Regulamentul privind Serviciul arhiva al Camerei Notarilor Publici

In M. Of. nr. 529 din 22 august 2013 a fost publicata Hotararea Uniunii Nationale a Notarilor Publici din Romania nr. 73/2013 pentru aprobarea Regulamentului privind Serviciul arhiva al Camerei Notarilor Publici.

Din cuprins:
ART. 1
Se aproba Regulamentul privind Serviciul arhiva al Camerei Notarilor Publici, prevazut in anexa care face parte integranta din prezenta hotarare.
ART. 2
(1) Prezenta hotarare se publica in Monitorul Oficial al Romaniei, Partea I, si intra in vigoare la data publicarii.
(2) La data intrarii in vigoare a prezentei hotarari, art. 9 si 105 – 120 din Regulamentul privind activitatea de pastrare a documentelor create si detinute de birourile notariale, Camerele Notarilor Publici si Uniunea Nationala a Notarilor Publici din Romania, aprobat prin Hotararea Consiliului Uniunii Nationale a Notarilor Publici din Romania nr. 143/2011*), se abroga.
————
*) Hotararea Consiliului Uniunii Nationale a Notarilor Publici din Romania nr. 143/2011 nu a fost publicata in Monitorul Oficial al Romaniei, Partea I.

ART. 3
Prezenta hotarare va fi adusa la cunostinta Camerelor Notarilor Publici, in vederea indeplinirii obligatiilor ce le revin.
ART. 4
Compartimentele de specialitate din cadrul Uniunii Nationale a Notarilor Publici din Romania vor urmari ducerea la indeplinire a prevederilor prezentei hotarari.

ANEXA 1

REGULAMENT
privind Serviciul arhiva al Camerei Notarilor Publici

CAPITOLUL I
Dispozitii generale

ART. 1
Prezentul regulament stabileste modul de preluare, administrare, utilizare si protejare a arhivelor detinute de Camerele Notarilor Publici, denumite in continuare Camere.
ART. 2
(1) Camerele sunt entitati care detin, administreaza, conserva si protejeaza arhivele notariale, fara indeplinirea vreunei conditii prealabile de autorizare din partea Arhivelor Nationale.
(2) Camerele pot detine, administra, conserva si proteja si alte arhive decat cele notariale, cu indeplinirea tuturor conditiilor prevazute de Legea Arhivelor Nationale nr. 16/1996, cu modificarile si completarile ulterioare.
ART. 3
Pentru administrarea si protejarea arhivelor, Camerele au urmatoarele obligatii:
a) sa incadreze arhivari sau sa numeasca responsabili cu arhiva din randul angajatilor, proportional cu volumul de documente create si detinute si cu frecventa solicitarilor;
b) sa amenajeze depozite de arhiva, care sa asigure conditii impotriva distrugerii, degradarii, aducerii in stare de neintrebuintare ori sustragerii documentelor conservate, avizate de catre Arhivele Nationale, dotate cu toate sistemele de securitate necesare: sisteme antiefractie; sisteme de detectie si stingere a incendiilor; sisteme de supraveghere video functionale;
c) sa ia masuri impotriva accesului neautorizat;
d) sa asigure conditii de securitate maxima din punctul de vedere al manipularii documentelor, pentru a asigura integritatea acestora si securitatea informatiilor pe intreg ciclul de depozitare si transfer;
e) sa supravegheze prestarea serviciilor, sa asigure resursele umane, materiale, instalatiile, echipamentele sau altele asemenea, pentru administrarea corecta a arhivei notariale;
f) sa se supuna, in tot ciclul de viata a documentelor conservate, controlului de specialitate al Uniunii Nationale a Notarilor Publici din Romania, denumita in continuare Uniunea, precum si al Arhivelor Nationale, pentru verificarea respectarii prevederilor legale.

CAPITOLUL II
Organizarea si functionarea Serviciului arhiva

ART. 4
(1) Prin decizia Colegiului director, Camerele isi pot organiza activitatea de arhiva in directie, serviciu, compartiment sau birou. In prezentul regulament denumirea structurii organizatorice folosite este cea de Serviciu arhiva.
(2) Serviciul arhiva este o parte structurala a Camerei, care exercita atributiile stabilite prin prezentul regulament cu privire la administrarea, utilizarea si protejarea arhivelor depuse in custodia Camerei.
(3) Serviciul arhiva este organizat la nivelul teritorial al Camerei.
(4) Serviciul arhiva acorda asistenta de specialitate si ofera servicii arhivistice si de depozitare birourilor notariale, contra cost, in conditiile stabilite de Colegiul director al Camerei.
(5) Serviciul arhiva poate prelua spre depozitare fonduri si colectii arhivistice cu alt specific decat cel notarial si poate asigura servicii arhivistice, contra cost, cu avizul Colegiului director al Camerei, pentru alte institutii si societati dupa o prealabila autorizare din partea Arhivelor Nationale.
(6) Serviciul arhiva are dreptul de a beneficia de sponsorizari si finantari din proiecte nationale si internationale, in conditiile legii.
(7) Pentru indeplinirea atributiilor sale, Serviciul arhiva poate achizitiona servicii, potrivit legii.
(8) Regulamentul de organizare si functionare, organigrama si statul de functii al Serviciului arhiva se aproba prin decizia Colegiului director al Camerei.
(9) Pentru realizarea atributiilor sale, Serviciul arhiva indeplineste functiile:
a) de strategie, prin care elaboreaza politicile si strategia in domeniul arhivistic la nivelul Camerei;
b) de reprezentare, prin care asigura, in numele Camerei, reprezentarea pe plan intern si international in domeniul arhivistic;
c) de autoritate, prin care asigura supravegherea si controlul aplicarii si respectarii reglementarilor din domeniul arhivistic;
d) de consultanta, prin care asigura asistenta metodologica in domeniul arhivistic notarial.
ART. 5
(1) Serviciul arhiva va indeplini atributiile prevazute de prezentul regulament, precum si urmatoarele:
a) elaboreaza, in conformitate cu prevederile legislatiei arhivistice si notariale in vigoare, regulamente si metodologii privind organizarea si desfasurarea activitatii arhivistice, pe care le supune spre avizare Colegiului director al Camerei;
b) asigura la nivelul Camerei standardizarea si corelarea cu standardele nationale si internationale in domeniul arhivistic;
c) intretine si dezvolta relatii cu organizatii si institutii similare din tara si strainatate;
d) acorda, la cerere si contra cost, consultanta arhivistica;
e) elaboreaza si editeaza lucrari de cercetare stiintifica, instrumente de evidenta si informare stiintifica;
f) promoveaza, implementeaza si administreaza programe de digitalizare in domeniul arhivistic notarial;
g) organizeaza activitati de formare si perfectionare profesionala.
(2) In exercitarea atributiilor ce ii revin, Serviciul arhiva colaboreaza cu Uniunea, Arhivele Nationale si cu alte institutii publice si cu alte persoane juridice sau fizice, de drept public ori privat din tara si strainatate.
ART. 6
(1) In sensul prezentului regulament, termenul “arhivar” desemneaza orice persoana, angajata a Camerei in cadrul Serviciului Arhiva, care are atributii de preluare, pastrare, detinere, conservare, administrare si control al arhivelor notariale.
(2) Personalul din cadrul Serviciului arhiva desemnat cu prelucrarea, pastrarea, detinerea, conservarea, administrarea si controlul arhivelor notariale trebuie sa semneze un angajament de confidentialitate conform anexei nr. 1.
(3) Persoana care inceteaza raporturile de activitate cu Serviciul arhiva are obligatia de a preda, pe baza de proces-verbal, superiorului ierarhic, succesorului in functie sau unei comisii desemnate in acest sens documentele aflate in uz, create si primite in exercitarea functiei sale, precum si celelalte instrumente de certificare specifice activitatii de arhiva.
ART. 7
(1) Arhivarii trebuie sa protejeze integritatea materialului arhivistic si sa garanteze astfel ca acesta continua sa fie o marturie a trecutului demna de incredere.
(2) Arhivarii trebuie sa evalueze, sa selectioneze si sa mentina materialul arhivistic in contextul sau istoric, juridic si administrativ, in respectul principiului provenientei, pastrand si facand astfel evidente interrelatiile originale ale documentelor.
(3) Arhivarii trebuie sa protejeze autenticitatea documentelor in cursul prelucrarii, conservarii si folosirii.
(4) Arhivarii trebuie sa asigure permanenta accesibilitate si inteligibilitate a materialelor de arhiva.
ART. 8
(1) Arhivarii trebuie sa tina evidenta si sa fie in masura sa justifice actiunile lor asupra materialului arhivistic.
(2) Arhivarii trebuie sa asigure accesul la materialul arhivistic si sa ofere servicii impartiale pentru toti beneficiarii arhivei.
(3) Arhivarii trebuie sa asigure atat accesul la documente, cat si respectul vietii private si sa actioneze in limitele legislatiei in vigoare.
(4) Arhivarii trebuie sa foloseasca increderea speciala ce le-a fost acordata in interesul general si sa evite folosirea pozitiei lor pentru a obtine beneficii pentru ei sau pentru altii.
ART. 9
Atributiile de serviciu ale arhivarilor pentru realizarea obiectivelor prevazute la art. 7 si 8 sunt urmatoarele:
a) planifica activitatea, pe baza obiectivelor, prioritatilor si sarcinilor ce le revin potrivit prevederilor legale, precum si masurilor stabilite de conducerea Camerei cu ocazia evaluarilor;
b) raporteaza, periodic sau ori de cate ori este necesar, stadiul de realizare a sarcinilor primite;
c) organizeaza si desfasoara activitatea de prelucrare arhivistica (fondare, ordonare, inventariere, selectionare si folosire) a fondurilor detinute;
d) intocmesc si actualizeaza evidenta fondurilor si colectiilor arhivistice existente in depozitele proprii, sediile secundare si birourile notariale din raza de activitate;
e) organizeaza si efectueaza cercetarea fondurilor si colectiilor arhivistice in vederea intocmirii instrumentelor de informare stiintifica si a elaborarii de lucrari arhivistice;
f) stabilesc masuri pentru pregatirea fondurilor si colectiilor arhivistice din depozitele proprii in vederea fotografierii si a altor forme de reproducere si asigurare, conform normelor elaborate in domeniu;
g) asigura conditiile necesare pastrarii si conservarii documentelor, indiferent de suport, din depozitele proprii;
h) executa, din punct de vedere tehnic, reproducerea documentelor, in conformitate cu planurile stabilite pentru Camera, in situatia existentei aparaturii corespunzatoare;
i) actioneaza conform legislatiei in vigoare pentru imbogatirea fondul arhivistic al Camerei prin preluari de documente;
j) acorda asistenta de specialitate, verifica activitatea de constituire a arhivei, ordonarea, inventarierea, selectionarea si pastrarea documentelor create si detinute de birourile notariale din aria de competenta; propun masuri pentru imbunatatirea activitatii;
k) verifica si preiau de la compartimente, pe baza de inventare si procese-verbale, dosarele constituite; la termenele si in conditiile prevazute de legislatia in vigoare, preiau de la birourile notariale din raza de activitate documentele create, in vederea prelucrarii lor, in conformitate cu prevederile legale;
l) organizeaza activitatea de intocmire a nomenclatorului arhivistic si lucrarile de selectionare pentru documentele notariale; asigura legatura cu Arhivele Nationale in vederea verificarii si confirmarii nomenclatorului arhivistic; urmaresc modul de aplicare a nomenclatorului arhivistic la constituirea dosarelor; organizeaza instruirea personalului de arhiva si a comisiilor de selectionare;
m) la solicitarea persoanelor fizice si juridice din tara si strainatate, asigura activitatea de eliberare a copiilor si certificatelor de pe documentele detinute in depozitele proprii; pun la dispozitie pe baza de semnatura si tin evidenta unitatilor arhivistice imprumutate compartimentelor; reintegreaza la fond unitatile arhivistice solicitate si returnate depozitului de arhiva;
n) aplica si respecta normele de protectie a muncii si paza contra incendiilor;
o) organizeaza depozitul de arhiva dupa criteriile stabilite prin legislatia arhivistica, mentin ordinea si asigura curatenia in depozitul de arhiva, solicita conducerii dotarea corespunzatoare cu mobilier, rafturi, mijloace PSI;
p) pun la dispozitia inspectorului Arhivelor Nationale toate documentele solicitate cu prilejul efectuarii actiunilor de control privind situatia arhivei.

