Norma ASF nr. 1/2013 privind organizarea activitatii de arhiva a administratorilor de fonduri de pensii private

In M. Of. nr. 448 din 22 iulie 2013 a fost publicata Hotararea Autoritatii de Supraveghere Financiara nr. 3/2013 pentru aprobarea Normei nr. 1/2013 privind organizarea activitatii de arhiva a administratorilor de fonduri de pensii private.

Din cuprins:
ART. 1
Se aproba Norma nr. 1/2013 privind organizarea activitatii de arhiva a administratorilor de fonduri de pensii private, prevazuta in anexa care face parte integranta din prezenta hotarare.
ART. 2
Prezenta hotarare si norma mentionata la art. 1 se publica in Monitorul Oficial al Romaniei, Partea I.
ART. 3
La data intrarii in vigoare a normei prevazute la art. 1 se abroga Hotararea Consiliului Comisiei de Supraveghere a Sistemului de Pensii Private nr. 3/2008 pentru aprobarea Normei nr. 2/2008 privind organizarea activitatii de arhiva la administratorii de fonduri de pensii private, publicata in Monitorul Oficial al Romaniei, Partea I, nr. 67 din 29 ianuarie 2008, precum si orice alte dispozitii contrare.

ANEXA 1

NORMA Nr. 1/2013
privind organizarea activitatii de arhiva a administratorilor de fonduri de pensii private

Avand in vedere prevederile art. 57 alin. (1) lit. k), ale art. 66 alin. (2) si ale art. 70 lit. h) din Legea nr. 411/2004 privind fondurile de pensii administrate privat, republicata, cu modificarile si completarile ulterioare, ale art. 15 alin. (1) lit. l) din Legea nr. 204/2006 privind pensiile facultative, cu modificarile si completarile ulterioare,
in temeiul prevederilor art. 24 lit. o) din Ordonanta de urgenta a Guvernului nr. 50/2005 privind infiintarea, organizarea si functionarea Comisiei de Supraveghere a Sistemului de Pensii Private, aprobata cu modificari si completari prin Legea nr. 313/2005, cu modificarile si completarile ulterioare,
in baza prevederilor art. 2 alin. (1) lit. c), art. 3 alin. (1) lit. b), art. 5 lit. c) si art. 6 alin. (1) si (2) din Ordonanta de urgenta a Guvernului nr. 93/2012 privind infiintarea, organizarea si functionarea Autoritatii de Supraveghere Financiara, aprobata cu modificari si completari prin Legea nr. 113/2013, cu modificarile si completarile ulterioare,

Consiliul Autoritatii de Supraveghere Financiara emite prezenta norma.

CAPITOLUL I
Dispozitii generale

ART. 1
Prezenta norma reglementeaza organizarea activitatii de arhiva a administratorilor de fonduri de pensii private, in sensul stabilit de Legea Arhivelor Nationale nr. 16/1996, cu modificarile si completarile ulterioare, si de Legea nr. 135/2007 privind arhivarea documentelor in forma electronica.
ART. 2
Administratorii de fonduri de pensii private raspund de inregistrarea, evidenta, inventarierea, selectionarea, pastrarea si folosirea documentelor pe care le creeaza sau le detin, in conditiile stabilite de prevederile Legii nr. 16/1996, cu modificarile si completarile ulterioare, si/sau ale Legii nr. 135/2007, precum si ale prezentei norme.
ART. 3
Termenii si expresiile utilizate in prezenta norma au semnificatia prevazuta la art. 2 din Legea nr. 411/2004 privind fondurile de pensii administrate privat, republicata, cu modificarile si completarile ulterioare, respectiv la art. 2 din Legea nr. 204/2006 privind pensiile facultative, cu modificarile si completarile ulterioare, precum si in legislatia specifica privind activitatea de arhiva.

