneaza potrivit atributiilor stabilite de legislatia in vigoare si in baza planurilor de crestere a capacitatii operationale/interventie/alertare/anuntare, dupa caz, elaborate la nivelul administratiei.
ART. 46
(1) Seful administratiei poate dispune reducerea programului de lucru in perioadele cu temperaturi extreme si in alte conditii prevazute de actele normative in vigoare.
(2) Programul de lucru pentru personalul detasat se stabileste de catre seful structurii unde acesta este detasat.
(3) Personalul delegat isi desfasoara activitatea conform programului de lucru al structurii la care este delegat.
ART. 47
(1) In situatii neprevazute, care impun desfasurarea de activitati peste durata programului de lucru, seful structurii dispune in scris, cu justificarea temeinica a hotararii sale si in conditiile prevazute de prevederile legale in vigoare, efectuarea de ore suplimentare.
(2) Sarcinile care presupun desfasurarea de activitati dupa incheierea programului de lucru si cele care necesita chemarea personalului la serviciu, de la domiciliu, din timpul liber al acestuia, se indeplinesc in conditiile alin. (1), cu respectarea prevederilor art. 44 alin. (2).
ART. 48
(1) Orele de serviciu prestate de personal peste durata programului de lucru se considera ore suplimentare si se platesc sau se compenseaza cu timp liber corespunzator, conform dispozitiilor legale in vigoare.
(2) Orele de serviciu prestate de personal in zilele libere sau pe timpul sarbatorilor legale stabilite potrivit legii, in afara programului de lucru, se considera ore suplimentare si se platesc sau se compenseaza cu timp liber corespunzator, conform dispozitiilor legale in vigoare.
ART. 49
(1) Personalul care, din motive intemeiate, intarzie sau absenteaza de la serviciu este obligat sa anunte imediat seful nemijlocit.
(2) Personalul poate parasi locul de munca, in timpul programului, in situatii temeinic justificate, numai cu acordul sefului nemijlocit, in conditiile prevazute de dispozitiile in vigoare.
ART. 50
(1) Personalul aflat in timpul liber, dupa efectuarea serviciului, nu participa la executarea sedintelor de tragere cu armamentul din dotare, la activitatile de pregatire fizica, la analize profesionale sau la orice alte activitati, exceptand situatiile in care neparticiparea la aceste activitati ar face imposibila evaluarea acestuia.
(2) Pentru participarea la astfel de activitati din timpul liber, personalului i se acorda compensarea in mod corespunzator, cu timp liber sau cu plata orelor suplimentare, conform legislatiei in vigoare.
(3) Munca de noapte se presteaza de catre personal in limitele si cu acordarea drepturilor compensatorii prevazute de lege.

SECTIUNEA a 2-a
Reguli privind asigurarea spatiilor administratiei, in afara programului de lucru

ART. 51
(1) La terminarea programului de lucru, usile incaperilor se incuie, iar, in conditiile in care se detin documente clasificate, usile se incuie si se sigileaza.
(2) Un rand de chei de la usile incaperilor se pastreaza la panoul instalat in acest sens la dispeceratul unitatii.
ART. 52
In afara orelor de program, accesul in spatiile structurilor se face numai cu aprobarea conducerii unitatii.

SECTIUNEA a 3-a
Circuitul documentelor la nivelul administratiei

ART. 53
(1) Primirea, sortarea, inregistrarea, repartizarea si expedierea corespondentei adresate administratiei se realizeaza de structura secretariat si registratura generala.
(2) La nivelul celorlalte structuri, persoanele desemnate de seful nemijlocit sunt responsabile de solutionarea corespondentei adresate administratiei, in functie de competenta.
(3) Circuitul corespondentei interne si externe a administratiei se asigura prin aplicatia informatizata de evidenta a documentelor.
(4) Toate structurile administratiei sunt responsabile de clasarea si arhivarea corespondentei, conform Nomenclatorului dosarelor si termenelor de pastrare a documentelor create in activitatea administratiei.
(5) Multiplicarea documentelor si urmarirea termenelor de solutionare constituie atribute ale fiecarei structuri din componenta administratiei si se realizeaza potrivit prevederilor in vigoare.
(6) Formatul si modalitatea de transmitere a corespondentei se fac potrivit prevederilor in vigoare.
ART. 54
Atunci cand documentele adresate administratiei contin informatii clasificate, acestea se gestioneaza de catre structura informatii clasificate, cu respectarea prevederilor in vigoare privind protectia informatiilor clasificate.