CAPITOLUL III
Procedura referitoare la intrarile de fonduri arhivistice notariale sau alt material arhivistic la Camera

ART. 10
(1) Prevederile cap. III constituie cadrul de reglementare a modalitatilor de intrare a arhivelor in depozitele Camerei, identificarea si aplicarea etapelor ce trebuie parcurse pentru realizarea unei evidente corecte a intrarilor, stabilirea responsabilitatilor pentru asigurarea in conditii optime a intrarilor de material arhivistic.
(2) Camerele detin depozite de arhiva in care notarii publici pot depune in conservare si administrare arhiva notariala, integral sau partial, conform aprobarii Colegiului director al Camerei.
ART. 11
(1) In conditiile prevazute de lege, o arhiva notariala poate fi preluata integral sau partial de catre Camera din circumscriptia in care creatorul acesteia a functionat sau functioneaza, in urmatoarele conditii:
a) la incetarea activitatii biroului notarial;
b) la schimbarea sediului biroului notarului public din localitatea in care isi desfasoara activitatea intr-o localitate din cadrul aceleiasi circumscriptii sau din alta circumscriptie judecatoreasca;
c) la dizolvarea asocierii;
d) in cazul in care in urma controalelor de specialitate se constata o administrare defectuoasa a arhivei notariale;
e) la solicitarea expresa a notarului public.
(2) Ca urmare a acestui proces de preluare, Camerei ii revin toate responsabilitatile prevazute de lege in calitate de detinator, pentru pastrarea si conservarea documentelor, precum si pentru prelucrare in vederea accesibilizarii acestora.
(3) Camera este obligata sa respecte normele pentru prelucrarea si asigurarea datelor cu caracter personal si sa protejeze interesele creatorului arhivei.
(4) Documentele notariale, odata intrate in depozitele Camerelor, nu mai pot fi retrase din administrarea acestora, cu exceptia situatiei in care au fost preluate in custodie pe termen limitat.
(5) Pe baza aprobarii directiei competente a Arhivelor Nationale, detinatorii de arhive notariale pot pastra si dupa expirarea termenului de depunere la Arhivele Nationale documente care fac parte din Fondul arhivistic national al Romaniei, daca acestea le sunt necesare in desfasurarea activitatii lor.
ART. 12
(1) Preluarea in custodie a unei arhive notariale se face pe baza de proces-verbal de predare-preluare, care va atesta starea documentelor si numarul lor, insotit de inventarele documentelor aflate in arhiva, indicandu-se si individualizandu-se documentele care lipsesc. In caz de urgenta, predarea se poate face fara a se indeplini aceasta documentatie, care va fi realizata de catre Camera.
(2) Arhiva financiar-contabila a unui birou notarial se poate preda in custodie Camerei, dar numai dupa definitivarea situatiei financiar-contabile.
ART. 13
(1) Ca urmare a caracterului exceptional impus de suspendarea sau incetarea calitatii de notar public, de abandonul sau administrarea defectuoasa a unei arhive, Camera poate prelua, in regim de urgenta, fonduri arhivistice neprelucrate.
(2) In cazul suspendarii din calitatea de notar public sau al administrarii defectuoase a unei arhive, in decizia Colegiului director al Camerei de preluare a arhivei se va stabili durata custodiei asigurata de catre Camera.
(3) Cheltuielile ocazionate de predarea in custodie a arhivei sunt in sarcina celui care face predarea, cu exceptia cazurilor in care aceasta operatiune se produce la incetarea calitatii de notar public.
ART. 14
(1) Orice persoana obligata la predarea unei arhive notariale catre Camera trebuie sa o predea acesteia de indata ce avizul de predare i-a fost notificat. In executarea acestei obligatii, Camera poate solicita sprijinul organelor de ordine publica.
(2) Pana la realizarea transferului definitiv, Colegiul director al Camerei poate solicita punerea sub sigiliu a arhivei care trebuie preluata in custodie.
(3) Transferul arhivei notariale se efectueaza in cel mult 15 zile de la data cand s-a luat cunostinta de evenimentul care justifica preluarea arhivei. Colegiul director al Camerei poate acorda un termen suplimentar, daca apreciaza ca circumstantele justifica acest lucru.
ART. 15
Camera poate percepe tarife pentru custodia asigurata, precum si pentru depozitarea si administrarea documentelor. Cuantumul tarifelor, precum si modalitatea de plata se stabilesc prin decizie a Colegiului director al Camerei.