CAPITOLUL II
Obligatiile administratorilor de fonduri de pensii private

ART. 4
(1) Administratorii de fonduri de pensii private au obligatia de a desemna personalul insarcinat cu activitatea de arhiva si/sau de a infiinta compartimente de arhiva, in functie de complexitatea si de cantitatea documentelor pe care le creeaza sau le detin.
(2) Desemnarea personalului insarcinat cu activitatea de arhiva, competenta acestuia si/sau structura compartimentului de arhiva se stabilesc de catre conducerea administratorului, in conformitate cu prevederile Legii nr. 16/1996, cu modificarile si completarile ulterioare.
ART. 5
Administratorii de fonduri de pensii private au obligatia sa organizeze depozitul de arhiva si sa obtina avizul din partea Arhivelor Nationale sau, dupa caz, al structurilor teritoriale competente ale acestora, in conformitate cu dispozitiile legale aplicabile.
ART. 6
Conducerea administratorului de fonduri de pensii private numeste o comisie de selectionare, care analizeaza anual sau ori de cate ori este nevoie fiecare unitate arhivistica, stabilindu-i valoarea practica sau istorica, in conformitate cu dispozitiile legale aplicabile.
ART. 7
Administratorii de fonduri de pensii private au obligatia de a intocmi Nomenclatorul arhivistic al societatii, care este aprobat de catre Arhivele Nationale sau de structurile teritoriale competente ale acestora, dupa caz.
ART. 8
(1) Administratorii de fonduri de pensii private au obligatia de a asigura gruparea documentelor in unitati arhivistice, in conformitate cu problematica si cu termenele de pastrare stabilite in Nomenclatorul arhivistic.
(2) Predarea documentelor grupate in unitati arhivistice catre personalul insarcinat cu activitatea de arhiva/compartimentul de arhiva se efectueaza pe baza de inventare si procese-verbale de predare-primire.
ART. 9
(1) Administratorii de fonduri de pensii private au obligatia de a inregistra documentele intrate, iesite sau intocmite pentru uz intern in cadrul societatii.
(2) Inregistrarea documentelor se face intr-un registru de intrare-iesire, cronologic, in ordinea primirii, fara ca numerele de inregistrare atribuite documentelor sa se repete.
(3) Inregistrarea documentelor incepe de la data de 1 ianuarie si se incheie la data de 31 decembrie ale fiecarui an.
ART. 10
(1) Administratorii de fonduri de pensii private au obligatia de a intocmi Registrul de evidenta a intrarilor-iesirilor unitatilor arhivistice pentru a asigura evidenta dosarelor depuse la arhiva, respectiv a documentelor scoase din arhiva.
(2) In cazul in care un administrator de fonduri de pensii private intentioneaza sa scoata dosare din evidenta arhivei, in vederea selectionarii, transferului catre un alt administrator, transferului in alt depozit de arhiva sau ca urmare a distrugerii provocate de calamitati naturale ori de un eveniment exterior imprevizibil si de neinlaturat, operatiunea se efectueaza cu avizul Arhivelor Nationale sau, dupa caz, al structurilor teritoriale competente ale acestora si cu notificarea Autoritatii de Supraveghere Financiara, denumita in continuare Autoritatea.
ART. 11
La solicitarea participantilor, beneficiarilor sau reprezentantilor legali ai acestora, in baza unor inscrisuri doveditoare care sa le ateste calitatea, administratorii de fonduri de pensii private sunt obligati sa elibereze certificate, extrase si copii ale documentelor pe care le creeaza sau le detin, daca acestea se refera la drepturi care ii privesc pe solicitanti.
ART. 12
Administratorii de fonduri de pensii private depun spre pastrare la Arhivele Nationale sau, dupa caz, la structurile teritoriale competente ale acestora documentele organizate in unitati arhivistice cu termene de pastrare permanente, in conformitate cu legislatia specifica privind activitatea de arhiva.
ART. 13
(1) Administratorii de fonduri de pensii private trebuie sa notifice Autoritatii urmatoarele:
a) avizarea depozitului de arhiva si a personalului insarcinat cu activitatea de arhiva/compartimentului de arhiva, dupa obtinerea avizului din partea Arhivelor Nationale sau, dupa caz, a structurilor teritoriale competente ale acestora;
b) aprobarea Nomenclatorului arhivistic al societatii de catre Arhivele Nationale sau de catre structurile teritoriale competente ale acestora, dupa caz;
c) depunerea documentelor organizate in unitati arhivistice cu termene de pastrare permanenta la Arhivele Nationale sau, dupa caz, la structurile teritoriale competente ale acestora;
d) scoaterea dosarelor din evidenta arhivei, in situatiile prezentate la art. 10 alin. (2);
e) contractarea unui furnizor de servicii arhivistice, cu respectarea prevederilor Legii nr. 16/1996, cu modificarile si completarile ulterioare;
f) contractarea unui furnizor de servicii de arhivare electronica, cu respectarea prevederilor Legii nr. 135/2007.
(2) Notificarea prevazuta la alin. (1) se face in termen de 10 zile lucratoare de la data obtinerii avizului/aprobarii din partea Arhivelor Nationale sau, dupa caz, a structurilor teritoriale competente ale acestora.
(3) Notificarea prevazuta la alin. (1) trebuie sa contina in anexa copii ale documentelor primite de la Arhivele Nationale sau, dupa caz, de la structurile teritoriale competente ale acestora si/sau copii ale contractelor intocmite cu furnizorii de servicii arhivistice si/sau de arhivare electronica.

CAPITOLUL III
Dispozitii finale

ART. 14
Administratorii de fonduri de pensii private sunt obligati sa comunice, in scris, in termen de 30 de zile calendaristice, Arhivelor Nationale sau, dupa caz, structurilor teritoriale competente ale acestora documentele care atesta infiintarea, reorganizarea, fuziunea si preluarea sau desfiintarea acestora, in conformitate cu dispozitiile legale aplicabile, precum si masurile dispuse in vederea organizarii activitatii de arhiva a documentelor create sau detinute de acestia.
ART. 15
Administratorii de fonduri de pensii private informeaza Autoritatea, de indata, cu privire la modificarile sau evenimentele neprevazute aparute in desfasurarea activitatii de arhiva si de pastrare a documentelor, care pot afecta integritatea acesteia.
ART. 16
Incalcarea prevederilor prezentei norme se sanctioneaza conform dispozitiilor art. 140 alin. (1), art. 141 alin. (1) lit. g) si alin. (2) din Legea nr. 411/2004, republicata, cu modificarile si completarile ulterioare, ale art. 120 alin. (1) si ale art. 121 alin. (1) lit. k) si alin. (2) din Legea nr. 204/2006, cu modificarile si completarile ulterioare.
ART. 17
La data intrarii in vigoare a prezentei norme se abroga Hotararea Consiliului Comisiei de Supraveghere a Sistemului de Pensii Private nr. 3/2008 pentru aprobarea Normei nr. 2/2008 privind organizarea activitatii de arhiva la administratorii de fonduri de pensii private, publicata in Monitorul Oficial al Romaniei, Partea I, nr. 67 din 29 ianuarie 2008, precum si orice alte dispozitii contrare.

Adauga comentariu

*

Acest site folosește cookie-uri. Continuarea navigării presupune că ești de acord cu utilizarea cookie-urilor. Informații suplimentare

The cookie settings on this website are set to "allow cookies" to give you the best browsing experience possible. If you continue to use this website without changing your cookie settings or you click "Accept" below then you are consenting to this.

Close