SECTIUNEA a 4-a
Tinuta personalului

ART. 55
(1) In sediul administratiei, in timpul programului de lucru, personalul isi desfasoara activitatea in uniforma sau in tinuta civila, in conditiile stabilite prin reglementarile interne in vigoare.
(2) Tinuta personalului trebuie sa fie decenta.
(3) Administratia are obligatia asigurarii unei tinute de serviciu complete.
ART. 56
Pentru evenimentele oficiale ale administratiei, tinuta se stabileste de catre persoana care conduce organizarea evenimentului.

SECTIUNEA a 5-a
Concedii si invoiri

ART. 57
Acordarea concediilor si invoirilor personalului se realizeaza potrivit prevederilor legale in vigoare.
ART. 58
Evidenta prezentei personalului se tine la secretariatul fiecarei structuri, iar miscarile zilnice ale personalului se consemneaza in decizia zilnica.

CAPITOLUL VI
Accesul si paza in administratie

ART. 59
Accesul persoanelor in administratie se organizeaza si se desfasoara potrivit prevederilor legale in vigoare.
ART. 60
(1) Structura de resurse umane asigura gestionarea documentelor de legitimare a personalului administratiei.
(2) Directia siguranta detinerii si regim penitenciar coordoneaza activitatea personalului care asigura paza, accesul, supravegherea video si interventia la sediul administratiei.
(3) Cartelele individuale de acces in sediul administratiei se elibereaza prin grija personalului care deserveste structura IT a administratiei.

CAPITOLUL VII
Masurile de protectie privind informatiile clasificate, securitatea si sanatatea in munca, apararea impotriva incendiilor, protectia mediului si regulile privind fumatul in administratie

SECTIUNEA 1
Masuri de protectie privind informatiile clasificate

ART. 61
In administratie accesul la informatii clasificate este permis in conditiile prevazute de legislatia din domeniu, cu respectarea principiului necesitatii de a cunoaste.
ART. 62
Evidenta, intocmirea, pastrarea, procesarea, multiplicarea, transportul, transmiterea, distrugerea si masurile de protectie a informatiilor clasificate, la nivelul administratiei, se realizeaza in conformitate cu prevederile actelor normative in vigoare.

SECTIUNEA a 2-a
Reguli privind securitatea si sanatatea in munca in administratie

ART. 63
(1) Sefii structurilor administratiei au obligatia de a asigura aplicarea normelor privind securitatea si sanatatea personalului in toate aspectele legate de munca.
(2) In cadrul responsabilitatilor pe care le au, sefii structurilor administratiei au obligatia sa ia masurile necesare/sa solicite luarea masurilor necesare, potrivit competentelor, pentru:
a) asigurarea securitatii si protectia sanatatii personalului;
b) prevenirea riscurilor profesionale;
c) informarea si instruirea personalului;
d) asigurarea cadrului organizatoric si a mijloacelor necesare securitatii si sanatatii in munca.
ART. 64
Sefii structurilor administratiei au obligatia de a comunica de indata structurii de securitate si sanatate in munca orice accident suferit de personalul din subordine, atat la locul de munca si/sau in indeplinirea indatoririlor de serviciu, cat si in timpul deplasarii la/de la domiciliu, precum si situatiile de persoane date disparute si intoxicatiile acute profesionale.
ART. 65
Fiecare persoana din cadrul structurilor administratiei trebuie sa isi desfasoare activitatea in conformitate cu pregatirea si instruirea sa, precum si cu instructiunile primite din partea conducatorilor administratiei, astfel incat sa nu expuna la pericol de accidentare ori de imbolnavire profesionala nici propria persoana, nici alte persoane care pot fi afectate de actiunile sau omisiunile sale, in timpul procesului de munca.
ART. 66
Personalul structurilor are urmatoarele obligatii:
a) sa utilizeze, conform prevederilor legale, aparatura, uneltele, substantele periculoase, echipamentele de transport etc.;
b) sa utilizeze, conform prevederilor legale, echipamentul individual de protectie din dotare, pe care, dupa utilizare, sa il depuna la locul destinat pentru pastrare;
c) sa nu procedeze la scoaterea din functiune, la modificarea, schimbarea sau inlaturarea arbitrara a dispozitivelor de securitate instalate pe aparatura, unelte, instalatii tehnice si cladire si sa le utilizeze corect;
d) sa comunice imediat sefului unitatii si/sau lucratorilor desemnati orice situatie de munca pentru care exista motive intemeiate sa fie considerata un pericol pentru securitatea si sanatatea personalului, precum si orice deficienta a sistemelor de protectie;
e) sa aduca de indata la cunostinta conducatorului locului de munca si/sau a sefului unitatii accidentele de munca suferite de sine ori de altul, atat la locul de munca si/sau in indeplinirea indatoririlor de serviciu, cat si in timpul deplasarii la/de la domiciliu;
f) sa coopereze cu seful unitatii si/sau cu lucratorii desemnati, atat timp cat este necesar, pentru a face posibila realizarea oricaror masuri ori cerinte dispuse de catre inspectorii de munca si inspectorii sanitari, pentru protectia sanatatii si securitatii lucratorilor;
g) sa coopereze, atat timp cat este necesar, cu seful unitatii si/sau cu lucratorii desemnati, pentru a permite acestuia/acestora sa se asigure ca mediul de munca si conditiile de lucru sunt sigure si fara riscuri pentru securitate si sanatate, in domeniul sau de activitate;
h) sa isi insuseasca si sa respecte prevederile legislatiei din domeniul securitatii si sanatatii in munca si masurile de aplicare a acestora.