SECTIUNEA 1
Custodia asigurata de catre Camera la solicitarea expresa a notarului public

ART. 16
(1) In conditiile prevazute in prezenta sectiune o arhiva creata sau detinuta de un birou notarial poate fi predata integral sau partial in custodia Camerei la cererea notarului public.
(2) In vederea predarii in custodie a unei arhive notariale se va incheia un contract de depozit in care se vor indica, pe langa obligatiile si drepturile partilor semnatare, tipul custodiei, perioada pentru care se predau documentele si conditiile de acces la acestea, conform modelului prezentat in anexa nr. 2.
(3) Custodia asigurata de catre Camera nu implica schimbarea regimului de proprietate asupra documentelor predate.
(4) Deschiderea procedurii de preluare in custodie a unei arhive se face in termen de 30 de zile de la data inregistrarii solicitarii.
(5) Pentru asigurarea transferului documentelor birourile notariale au obligatia de a permite personalului imputernicit al Camerei accesul la documentele conservate si de a desemna un reprezentant din randul angajatilor proprii pentru a superviza toate operatiunile arhivistice efectuate asupra arhivei.
ART. 17
(1) Un birou notarial care intentioneaza sa transfere documente in custodia Serviciului arhiva are obligatia sa transmita Camerei o notificare scrisa, cu cel putin 60 de zile inaintea inceperii procedurii de predare.
(2) Notificarea se va realiza in mod obligatoriu prin completarea formularului-tip prevazut in anexa nr. 3.
ART. 18
(1) Notificarea se transmite la sediul Camerei in unul dintre urmatoarele moduri:
a) prin depunere, personal sau de catre reprezentantul legal, sub luare de numar de inregistrare;
b) printr-un serviciu postal;
c) prin posta electronica ca inscris in copie scanata.
(2) Este considerata data a transmiterii, dupa caz, data inregistrarii in registrul de intrare-iesire a corespondentei al Camerei, data confirmarii primirii documentelor la sediul Camerei printr-un serviciu postal cu confirmare de primire sau data confirmarii primirii inscrisului in forma electronica.
(3) Orice modificare a datelor cuprinse in notificare va fi comunicata Camerei cu cel putin 15 zile inainte de data stabilita pentru predare, prin transmiterea unei informari insotite, acolo unde este cazul, de acte doveditoare, in copie.
ART. 19
(1) Solicitarea de predare in custodie a unei arhive create sau detinute de catre un birou notarial se supune avizului Colegiului director al Camerei in termen de 30 de zile de la data inregistrarii.
(2) Avizul Colegiului director al Camerei se acorda in baza unei note scrise de verificare a stadiului de prelucrare a fondului arhivistic nominalizat pentru transfer, intocmita de catre un reprezentant al Serviciului arhiva desemnat special in acest sens.
(3) Verificarea stadiului de prelucrare arhivistica se va face la sediul biroului notarial sau, dupa caz, la depozitul de arhiva al acestuia in termen de 5 zile de la inregistrarea solicitarii in evidentele Camerei.
ART. 20
(1) Documentele pot fi predate in custodia Serviciului arhiva doar pentru custodie care permite eliberarea de copii ale documentelor conservate si de informatii catre terti.
(2) Pentru a fi predate in custodie este obligatoriu ca mapele/dosarele care fac obiectul transferului sa fie constituite, numerotate si certificate in prealabil.
ART. 21
(1) Fondurile arhivistice sau partile structurale ale acestora care sunt nominalizate pentru transfer de catre un birou notarial pot fi preluate in custodie numai in conditiile in care au fost prelucrate arhivistic. Predarea-primirea documentelor intre biroul notarial si Serviciul arhiva se va face la nivel de dosar/mapa/unitate arhivistica. Dosarele/Mapele/Unitatile arhivistice sunt identificate unic prin elementele de cota.
(2) In prealabil, birourile notariale pot solicita Serviciului arhiva, contra unei taxe fixe, efectuarea procedurilor arhivistice necesare predarii in cele mai bune conditii a fondului arhivistic creat sau detinut, denumite in continuare servicii de arhivare: constituirea mapelor, ordonarea, inventarierea si selectionarea documentelor conform instructiunilor precizate in Regulamentul privind activitatea de pastrare a documentelor create si detinute de catre birourile notarilor publici, Camerele Notarilor Publici si Uniunea Nationala a Notarilor Publici din Romania, aprobat prin Hotararea Consiliului Uniunii Nationale a Notarilor Publici din Romania nr. 143/2011.
(3) Prin efectuarea serviciilor de arhivare se va realiza igienizarea documentelor, ordonarea acestora, indosarierea, numerotarea si actualizarea evidentei (inventarierea), fapt ce va asigura desfasurarea operatiunilor de selectionare si utilizare legala a documentelor.
(4) Pentru realizarea serviciilor de arhivare, Serviciul arhiva va executa urmatoarele operatiuni arhivistice:
a) desprafuirea;
b) toaletarea documentelor;
c) ordonarea documentelor;
d) indosarierea documentelor (aranjarea cronologica a documentelor, snuruirea, numerotarea, copertarea si etichetarea mapelor/dosarelor) si constituirea inventarelor.
(5) Descrierea si continutul serviciilor de arhivare:
a) desprafuirea documentelor se face cu scopul asigurarii curatarii documentelor prin inlaturarea prafului, hartiei maruntite si a efectelor biodeteriorarii documentelor din arhiva etc. Desprafuirea se face cu perii moi, prin suflare (aspirare) cu aspiratorul, stergere cu carpe moi si uscate, fara a se deteriora documentele;
b) executia toaletarii documentelor consta in netezirea foilor, inlaturarea marginilor franjurate, fara eliminarea partilor utile (text, desen etc.), reparatii ale zonelor sfasiate, plierea foilor la dimensiunea formatului de dosar – in principiu A4;
c) ordonarea documentelor inseamna aranjarea acestora conform prevederilor din Nomenclatorul arhivistic confirmat de catre Arhivele Nationale, pe ani de creare a documentelor si pe termene de pastrare, in vederea constituirii unitatilor arhivistice, precum si reconstituirea dosarelor;
d) indosarierea documentelor in vederea exploatarii legale, eficiente, cu usurinta si indelungate a documentelor create, care exclude posibilitatea unui adaos de acte noi sau sustragerii unora.
Odata cu ordonarea documentelor in cadrul dosarului se inlatura acele, clamele, agrafele metalice, filele nescrise, dubletele, ciornele, notele si insemnarile personale sau care au servit la redactarea actelor, documentele care nu au legatura cu problemele din dosar etc. Documentele din fiecare dosar se cos sau se leaga in coperte de carton, puse la dispozitie de Serviciul arhiva (dupa acceptarea de catre beneficiar a calitatii, culorii si formatului), in asa fel incat sa se asigure citirea completa a textului, datelor si rezolutiilor. Filele dosarelor se numeroteaza cu scopul de a determina locul documentului in dosar si sa se asigure astfel integritatea lui. Ea se face cu creionul negru in coltul din dreapta sus al filei. In cazul dosarelor compuse din mai multe volume, se numeroteaza fiecare volum separat, incepand cu nr. 1. Dosarele nu trebuie sa aiba mai mult de 250 – 300 de file. In cazul depasirii acestui numar, se formeaza mai multe volume ale aceluiasi dosar. Nu se leaga in acelasi dosar documente din mai multi ani, indiferent de numarul filelor din dosar. Pe coperta dosarului se inscriu: denumirea biroului notarial, denumirea activitatii, indicativul unitatii arhivistice, cuprinsul unitatii arhivistice, data inceperii (ziua si luna), data incheierii (ziua si luna), numarul filelor, numarul volumului (daca sunt mai multe volume), termenul de pastrare si numarul din inventar.
Certificarea unitatilor arhivistice (dosare, mape) se face pe o foaie nescrisa, pusa la sfarsitul acesteia, inainte de a fi cusut, de catre personalul Serviciului arhiva, prin formula: “Prezentul/a dosar/mapa contine …. file”, in cifre si, intre paranteze, in litere. La sfarsitul notei de certificare se trec data, semnatura si functia persoanei care face aceasta operatiune.
(6) Preluarea mapelor/dosarelor, constituite de Serviciul arhiva, de catre biroul notarial se va face pe baza inventarelor create pe timpul prestarilor serviciilor de arhivare, intocmite dupa modelul prezentat in Legea nr. 16/1996, cu modificarile si completarile ulterioare. Inventarele se intocmesc in 3 exemplare pentru documentele nepermanente si in 4 exemplare pentru documentele permanente. La preluare, responsabilul cu arhiva/arhivarul biroului notarial verifica fiecare mapa/dosar, urmarind respectarea modului de constituire si concordanta dintre continutul acestora si datele inscrise in inventar. In cazul constatarii unor neconcordante, ele se aduc la cunostinta reprezentantilor Serviciului arhiva, care au obligatia de a efectua corecturile ce se impun.
(7) Asigurarea logistica se face astfel:
1. Materialele, uneltele de lucru, copertele de dosare/mape, sfoara si celelalte mijloace necesare prestarii serviciilor de arhivare se vor asigura de Serviciul arhiva.
2. Beneficiarul va pune la dispozitie spatiul de lucru, documentele si personal pentru colaborare.
(8) Taxele pentru efectuarea operatiunilor precizate la alin. (5) se vor stabili prin decizie a Colegiului director al Camerei.
