Aspecte fiscale cu privire la facturarea si arhivarea electronica
–
–
–
–
–
Adrian Serban
Senior Consultant, Tax Advisory Services, Mazars Consulting
Articolul lunii in Curierul fiscal nr. 8/2012
La sfarsitul lunii iulie a fost publicata in Monitorul Oficial al Romaniei nr. 509/24.07.2012 Legea 148/2012 privind inregistrarea operatiunilor comerciale prin mijloace electronice. Legea reglementeaza regimul juridic al documentelor utilizate de agentii economici in operatiunile economice de schimb sau de vanzare de bunuri ori servicii: facturi, bonuri fiscale sau chitante in forma electronica.
Prevederi cu privire la facturile electronice existau si inainte de intrarea in vigoare a legii mai sus mentionate, la art. 155 din Codul fiscal. Cu toate acestea, Codul fiscal si normele sale de aplicare reglementeaza conditiile in care se pot transmite facturi prin mijloace electronice, in timp ce Legea 148/2012 pune accentul pe procedura de emitere a facturilor in format electronic mentionand ca prevederile Codului fiscal cu privire la transmiterea facturilor prin mijloace electronice raman aplicabile. Asadar, prevederile celor doua acte normative se completeaza, nu se contrazic.
Modificari legislative recente
Desi, dupa cum am mentionat si mai sus, existau prevederi privind transmiterea electronica a facturilor, acestea erau neclare (chiar si pentru autoritati) si aplicarea acestora era aproape imposibila. In cazul unei interpretari adverse a autoritatilor de control, acestea ar fi putut sa considere ca factura emisa prin mijloace electronice si transmisa catre clienti sau primita de la furnizori de catre contribuabil nu este valida. Astfel, sanctiunile aplicabile variau de la o amenda pentru nerespectarea prevederilor legale privind pastrarea si arhivarea documentelor justificative, pana la reclasificarea cheltuielilor si taxei pe valoarea adaugata aferente respectivelor facturi ca nedeductibile.
Dat fiind impactul major asupra situatiilor financiare in cazul unei interpretari adverse a autoritatilor, multi dintre contribuabilii care ar fi fost interesati de aplicarea unui astfel de sistem de facturare au fost descurajati de neclaritatile din legislatie si au decis sa nu isi asume riscuri suplimentare legate de implementarea unui sistem de facturare electronica.
Legea 148/2012 clarifica procedura de emitere electronica a facturilor si cerintele ce trebuie indeplinite de contribuabili, dar si posibilitatea externalizarii serviciilor de emitere, transmitere si arhivare a facturilor in forma electronica. De asemenea, Legea 148/2012, introduce prevederi cu privire la chitantele si bonurile fiscale emise fie de automatele bancare, fie de casele de marcat in forma electronica si stocate la emitent in format electronic.
Facturarea electronica
Conform prevederilor Legii 148/2012, persoanele fizice sau juridice ce emit facturi pot sa opteze pentru emiterea facturilor in forma electronica, cu conditia garantarii autenticitatii, originii si integritatii continutului acestora. Asadar, modalitatea de facturare (electronica sau pe suport de hartie) este aleasa in mod exclusiv de catre emitentii facturilor si nu de catre clientii acestora. Emitentul facturii in forma electronica raspunde pentru legalitatea, autenticitatea, originea si integritatea continutului.
Factura in forma electronica trebuie sa respecte continutul stabilit de actele normative speciale si va contine marca temporala care certifica momentul emiterii si semnatura electronica a emitentului facturii. Este de retinut faptul ca, desi pana la publicarea Legii 148/2012 semnatura electronica era doar una dintre modalitatile acceptate de garantare a autenticitatii sursei si integritatii continutului facturii, acum aceasta devine un element obligatoriu al facturilor emise in forma electronica.
Pentru a putea emite facturi in forma electronica, contribuabilii trebuie sa indeplineasca urmatoarele conditii:
• sa dispuna de mijloace tehnice si umane corespunzatoare pentru garantarea securitatii, fiabilitatii si continuitatii serviciilor de prelucrare a datelor in forma electronica;
• sa foloseasca personal cu cunostinte de specialitate in domeniul tehnologiei semnaturii electronice si cu o practica suficienta in ceea ce priveste procedurile de securitate corespunzatoare;
• sa fie in masura sa gestioneze si sa arhiveze toate informatiile privind fiecare factura in forma electronica emisa, pe perioada de timp stabilita prin normele legale in vigoare;
• sa utilizeze sisteme de arhivare electronica in conformitate cu prevederile Legii 135/2007 privind arhivarea documentelor in forma electronica.
In cazul in care aceste cerinte sunt respectate, facturile emise si arhivate in forma electronica au calitatea de document justificativ pentru inregistrarea in contabilitate a tranzactiilor.
– in extras –
.
Puteti citi articolul integral achizitionand revista tiparita pe
sau abonandu-va la revista in format electronic pe
.