SECTIUNEA a 3-a
Apararea impotriva incendiilor la nivelul administratiei

ART. 67
Sefii structurilor administratiei raspund pentru asigurarea masurilor de aparare impotriva incendiilor, de prevenire si stingere, pentru spatiile si bunurile materiale pe care le administreaza.
ART. 68
Pe linia apararii impotriva incendiilor, seful administratiei are urmatoarele atributii:
a) verifica, prin persoana desemnata, modul in care sunt respectate masurile privind activitatile de aparare impotriva incendiilor, instalatiile si materialele de stins incendii, precum si pregatirea pentru interventie a personalului;
b) dispune efectuarea de cercetari, potrivit regulilor stabilite in reglementarile de specialitate, privind imprejurarile si cauzele care au provocat incendii;
c) stabileste modul de efectuare a instructajului de prevenire si stingere a incendiilor, conform normelor in vigoare;
d) organizeaza activitati de anuntare si alarmare in caz de incendiu.
ART. 69
Activitatea de prevenire si stingere a incendiilor se organizeaza de catre persoana desemnata astfel:
a) organizeaza activitatea de prevenire si stingere a incendiilor, potrivit normelor in vigoare, in toate incaperile administratiei;
b) urmareste, prin personalul desemnat, modul de amplasare a materialelor de stins incendii si verifica starea tehnica, intretinerea si functionarea acestora;
c) interzice efectuarea lucrarilor cu foc deschis in alte locuri decat cele stabilite si amenajate in acest scop;
d) organizeaza activitatea de prevenire si stingere a incendiilor;
e) afiseaza la loc vizibil documentele aferente si urmareste prelucrarea si insusirea lor de catre intregul personal al administratiei;
f) asigura marcarea locurilor periculoase cu indicatoare avertizoare, conform reglementarilor legale in vigoare;
g) asigura materialele de prevenire si stingere a incendiilor, potrivit normelor de dotare;
i) verifica periodic, cel putin o data pe trimestru, starea de intretinere a tuturor materialelor, dispozitivelor, instalatiilor si utilajelor de stins incendii si ia masuri de remediere a neajunsurilor constatate;
j) organizeaza si asigura desfasurarea corespunzatoare a lucrarilor cu foc deschis;
k) asigura pastrarea si depozitarea corespunzatoare a materialelor periculoase.
ART. 70
Personalul structurilor raspunde de cunoasterea si respectarea regulilor si masurilor de prevenire si stingere a incendiilor si are urmatoarele obligatii:
a) sa cunoasca si sa aplice normele de aparare impotriva incendiilor;
b) sa respecte regulile privind fumatul instituite in spatiile unitatii aparatului central, precum si pe cele referitoare la executarea lucrarilor cu pericol de incendiu: sudura, folosirea aparatelor electrice de incalzire si altele asemenea;
c) sa controleze, la inceperea si incheierea programului, locurile de munca, in vederea depistarii si inlaturarii cauzelor generatoare de incendii;
d) sa cunoasca modul de functionare si sa nu deterioreze mijloacele de protectie impotriva incendiilor;
e) sa anunte imediat orice incendiu sau inceput de incendiu declansat;
f) sa participe la stingerea incendiilor, evacuarea oamenilor si a documentelor importante, inlaturarea efectelor incendiilor sau dezastrelor, potrivit planurilor de evacuare in caz de incendiu;
g) sa participe la instructajele de prevenire si stingere a incendiilor;
h) sa nu intervina in afara atributiilor de serviciu pentru remedierea unor defectiuni la instalatia de iluminat si de forta: schimbarea sigurantelor, mutarea sau instalarea lampilor, intrerupatoarelor, prizelor etc.;
i) sa nu curete pardoselile si mobilierul cu substante inflamabile;
j) sa se asigure ca resturile de la tigari, din cosurile dispuse in locurile amenajate pentru fumat, sa fie stinse si, pe cat posibil, acestea sa nu vina in contact cu materiale combustibile sau inflamabile;
k) sa nu blocheze caile de acces si de evacuare, hidrantii, sursele de apa, stingatoarele, tablourile electrice, total sau partial, definitiv sau temporar, cu materiale, chiar daca sunt incombustibile;
l) sa nu utilizeze pentru incalzire radiatoare, aparate de aer conditionat, aeroterme si altele asemenea, cu exceptia celor aflate in inventarul de gestiune al administratiei;
m) sa nu distruga prin ardere, decat in locuri special amenajate, deseuri, reziduuri, gunoaie si alte materiale combustibile.