(9) Serviciile de prelucrare arhivistica precizate la alin. (5) pot fi solicitate si in cazul in care un birou notarial nu doreste sa predea documente in custodia Serviciului arhiva, semnandu-se in acest sens un contract de prestari de servicii care va avea in anexa operatiunile solicitate si taxele percepute pentru efectuarea acestora.
ART. 22
(1) Mapele/Dosarele se preiau in custodia Serviciului arhiva pe baza de procese-verbale de predare-preluare si inventare arhivistice, intocmite de catre reprezentantii Serviciului arhiva dupa modelul prevazut in anexa nr. 4, respectiv in anexele nr. 5 si 5a.
(2) Procesul-verbal de predare-preluare a documentelor si inventarele se intocmesc in 4 exemplare, fiind semnate de catre notarul public titular, cel care preda si reprezentantul Serviciului arhiva, in calitate de primitor, dintre care un exemplar ramane la biroul notarial, iar celelalte se depun odata cu mapele/dosarele la Serviciul arhiva.
(3) Notarul public care a luat cunostinta de lipsa originalului unui act notarial sau a unei parti din acesta (anexe etc.) trebuie sa indice aceste deficiente inainte ca transferul sa se realizeze, pentru a fi nominalizate in instrumentele de evidenta.
(4) La preluarea documentelor si a instrumentelor de evidenta arhivistice, procesul-verbal si inventarele se prezuma ca sunt complete, fara a fi necesara verificarea fiecarei mape/fiecarui dosar act cu act.
(5) Inventarele arhivistice intocmite prin grija biroului notarial trebuie sa indeplineasca criteriile minime de calitate in ceea ce priveste completarea rubricilor pentru a putea constitui instrumente arhivistice de predare.
ART. 23
(1) Pentru a se asigura o buna conservare pe termen lung unitatile arhivistice pregatite pentru transfer se introduc in cutii speciale de arhiva. Cutiile de arhiva se vor asigura prin grija Serviciului arhiva.
(2) La introducerea unitatilor arhivistice in cutii se va verifica fiecare mapa/dosar, urmarindu-se respectarea modului de constituire si concordanta dintre continutul acestora si datele inscrise in inventarul arhivistic.
(3) Fiecare cutie va fi identificata unic prin aplicarea unei etichete de identificare. Aceste etichete vor fi puse la dispozitie de catre Serviciul arhiva si vor fi atasate de catre personalul acesteia, in ordine crescatoare numarului cutiei si in continuarea celor existente. Etichetele vor fi autoadezive si vor contine elemente unice pe intreg parcursul de depozitare a documentelor.
(4) Fiecare cutie va contine un opis al mapelor/dosarelor incluse, care va purta semnaturile reprezentantului biroului notarial (persoana desemnata de catre notarul public) si angajatului Serviciului arhiva, conform modelului prezentat in anexa nr. 6.
(5) Fiecare cutie va purta obligatoriu sigiliul notarului public titular aplicat pe o alonja care asigura integritatea cutiei.
ART. 24
(1) Transportul documentelor in custodia Serviciului arhiva se va efectua cu mijloacele de transport auto ale Camerei, prin grija personalului desemnat special in acest sens.
(2) Autoutilitarele utilizate vor fi inchise si folosite numai pentru transportul documentelor.
(3) Transportul cutiilor din arhiva biroului notarial pana la masina si invers (la depozit) va fi efectuat de catre personalul Serviciului arhiva.
(4) Cutiile vor fi incarcate din depozitele arhivei biroului notarial in prezenta reprezentantului biroului notarial (persoana desemnata de catre notarul public) si a unui angajat al Serviciului arhiva.
(5) Fiecare transport va fi sigilat si va avea un borderou cu continutul acestuia, precum si un proces-verbal de predare-primire, intocmit in doua exemplare (inregistrate, stampilate si semnate) conform anexei nr. 4. Reprezentantul Serviciului arhiva va primi un exemplar inregistrat, stampilat si semnat, exemplar care va insoti transportul.
ART. 25
Pentru a preveni accesul neautorizat, pe durata depozitarii, controlul accesului se realizeaza prin restrictii impuse de catre creatorul documentelor, prin configurarea unor reguli si prin respectarea unor proceduri prestabilite de administrare si accesare.
ART. 26
(1) Beneficiarul custodiei poate solicita personal sau prin delegat notarial, in baza unei delegatii scrise, accesul la originalele documentelor conservate in depozitele Serviciului arhiva. Notarul public si delegatul notarial se vor legitima in relatia cu Serviciul arhiva cu legitimatia de serviciu sau un act de identitate.
(2) Accesul beneficiarului custodiei sau al reprezentantilor acestuia in depozitele Serviciului arhiva in vederea regasirii si cercetarii documentelor predate este strict interzis.
(3) Personalul Serviciului arhiva are obligatia de a pune la dispozitia beneficiarului custodiei sau imputernicitului acestuia documentele/cutiile in spatiul amenajat special pentru cercetare. In cadrul salii de studiu se vor respecta regulile specifice, care vor fi afisate in locuri vizibile.
(4) Pe toata durata studiului documentelor scoase din depozit, un angajat al Serviciului arhiva are obligatia de a superviza intreaga operatiune pentru a nu se aduce atingere integritatii documentelor/mapelor cercetate.
(5) La solicitarea beneficiarului custodiei, la sediul Serviciului arhiva se pot executa copii de pe documentele predate in custodie, prin grija angajatilor Serviciului arhiva.
ART. 27
(1) Custodia documentelor ofera posibilitatea Serviciului arhiva de a elibera, la cerere si contra cost, potrivit legii, copii, certificate, adeverinte si extrase de pe documentele depuse in custodie, daca acestea se refera la drepturi care il privesc pe solicitant, fara a solicita un aviz prealabil privind aceasta activitate din partea creatorului documentelor.
(2) Procedura precizata la alin. (1) se realizeaza conform cap. VII – Procedura privind eliberarea certificatelor si copiilor de pe documentele pastrate de Camera, utilizandu-se in acest fel atat evidentele, cat si instrumentele de certificare specifice acestei activitati.
ART. 28
(1) Serviciul arhiva poate pune la dispozitia biroului notarial documentele solicitate, sub forma fizica (asigurand atat manipularea, cat si transportul unitatilor arhivistice) sau electronica (fax ori copie scanata).
(2) Pe baza evidentelor de predare-preluare in custodie a arhivei, beneficiarul solicita in scris (posta electronica sau fax) un document/dosar/mapa/cutie, mentionand numarul dosarului/mapei/cutiei si modalitatea de acces al informatiei (fizic sau electronic), autorizand desigilarea cutiei.
(3) Cazul in care se solicita mapa/dosarul/cutia fizic:
a) Serviciul arhiva desigileaza cutia pentru a pune la dispozitie mapa/dosarul/ele, in interval de 24 ore de la primirea solicitarii;
b) Serviciul arhiva opereaza iesirile cutiei/mapei/dosarului/elor in registrul de depozit;
c) Serviciul arhiva organizeaza transportul si predarea cutiei/mapei/dosarului/elor pe baza de proces-verbal de predare-primire;
d) biroul notarial notifica Serviciul arhiva in vederea asigurarii transportului si a intocmirii procesului-verbal de predare-primire;
e) biroul notarial poate organiza transportul si predarea cutiei pe baza de proces-verbal de predare-primire;
f) Serviciul arhiva organizeaza transportul si preluarea in gestiune a documentelor pe baza de proces-verbal de predare-primire;
g) Serviciul arhiva rearhiveaza documentele, sigileaza cutia cu sigiliul propriu si actualizeaza registrul de depozit.
(4) Cazul in care se solicita documentul electronic (copie scanata):
a) Serviciul arhiva desigileaza cutia, identifica documentul si il transmite prin fax sau il scaneaza si il trimite prin posta electronica in interval de 30 de minute de la primirea solicitarii;
b) Serviciul arhiva sigileaza cu sigiliul propriu si rearhiveaza cutia.
c) Serviciul arhiva mentioneaza/evidentiaza comanda in registrul de depozit.
ART. 29
Pentru a putea fi studiat un document predat in custodia Serviciului arhiva de catre o persoana alta decat un delegat al biroului notarial imputernicit special in acest sens este necesar acordul scris al beneficiarului custodiei. Acordul va contine pe langa datele de identificare ale persoanei desemnate de catre beneficiarul custodiei si restrictiile privind accesul la documentele individualizate pentru cercetare.
ART. 30
Serviciul arhiva are obligatia de a aduce la cunostinta beneficiarului custodiei toate solicitarile transmise de catre autoritatile si institutiile publice de eliberare de copii si informatii din arhiva, inclusiv cele care vizeaza expertiza originalelor documentelor predate.
ART. 31
Lunar, Serviciul arhiva transmite beneficiarului custodiei o copie a situatiei intrarilor-iesirilor din depozit privind documentele/cutiile predate sau a solicitarilor care au impus accesul la documente prin posta electronica.
ART. 32
Beneficiarul custodiei are urmatoarele drepturi:
a) stabilirea regimului de acces la documentul arhivat, precum si modificarea acestuia pe tot parcursul custodiei;
b) accesul la programele informatice utilizate de Serviciul arhiva in cadrul activitatii de arhivare si administrare a arhivei, necesare pentru accesul la documentele care au fost arhivate;
c) accesul, pe tot parcursul custodiei si in functie de tipul acesteia, la toate serviciile de administrare a documentelor.
ART. 33
Imediat dupa preluare, arhiva va fi depozitata in conformitate cu regulile si etapele prevazute in cap. VI – Instructiuni privind organizarea si administrarea spatiilor de depozitare a arhivei.

SECTIUNEA a 2-a
Custodia provizorie asigurata de catre Camera

ART. 34
(1) La suspendarea din exercitiul functiei pe o perioada mai mare de 6 luni, in lipsa unui notar public asociat sau a unui alt notar public in aceeasi circumscriptie teritoriala sau la cererea notarului public suspendat, in baza deciziei Colegiului director al Camerei, Serviciul arhiva poate prelua, pe cheltuiala notarului public, registrele si, dupa caz, arhiva, in vederea pastrarii pe perioada suspendarii.
(2) Predarea oficiala a arhivei catre Serviciul arhiva se va face de catre notarul public suspendat.
(3) Cu exceptia situatiilor in care Colegiul director sau, in caz de urgenta, presedintele Colegiului director al Camerei ii poate acorda accesul in arhiva notarului suspendat, Serviciul arhiva este obligat sa ia masurile necesare pentru ca notarul respectiv sa nu aiba acces la arhiva.
ART. 35
Persoana/persoanele desemnata/desemnate sa asigure coordonarea activitatii de preluare va/vor asigura:
a) mijloacele de protectie necesare transportului arhivei in conditii optime;
b) instruirea personalului care participa la preluare;
c) pregatirea spatiului necesar pentru depozitarea noii preluari.
ART. 36
La preluarea temporara a unui fond arhivistic se pot identifica 3 situatii:
a) fondul arhivistic este inventariat;
b) fondul arhivistic nu are evidenta;
c) fondul arhivistic preluat are evidenta partiala.
ART. 37
(1) In cazul in care fondurile arhivistice preluate au inventar de la creator:
a) inventarele vor constitui, dupa verificare, dovada existentului, in masura in care au suficiente elemente care sa permita administrarea corespunzatoare;
b) unitatile arhivistice vor pastra cotele existente;
c) se va verifica inscrierea cotelor pe unitatile arhivistice.
(2) Se va verifica mai ales inscrierea pe coperta 1 a numelui fondului, a indicativului arhivistic si a numarul de inventar. In cazul in care exista probleme la modul de scriere a cotei, se va bara vizibil cota veche si se va proceda la inscrierea noilor elemente de cota, dupa caz, astfel:
a) se vor inscrie cu creion, in partea stanga sus a copertei, elementele de cota;
b) scrierea se face astfel incat sa nu aglomereze sau sa se confunde cu cotele atribuite anterior.
(3) Nu se va proceda la stergerea, mazgalirea cotei vechi etc., deoarece aceasta este importanta pentru stabilirea istoricului unitatii arhivistice.
(4) Activitatea de preluare se va incheia in conformitate cu etapele prevazute la art. 22 – 24.
ART. 38
(1) In cazul in care fondurile arhivistice preluate nu au evidenta, iar preluarea se efectueaza in regim normal, activitatea de preluare se va desfasura in conformitate cu etapele prevazute la art. 21 – 24.
(2) In cazul in care fondurile arhivistice preluate nu au evidenta, iar preluarea se efectueaza in regim de urgenta:
a) unitatile arhivistice se introduc in cutii;
b) in functie de cantitate si de volumul de munca implicat, se poate opta pentru numerotarea fiecarei unitati arhivistice de la 1 la n sau a cutiilor de la 1 la n in cadrul preluarii;
c) pe fiecare cutie se mentioneaza numarul dosarelor din cutie;
d) in cazul in care exista doar foi volante, se face mentiunea: “foi volante”;
e) daca exista alte mijloace de pastrare (saci, mape etc.), acestea se numeroteaza;
f) se intocmesc liste de existent initial, cu mentionarea continutului fizic;
g) caracterul de urgenta si motivatia necesitatii preluarii in regim de urgenta vor fi evidentiate in cuprinsul procesului-verbal de predare-preluare intocmit de persoana desemnata cu coordonarea activitatii de preluare;
h) ordonarea, inventarierea si selectionarea fondului arhivistic se vor realiza la sediul Camerei.
ART. 39
In cazul in care materialele arhivistice preluate au evidenta partiala: se procedeaza, pentru fiecare caz, ca la art. 37 si 38, in asa fel incat scopul sa fie atins, iar folosirea resurselor umane si de timp sa fie cat mai judicioasa.
ART. 40
(1) In cazul in care se decide amanarea activitatii de preluare in urma deciziei Colegiului director al Camerei, solicitantul va fi instiintat in scris despre acest lucru, cu invocarea temeiului legal.
(2) Amanarea preluarii se poate decide in urmatoarele cazuri:
a) lipsa spatiilor de depozitare;
b) neintrunirea conditiilor de prelucrare;
c) lipsa personalului necesar pentru preluarea documentelor.
ART. 41
Imediat dupa preluare, arhiva va fi depozitata in conformitate cu regulile si etapele prevazute in cap. VI – Instructiuni privind organizarea si administrarea spatiilor de depozitare a arhivei.