SECTIUNEA a 4-a
Masuri de protectie antiseismica in administratie

ART. 71
Sefii structurilor raspund de:
a) verificarea si analizarea periodica a dispunerii mobilierului din incaperi, pentru evitarea blocarii iesirilor si cailor de acces – holuri, scari, in caz de seism;
b) verificarea periodica a starii de fixatie din incaperi – mobilier, harti, planse, cuier, rafturi, lustre etc. si executarea lucrarilor necesare pentru fixarea acestora;
c) pregatirea si antrenarea personalului cu privire la modul de actiune (protectie si interventie) la producerea unui seism major.
ART. 72
Activitatile de protectie antiseismica se organizeaza de Directia economico-administrativa prin:
a) evaluarea nivelului de protectie a cladirilor in care sunt dispuse structurile administratiei;
b) planificarea inspectarii de urgenta postseism a cladirilor;
c) interventii de consolidare a cladirilor;
d) cunoasterea punctelor de intrerupere (oprire) a instalatiilor de alimentare cu apa, gaze si energie electrica si stabilirea personalului pentru executarea acestor operatiuni.
ART. 73
Personalului structurilor i se recomanda sa respecte urmatoarele reguli de protectie antiseismica la locul de munca:
a) sa isi insuseasca cunostinte necesare supravietuirii in caz de seism;
b) sa evite aglomerarea spatiilor cu piese de mobilier sau cu echipamente tehnice si/sau casnice; amplasarea pieselor de mobilier sau a echipamentelor tehnice si/sau casnice trebuie sa se faca astfel incat sa nu se afle in vecinatatea iesirilor din incaperi, pentru a nu bloca prin deplasarea lor accesul in caz de seism;
c) sa fixeze aparatura astfel incat racordurile sa nu sufere deteriorari in caz de seism;
d) sa pozitioneze obiectele fragile/valoroase intr-un loc mai jos si sigur;
e) sa amplaseze chimicalele/combustibilii in dulapuri asigurate/fixate impotriva rasturnarii, in incaperi in care nu se lucreaza si in care nu exista pericol de contaminare/incendiu;
f) sa asigure, prin fixarea de pereti, mobilierul inalt sau instabil.
ART. 74
Pe timpul producerii seismului, intregului personal al administratiei i se recomanda sa respecte urmatoarele reguli de comportare rationala, de protectie individuala si de grup:
a) sa ramana in incapere, departe de ferestre, si sa se protejeze sub o grinda, toc de usa solid, sub un birou/masa suficient de rezistent/rezistenta sau, cunoscand in prealabil elementele de constructie rezistente, sa actioneze in consecinta;
b) daca este posibil, sa inchida potentialele surse de incendii sau sa actioneze in acest sens imediat dupa incetarea seismului;