SECTIUNEA a 3-a
Custodia definitiva asigurata de catre Camera

ART. 42
(1) La incetarea calitatii de notar public sau la schimbarea sediului din localitatea in care a fost creata arhiva notariala, in cazul in care arhiva nu poate fi preluata de un notar public, in baza deciziei Colegiului director al Camerei, Serviciul arhiva preia arhiva in vederea pastrarii definitive.
(2) In cazul decesului notarului public, predarea oficiala a arhivei catre custode se va face de catre un imputernicit al sau, un curator, un mostenitor, sotul/sotia sau un executor testamentar.
(3) In celelalte cazuri de incetare a calitatii de notar public sau in cazul schimbarii sediului, predarea oficiala a arhivei notariale catre Serviciul arhiva se va face de catre notarul public sau un imputernicit al acestuia ori un reprezentant.
(4) Arhiva financiar-contabila ramane in pastrarea si gestiunea persoanei careia i-a incetat calitatea de notar public sau a urmasilor acesteia, pentru definitivarea situatiei financiar-contabile.
ART. 43
Persoana/persoanele desemnata/desemnate sa asigure coordonarea activitatii de preluare va/vor asigura:
a) mijloacele de protectie necesare transportului arhivei in conditii optime;
b) instruirea personalului care participa la preluare;
c) pregatirea spatiului necesar pentru depozitarea noii preluari.
ART. 44
Activitatea de preluare se va desfasura in conformitate cu etapele precizate la art. 36 – 39.
ART. 45
Imediat dupa preluare, arhiva va fi depozitata in conformitate cu regulile si etapele prevazute in cap. VI – Instructiuni privind organizarea si administrarea spatiilor de depozitare a arhivei.
ART. 46
(1) Acceptarea donatiilor de material arhivistic se face in conditiile in care materialul arhivistic donat prezinta o valoare documentar-istorica deosebita, iar provenienta licita a acestuia este asumata de ofertant prin oferta de donatie.
(2) Nu se vor accepta donatii asupra carora donatorul a instituit clauze ce restrictioneaza accesul la documente pe termene mai lungi decat cele prevazute de legislatia arhivistica.
(3) Procedura se declanseaza prin depunerea de catre donator a unei oferte de donatie, inregistrata, care trebuie sa cuprinda minimum urmatoarele elemente:
a) identificarea donatorului: numele si prenumele, adresa, actul de identitate si CNP-ul;
b) provenienta documentelor;
c) optiunea pentru donatie: identificarea beneficiarului;
d) descrierea obiectului donatiei:
– cantitatea si anii extremi ai documentelor;
– lista documentelor (daca este cazul), cuprinzand data, rezumatul si o descriere minimala;
e) eventualele clauze speciale pe care doreste sa le impuna asupra donatiei (perioada de protectie etc.), pastrarea copiilor, a exemplarelor 2, 3 etc.;
f) data si semnatura.
(4) Oferta va face obiectul analizei Colegiului director al Camerei.
(5) In cazul acceptarii donatiei si daca materialul arhivistic donat se constituie, in integralitate, in fond distinct/colectie distincta, o copie a actului de acceptare va fi depusa la dosarul colectiei/fondului.
(6) Donatorul va fi instiintat in scris despre decizie in termen de maximum 30 de zile si, in cazul acceptarii donatiei, se va conveni asupra locului si datei incheierii actelor.
(7) Contractul de donatie va fi incheiat in fata unui notar public. Continutul contractului de donatie va cuprinde mentiunile obligatorii prevazute de legislatia notarilor publici si activitatii notariale, precum si mentiunile/clauzele stabilite de comun acord de donator si donatar.
(8) In situatia in care din materialul arhivistic donat se va constitui un fond distinct/o colectie distincta, acesta se va denumi cu numele creatorului/colectionarului si va fi inregistrat in Registrul general de arhiva, completandu-se fisa preluarii si fisa Situatia fondului.
(9) In situatia in care materialul arhivistic donat nu se constituie in fond distinct, iar unitatile arhivistice donate vor fi integrate unor fonduri si colectii existente, acestea vor fi inregistrate la ultima preluare aferenta fiecarui fond/colectie la care vor fi integrate, actualizandu-se datele inregistrate in instrumentele de evidenta.
(10) Imediat dupa preluarea materialului arhivistic donat, acesta va fi depozitat in conformitate cu regulile si etapele prevazute in cap. VI – Instructiuni privind organizarea si administrarea spatiilor de depozitare a arhivei.
ART. 47
(1) Procedura de vanzare-cumparare se declanseaza la solicitarea vanzatorului, care va depune la Camera o oferta de vanzare-cumparare, care se inregistreaza si trebuie sa cuprinda minimum urmatoarele elemente:
a) identificarea vanzatorului: numele si prenumele, adresa, actul de identitate si CNP-ul;
b) provenienta documentelor;
c) optiunea pentru cumparare: identificarea beneficiarului;
d) descrierea obiectului vanzarii:
– cantitatea si anii extremi ai documentelor;
– lista documentelor (daca este cazul), cuprinzand data, rezumatul si o descriere minimala;
e) refuzul Arhivelor Nationale in virtutea dreptului de preemptiune la vanzarea documentelor apartinand Fondului arhivistic national al Romaniei;
f) data si semnatura.
(2) Oferta va face obiectul analizei Colegiului director al Camerei, in vederea stabilirii valorii arhivistice, a oportunitatii de cumparare si a determinarii valorii financiare a materialului arhivistic.
(3) In vederea stabilirii valorii financiare a materialului arhivistic, Colegiul director al Camerei poate apela la consultanti externi din zona culturala (arhivisti, bibliotecari, muzeografi, anticari); se vor folosi in acest sens si listele de preturi pentru bunuri culturale elaborate de Biblioteca Nationala a Romaniei si Ministerul Culturii.
(4) In situatia in care documentele corespund politicii de preluari a Camerei, responsabilul desemnat va face demersuri si va armoniza pretul oferit de vanzator, pretul estimat de Camera si resursele financiare puse la dispozitie, putand opta, dupa caz, intre: refuzul achizitionarii, achizitionare partiala sau integrala.
(5) Vanzatorul va fi instiintat in scris despre decizie in termen de maximum 30 de zile si, in cazul acceptarii totale sau partiale a cumpararii, se va conveni asupra locului si datei incheierii actelor.
(6) In cazul in care se decide cumpararea materialului arhivistic, se va incheia un contract de vanzare-cumparare intre vanzator si Camera.
(7) Contractul de vanzare-cumparare va fi incheiat in fata unui notar public. Continutul contractului de vanzare-cumparare va cuprinde mentiunile obligatorii prevazute de legislatia notarilor publici si a activitatii notariale, precum si mentiunile/clauzele stabilite de comun acord de vanzator si cumparator.
(8) Materialul arhivistic cumparat se poate constitui in fond distinct/colectie distincta sau poate fi integrat unor fonduri/colectii existente. Inregistrarea in instrumentele de evidenta a materialului arhivistic provenit prin depunere de oferta de vanzare-cumparare se va realiza urmand etapele prevazute la donatie.
(9) Imediat dupa preluarea materialului arhivistic cumparat, acesta va fi depozitat in conformitate cu regulile si etapele prevazute in cap. VI – Instructiuni privind organizarea si administrarea spatiilor de depozitare a arhivei.
ART. 48
(1) Va fi acceptat pentru pastrarea in custodie la Camera materialul arhivistic in urmatoarele situatii:
a) materialul arhivistic are o valoare istorica deosebita, insa proprietarul acestuia nu ii poate asigura conditii propice de pastrare si securitate;
b) proprietarul permite accesul la cercetarea materialului arhivistic si, la retragerea custodiei, accepta sa doneze Camerei copii ale acestuia;
c) exista spatiu suficient de depozitare si masuri de siguranta suficiente pentru a garanta custodia.
(2) Procedura este declansata la solicitarea persoanei care doreste sa depuna in custodie materialul arhivistic, prin completarea unei cereri de depunere in custodie, care va contine minimum urmatoarele elemente:
a) identificarea persoanei care doreste sa depuna in custodie: numele si prenumele, adresa, actul de identitate si CNP-ul;
b) provenienta materialului arhivistic;
c) motivarea cererii de custodie;
d) descrierea obiectului custodiei:
– cantitatea si anii extremi ai documentelor;
– lista documentelor (daca este cazul), cuprinzand data, rezumatul si o descriere detaliata;
e) data revocarii custodiei si conditiile in care ea se produce;
f) procedura de adoptat in cazul in care revendicarea custodiei nu se produce la termenul scadent;
g) alte clauze speciale;
h) data si semnatura.
(3) Oferta va face obiectul analizei Colegiului director al Camerei.
(4) Solicitantul va fi instiintat in scris despre decizie in termen de maximum 30 de zile si, in cazul acceptarii custodiei, se va conveni asupra locului si datei incheierii actelor.
(5) Se va proceda la incheierea unui contract de custodie, care va cuprinde minimum urmatoarele elemente:
a) identificarea persoanei care doreste sa depuna in custodie: numele si prenumele, adresa, actul de identitate si CNP-ul;
b) identificarea angajatului Camerei care accepta custodia;
c) provenienta documentelor;
d) descrierea obiectului custodiei:
– cantitatea si anii extremi ai documentelor;
– lista documentelor, cuprinzand data, rezumatul si o descriere detaliata;
– reproduceri foto color ale documentelor;
e) data revocarii custodiei si conditiile in care ea se produce;
f) alte clauze speciale;
g) data si semnatura partilor (depunatorul si reprezentantul legal al Camerei).
(6) Contractul va fi intocmit in doua exemplare, cate unul pentru fiecare parte; exemplarul Camerei va fi inregistrat si depus la dosarul fondului.
(7) Custodiile vor fi inregistrate in Registrul general de arhiva si se va completa fisa Situatia fondului, iar instrumentele de evidenta vor fi inregistrate in Registrul de evidenta a intrarilor-iesirilor unitatilor arhivistice.
(8) Custodiile isi vor pastra individualitatea, iar pentru o gestiune mai facila se va constitui o colectie de custodii.
(9) Imediat dupa preluarea materialului arhivistic, acesta va fi depozitat in conformitate cu regulile si etapele prevazute in cap. VI – Instructiuni privind organizarea si administrarea spatiilor de depozitare a arhivei.
ART. 49
(1) Camera poate achizitiona, in baza acordurilor si protocoalelor nationale si internationale, copii (pe suporturi diverse: hartie, pelicula, digital etc.) de pe documente ce contin informatii cu valoare istorica notariala deosebita si ale caror originale fac parte din fonduri sau colectii ce se afla in administrarea altor arhive.
(2) Se vor constitui colectii din copii ale originalelor aflate in arhivele altor institutii, colectii ce vor purta numele detinatorului de unde s-au efectuat reproducerile de documente.
(3) Colectiile vor fi inregistrate in Registrul general de arhiva si se vor intocmi fisa Situatia preluarii si fisa Situatia fondului, iar instrumentele de evidenta vor fi inregistrate in Registrul de evidenta a intrarilor-iesirilor unitatilor arhivistice.

CAPITOLUL IV
Luarea in evidenta a materialelor arhivistice intrate la Camera; instrumente de evidenta a intrarilor