c) sa nu paraseasca incaperea, sa nu sara pe ferestre, sa nu utilizeze scarile si nici ascensoarele si, daca este posibil, sa deschida spre exterior usa incaperii, spre a preveni blocarea acesteia, in perspectiva evacuarii dupa incetarea miscarii seismice;
d) sa nu alerge in strada;
e) daca se afla in afara unei cladiri, sa se deplaseze cu calm cat mai departe de aceasta, spre un loc deschis si sigur, ferindu-se de eventualele caderi de tencuiala, caramizi, geamuri, cosuri, parapete, ornamente;
f) in situatia in care a fost surprins de caderi de tencuiala, mobilier etc., sa isi asigure supravietuirea in primul rand prin protejarea cu mainile a capului, dar si prin alte metode, in functie de situatie.
ART. 75
Ulterior producerii seismului, se recomanda ca intreg personalul sa respecte urmatoarele reguli de comportare:
a) sa nu paraseasca imediat spatiul, camera, cladirea in care a fost surprins de seism, acordand primul ajutor persoanelor ranite si calmand persoanele speriate sau panicate;
b) sa utilizeze telefoanele exclusiv pentru apeluri de urgenta, spre a nu bloca circuitele sau retelele telefonice;
c) daca s-a declansat un incendiu, sa actioneze prin forte proprii pentru stingerea acestuia;
d) sa verifice instalatiile electrice si/sau, dupa caz, de apa, gaze, canal si, vizual, starea cladirii in interior; in cazul constatarii de avarii, sa anunte unitatea pentru interventie si sa nu utilizeze foc deschis;
e) sa iasa cu calm si prudenta din cladire, fara a lua cu sine lucruri inutile, verificand in prealabil starea scarii si a caii de iesire, spre a nu se expune la pericole;
f) pentru orice eventualitate la iesirea din incapere/cladire se recomanda protejarea capului cu o casca de protectie, iar, in lipsa acesteia, cu un taburet, o carte mai groasa, o geanta etc.;
g) daca intalneste usi blocate, sa actioneze cu calm pentru deblocarea acestora; daca usile respective sunt prevazute cu vitraj, sa procedeze la spargerea geamului utilizand un scaun sau orice obiect la indemana;
h) daca sesizeaza blocarea unor persoane in ascensor, sa actioneze pentru calmarea acestora si sa solicite ajutor de la personalul autorizat;
i) sa acorde ajutor echipelor de interventie/salvare;
j) sa urmeze recomandarile de actiune ale structurilor specializate, difuzate de posturile nationale de radio si televiziune;
k) la evacuare, sa acorde prioritate ranitilor, femeilor si persoanelor in varsta.
ART. 76
Persoanelor surprinse sub daramaturi li se recomanda ca, adaptat la situatie, sa respecte urmatoarele reguli generale:
a) sa ramana calme si sa incerce deblocarea cailor de acces si/sau eliberarea proprie sau a altor persoane de sub daramaturi/mobilier;
b) sa ii calmeze pe cei din preajma si sa nu permita propagarea reactiilor specifice panicii;
c) sa isi semnaleze prezenta prin lovirea in conducte sau in pereti, la intervale regulate de timp;
d) dupa stabilirea contactului verbal cu salvatorii, sa solicite acestora primul ajutor si sa le furnizeze pe cat posibil datele solicitate;
e) sa nu se preocupe de durata actiunii de salvare, conservandu-si si canalizandu-si energia pentru a face fata situatiei.

SECTIUNEA a 5-a
Protectia mediului in administratie

ART. 77
Indrumarea si controlul activitatilor de protectie a mediului in cadrul administratiei se realizeaza de catre structura proprie de specialitate.
ART. 78
La nivelul structurilor, seful acestora raspunde de realizarea activitatilor de protectie a mediului in spatiile repartizate acesteia.

SECTIUNEA a 6-a
Reguli privind fumatul in administratie

ART. 79
(1) Fumatul este interzis in spatiile publice inchise aflate in administratie.
(2) Fumatul este permis numai in spatii special amenajate, delimitate, cu respectarea urmatoarelor conditii obligatorii:
a) sa fie dotate cu sisteme de ventilatie functionale, care sa asigure evacuarea fumului de tutun;
b) sa fie dotate cu scrumiere si extinctoare si sa fie amenajate in conformitate cu prevederile legale in vigoare privind prevenirea si stingerea incendiilor;
c) sa fie marcate la loc vizibil cu unul dintre urmatoarele indicatoare: “Loc pentru fumat”, “Spatiu pentru fumat”, “In acest spatiu fumatul este permis”.
ART. 80
Sefii structurilor au obligatia de a dispune masurile necesare, in cadrul structurilor proprii, pentru afisarea la loc vizibil a simbolurilor care interzic fumatul.