ART. 50
Materialele arhivistice sunt preluate de Camera pe baza a doua tipuri de documente:
a) documente ce atesta transferul de material arhivistic in administrarea Camerei;
b) documente ce descriu continutul preluarii.
ART. 51
(1) Documentele ce atesta transferul de material arhivistic in administrarea Camerei sunt:
a) procese-verbale de predare-preluare;
b) act de donatie;
c) contract de custodie sau de depozit;
d) contract de vanzare-cumparare;
e) proces-verbal de luare in evidenta.
(2) Aceste documente se intocmesc in forma scrisa la momentul preluarii, in cel putin doua exemplare (cu exceptia procesului-verbal de luare in evidenta), fiind semnate de parti. Exemplarul Camerei se inregistreaza si se depune la dosarul fondului. In cazul in care se intocmesc sub forma electronica, documentele incheiate se semneaza cu semnatura electronica extinsa, in conditiile stabilite de lege, si se arhiveaza, avand in vedere nevoia de pastrare pe termen lung.
ART. 52
(1) Documente ce descriu continutul preluarii: inventare, lista existent etc.
(2) Aceste documente se intocmesc in forma scrisa, in format hartie si/sau electronic, anterior intocmirii actelor ce inregistreaza oficial transferul de administrare. In format hartie, se intocmesc cel putin 3 exemplare. Documentele se inregistreaza in Registrul de evidenta a intrarilor-iesirilor unitatilor arhivistice.
ART. 53
Dupa preluare, se completeaza urmatoarele instrumente de evidenta:
a) Registrul general de arhiva;
b) Registrul de evidenta a intrarilor-iesirilor unitatilor arhivistice;
c) fisa Situatia preluarii;
d) fisa Situatia fondului;
e) dosarul fondului.
ART. 54
(1) Registrul general de arhiva (anexa nr. 7) este un instrument de evidenta a fondurilor si colectiilor detinute de catre Camera, care are rolul:
a) de a identifica in mod unic preluarile de materiale arhivistice;
b) de a inregistra atribuirea numarului de fond;
c) de a face legatura intre prima preluare si urmatoarele.
(2) In Registrul general de arhiva se inregistreaza toate fondurile detinute la data intocmirii si, in continuare, preluarile de documente, in ordinea intrarii lor, si fondurile/fragmentele de fonduri depistate ulterior in depozitele proprii, fara forme de evidenta.
(3) Registrul general de arhiva poate fi intocmit in format hartie sau in format electronic. Pentru sistemul in format electronic, sistemul informatic trebuie sa asigure cel putin controlul dreptului de modificare a datelor printr-un sistem de autentificare, realizarea de copii de siguranta periodice si imprimarea pe hartie a datelor inscrise in decursul unui an.
(4) Registrul general de arhiva, in format hartie sau electronic, va fi pastrat cu caracter permanent, ceea ce impune luarea masurilor necesare pentru o scriere durabila (instrument si material de scriere, precum si suport rezistent), respectiv pentru pastrarea pe termen lung a fisierelor informatice.
ART. 55
(1) In Registrul de evidenta a intrarilor-iesirilor unitatilor arhivistice (anexa nr. 8) se inregistreaza si se tine evidenta instrumentelor rezultate in urma intocmirii evidentei fizice si descrierii materialelor arhivistice din fonduri si colectii
(2) In Registrul de evidenta a intrarilor-iesirilor a unitatilor arhivistice se inscriu toate instrumentele de evidenta existente in momentul intocmirii acestuia si, in continuare, cele care se realizeaza sau se preiau ulterior.
(3) Registrul de evidenta a intrarilor-iesirilor unitatilor arhivistice poate fi intocmit in format hartie sau in format electronic. Pentru sistemul in format electronic, sistemul informatic trebuie sa asigure cel putin controlul dreptului de modificare a datelor printr-un sistem de autentificare, sa asigure realizarea de copii de siguranta periodice si sa asigure imprimarea pe hartie a datelor inscrise in decursul unui an.
(4) Registrul prevazut la alin. (1) – (3), in format hartie sau electronic, va fi pastrat permanent, ceea ce impune luarea masurilor necesare pentru o scriere durabila (instrument si material de scriere, precum si suport rezistent), respectiv pentru pastrarea pe termen lung a fisierelor informatice.
ART. 56
(1) Fisa Situatia fondului (anexa nr. 9) este un instrument de sinteza, care serveste cunoasterii existentului de documente preluate, precum si a tuturor operatiunilor si activitatilor arhivistice la care a fost supus fondul; se intocmeste in baza fisei Situatia preluarii si a instrumentelor de evidenta fizica si intelectuala.
(2) Fisa Situatia fondului va fi formata dintr-o fisa de baza si va avea tot atatea fise anexa cate preluari vor exista in cadrul fondului.
ART. 57
Fisa Situatia preluarii este un instrument auxiliar Fisei Situatia fondului si se intocmeste pentru fiecare preluare din cadrul unui fond. Serveste cunoasterii existentului de documente efectiv preluate, precum si a tuturor operatiunilor si activitatilor arhivistice la care a fost supusa preluarea.
ART. 58
(1) La prima preluare, se deschide pentru fiecare fond in parte dosarul fondului.
(2) Cota dosarului este data de numarul fondului, din Registrul general de arhiva. Dosarele vor fi pastrate in ordinea numerelor de fond.
(3) La dosarul fondului se vor pastra toate documentele ce rezulta din administrarea fondului arhivistic in cadrul Camerei, cu exceptia instrumentelor de evidenta active, care vor fi pastrate separat; instrumentele de evidenta anulate se vor clasa la dosarul fondului, ca volume separate.
ART. 59
Inventare arhivistice intocmite de creatori vor fi inregistrate in Registrul de evidenta a intrarilor-iesirilor unitatilor arhivistice.
ART. 60
(1) Elementele de cota stabilite in faza de preluare, de regula, vor fi pastrate in continuare.
(2) Modificari ale cotelor de preluare se vor produce in urmatoarele cazuri:
a) se constata faptul ca o cota nu identifica in mod unic unitatile arhivistice, caz in care se adauga un element la cota, astfel incat sa se rectifice situatia. Modificarea va fi documentata la dosarul fondului pe baza unei note si va fi semnalata in descrierea arhivistica;
b) se constata ca in cadrul preluarii exista materiale arhivistice apartinand mai multor fonduri. In acest caz se fondeaza documentele; ansamblurile de documente apartinand fiecarui fond vor fi tratate ca preluari distincte, se inregistreaza separat in Registrul general de arhiva, se recoteaza si se intocmesc evidentele specifice unei preluari; se face referinta la preluarea initiala si se face mentiune pe instrumentele de evidenta ale preluarii initiale si fisa Situatia preluarii asupra unitatii arhivistice transferate, cu mentiune la preluarea initiala. De asemenea, pe coperta 3 a dosarului se face mentiune: “cota veche: …”, se dateaza si se semneaza de lucratorul care a recotat.
c) alte cazuri, temeinic justificate prin planul activitatii desfasurate (ordonare, descriere, selectionare, dupa caz) si aprobate de seful Serviciului arhiva.
(3) In toate cazurile in care cotele alocate initial se modifica, este obligatorie realizarea unor tabele de corespondenta intre cotele initiale si cele finale (care sa faca astfel legatura intre inventarele administrative initiale si inventarele administrative/formele de evidenta ulterioare). Ca rezultat final, evidentele trebuie sa permita reconstituirea preluarii si a cotelor cu care o unitate arhivistica a intrat in administrarea Camerei si a perioadei in care a purtat cotele respective, in masura posibilitatii de reconstituire.
(4) In situatia in care instrumentele de evidenta initiale ies din uz, ca urmare a intocmirii unor noi forme de evidenta, vechile instrumente se anuleaza (prin indicarea pe foaia de titlu a mentiunii “Anulat”), se anuleaza in Registrul de evidenta a intrarilor – iesirilor unitatilor arhivistice prin mentiunea la rubrica “Iesiri din arhiva” a cuvantului “Anulat”; numarul respectivului instrument de evidenta nu va mai fi atribuit altuia nou, iar instrumentul in sine va fi arhivat la dosarul fondului. Aceste modificari vor fi inregistrate si in descrierile arhivistice, precizand perioada de timp in care a fost folosita o anume cota si un anumit instrument de evidenta.
ART. 61
(1) In cazul in care in depozitele Camerei se identifica material arhivistic fara niciun fel de forma de evidenta, va fi informat seful serviciului, iar acesta va desemna o persoana/un colectiv care va proceda astfel:
a) va analiza contextul in care sunt amplasate in depozit documentele si eventualele legaturi cu fondurile si colectiile invecinate;
b) se vor analiza sumar, prin sondaj, documentele, pentru stabilirea eventualului creator si se va verifica in ce masura exista un fond caruia documentele i-ar putea apartine sau de la care sunt declarate lipsa;
c) se vor analiza si alte acte referitoare la asezarea fondurilor si colectiilor in depozite.
(2) Se va intocmi o nota de constatare catre seful serviciului, care va cuprinde rezultatele analizei indicate mai sus si contextul in care a fost identificat materialul arhivistic, urmata de propunerea fie de luare in evidenta, fie de integrare la fondurile/colectiile de unde a fost constatat si declarat lipsa.
(3) In baza notei de constatare, seful Serviciului arhiva va decide luarea in evidenta a materialului arhivistic prin incheierea unui proces-verbal de luare in evidenta, inregistrarea materialului arhivistic ca un nou fond sau ca o noua preluare in cadrul unui fond existent. Ambele documente se vor clasa la dosarul fondului.

CAPITOLUL V
Procedura privind iesirile de fonduri arhivistice/material arhivistic din depozitele Camerei

ART. 62
Scoaterea documentelor din evidenta arhivei se poate realiza prin:
a) selectionarea de arhiva;
b) retragerea custodiei;
c) transferul de arhiva;
d) eliminarea in urma distrugerii provocate de calamitati naturale ori de un eveniment exterior imprevizibil si de neinlaturat.
ART. 63
(1) Selectionarea documentelor detinute definitiv de Camera in vederea eliminarii se efectueaza cu avizul comisiei de selectionare constituite la nivelul aparatului propriu si cu aprobarea presedintelui Colegiului director al Camerei.
(2) Serviciul arhiva poate realiza procedura de selectionare a arhivelor conservate temporar dupa o prealabila autorizare a acestei operatiuni arhivistice de catre beneficiarul custodiei.
(3) In vederea efectuarii operatiunii arhivistice de selectionare, se vor parcurge urmatoarele etape:
a) evaluarea documentelor;
b) intocmirea planului de selectionare;
c) intocmirea evidentei materialelor arhivistice care urmeaza a fi eliminate;
d) inaintarea spre avizare a lucrarii de selectionare.
(4) In functie de cantitatea de documente supusa selectionarii, schema de organizare a creatorului, modul de constituire a unitatilor arhivistice si de gradul de prelucrare arhivistica a fondului respectiv, eliminarea documentelor se va efectua prin una sau mai multe dintre urmatoarele metode:
a) la nivel de grupare de documente (preluare de documente, parte structurala, serie, unitate arhivistica – fie aceasta foaie volanta, dosar, registru etc.);
b) in interiorul unitatii arhivistice, in cazul in care documentele lipsite de valoare sunt numeroase, iar cheltuiala de timp si de resurse umane este justificata prin spatiul de depozitare castigat.
(5) Lucrarea de selectionare se transmite, spre analiza, Arhivelor Nationale si se compune din:
a) adresa de inaintare;
b) inventarele documentelor care se propun pentru eliminare;
c) inventarele documentelor care se pastreaza permanent (in cazul fondurilor ordonate si inventariate);
d) procesul-verbal al sedintei comisiei de selectionare;
e) decizia de numire a comisiei de selectionare.
(6) Documentele care sunt respinse de la eliminare de catre Arhivele Nationale, chiar daca au fost avizate de comisiile de selectionare, se reintegreaza la fond.
(7) Lucrarea de selectionare se intocmeste in 3 exemplare, un exemplar se transmite Arhivelor Nationale, un exemplar se arhiveaza de catre comisia de selectionare si un exemplar la Dosarul fondului.
(8) Inventarele se refac daca arhiva eliminata depaseste 50% din total. In caz contrar, se fac doar notificarile privind eliminarea, la rubrica “Observatii” din instrumentele de evidenta.
ART. 64
(1) Pentru fondurile arhivistice notariale primite in custodie temporara retragerea lor din administrarea Camerei se face exclusiv la cererea scrisa, datata si semnata a notarului public depunator.
(2) Pentru celelalte materiale arhivistice primite in custodie retragerea lor din administrarea Camerei se face exclusiv la cererea scrisa, datata si semnata a depunatorului, urmasului acestuia sau a unui imputernicit al acestora, imputernicit in acest sens prin procura notariala. Copia actului care face dovada succesiunii in drepturi se va depune la dosarul colectiei/fondului primit in custodie.
(3) In urma cererii, se va proceda la numirea unei persoane/comisii (in functie de cantitatea de documente) care sa se ocupe de problema inapoierii custodiei.
(4) Persoana/comisia va proceda la:
a) verificarea existentului (compararea cu instrumentul de evidenta valabil in momentul depunerii in custodie);
b) verificarea intocmirii copiilor de pe documente; in cazul in care acestea nu au fost executate, se va proceda la executarea lor in regim de urgenta.
(5) In termen de 5 zile de la primirea cererii de retragere, se va proceda la convocarea in scris a persoanei care a solicitat retragerea in vederea stabilirii, de comun acord, a datei si locului de restituire a documentelor aflate in custodie.
(6) Predarea se va face la nivel de unitate arhivistica, prin compararea cu instrumentul de evidenta.
(7) Rezultatele predarii vor fi consemnate intr-un proces-verbal, incheiat in doua exemplare, cate unul pentru fiecare parte (exemplarul Camerei fiind inregistrat si depus la dosarul fondului).
(8) In cazul in care, cu ocazia verificarii sau cu ocazia restituirii custodiei, apar diferente fata de momentul depunerii (documente lipsa sau deteriorate), acestea vor fi mentionate in procesul-verbal si se vor lua masuri pentru remedierea problemelor, astfel:
a) documentele deteriorate din alte cauze decat cele provocate de un eveniment imprevizibil si de neinlaturat vor fi restaurate cu titlu gratuit de Camera;
b) pentru documentele lipsa se vor lua masuri pentru depistarea acestora si, in cazul persistentei problemei, se vor lua masuri disciplinare, civile sau penale fata de cei gasiti vinovati;
c) instrumentele de evidenta se vor actualiza corespunzator;
d) fisa Situatia fondului/fisa Situatia preluarii se va inchide prin bararea spatiilor goale si mentiunea: “restituit la data de …”; va fi depusa in dosarul fondului (custodiei);
e) dosarul fondului/colectiei restituite din custodie se va inchide, certifica si arhiva;
f) la pozitia din Registrul general de arhiva corespunzatoare preluarii custodiei vor fi inserate, la rubrica “Observatii”, mentiunea: “restituit”, data si numarul procesului-verbal de restituire;
g) pe instrumentul de evidenta se vor mentiona: “Anulat in urma restituirii custodiei”, data si numarul actului de restituire;
h) in Registrul de evidenta a intrarilor-iesirilor unitatilor arhivistice se va anula instrumentul de evidenta corespunzator, cu mentiunea: “Anulat”;
i) se vor actualiza instrumentele de evidenta fizica de la depozit.
ART. 65
(1) In cadrul Camerei, prin decizie a Colegiului director al Camerei, se pot realiza transferuri permanente de ansambluri de documente (fonduri/parti de fonduri), cu scopul:
a) de a reintregi fonduri si colectii;
b) de a aplica principiul teritorialitatii (asigurarea proximitatii documentelor de o anumita comunitate sau zona geografica la care se refera).
(2) Transferurile se realizeaza in baza unei planificari, stabilita de comun acord intre structurile Camerei predatoare si primitoare.
(3) Planificarea va cuprinde cel putin structurile implicate, motivarea transferului, fondurile si cantitatile implicate, resursele umane si de transport necesare, data prevazuta pentru transfer, traseele de transport.
(4) Predarea se va realiza la nivel de unitate arhivistica, prin confruntarea existentului cu instrumentele de evidenta.
(5) Predarea se va finaliza cu incheierea unui proces-verbal de predare-primire, cate unul pentru fiecare parte, care va fi inregistrat si depus la dosarul fondului. Procesul-verbal va cuprinde mentiuni despre predator si primitor, perioada realizarii transferului, denumirea fondurilor si cantitatile, lista instrumentelor de evidenta predate.
(6) Transferul de fonduri arhivistice intre camere urmeaza aceeasi procedura.
(7) Primirea materialelor se va face conform precizarilor din cap. III – Procedura referitoare la intrarile de fonduri arhivistice notariale sau alt material arhivistic la Camera.
(8) Dupa efectuarea transferului vor fi realizate mentiunile corespunzatoare in Registrul general de arhiva, Ghidul topografic, Ghidul de raft si Fisa de depozit.
ART. 66
(1) Transferul temporar reprezinta imprumutul de documente, pe perioada determinata, intre structurile Camerei sau intre Camere si Uniune.
(2) In vederea realizarii unor evenimente culturale (expozitii, simpozioane etc.), Camerele si Uniunea isi pot imprumuta intre ele documente originale, pe perioada determinata, pe baza de proces-verbal de predare-primire.
(3) Transferul temporar de documente se va realiza intotdeauna cu aprobarea presedintelui Colegiului director al Camerei sau a inlocuitorului legal.
ART. 67
(1) Pentru materialele arhivistice afectate grav si iremediabil de un eveniment neprevazut si de neinlaturat se realizeaza o eliminare pe criteriul deteriorarii iremediabile.
(2) In vederea eliminarii, se intocmeste procesul-verbal de constatare a deteriorarii complete a documentelor, in care se vor mentiona imprejurarile producerii evenimentului, cantitatea de arhiva afectata, denumirea fondurilor si partilor structurale afectate, anii extremi ai documentelor. In cazul in care exista instrumente de evidenta pentru aceste materiale, se vor indica si cotele unitatii arhivistice.
(3) Procesul-verbal va fi avizat de seful serviciului arhiva si aprobat de presedintele Colegiului director al Camerei.
(4) Dupa comunicarea aprobarii, instrumentele de evidenta ale fondurilor si colectiilor care au facut obiectul eliminarii vor fi actualizate.

CAPITOLUL VI
Instructiuni privind organizarea si administrarea spatiilor de depozitare a arhivei

ART. 68
Prezentul capitol reglementeaza organizarea si administrarea spatiilor de depozitare in vederea cunoasterii localizarii fondurilor si colectiilor in depozite, pentru a permite:
a) regasirea facila;
b) reorganizarile necesare;
c) urmarirea circuitului unitatilor arhivistice (intrare, asezare, iesire din depozit);
d) cunoasterea existentului fondurilor si colectiilor din depozite;
e) gestiunea gradului de ocupare a spatiilor de depozitare;
f) elaborarea de rapoarte si statistici, analize si sinteze.

SECTIUNEA 1
Organizarea si administrarea depozitelor de arhiva

ART. 69
(1) Materialele arhiviste preluate de Camera se introduc la inceput intr-un spatiu in care se verifica cu inventarele de preluare, se desprafuiesc si se introduc in mijloace de pastrare, inainte sa intre in depozit.
(2) Documentele suspecte sau contaminate vor fi izolate de restul documentelor si nu vor fi introduse in depozit decat dupa ce s-au luat masuri de aducere a lor la o stare corespunzatoare de conservare.
(3) Mijloacele de protectie trebuie dimensionate dupa materialul arhivistic ce urmeaza a fi introdus, astfel incat sa se evite orice fel de solicitari care l-ar putea deteriora (plieri, tensionari, presiuni etc.).
(4) Incarcarea materialului arhivistic pe rafturile dintr-un depozit se va face respectand urmatoarele reguli:
a) sensul incarcarii depozitului si mijloacelor de pastrare urmeaza regula scrierii, stand cu spatele la punctul de acces principal, respectiv, dupa caz:
– din fata in spate;
– de sus in jos;
– de la stanga la dreapta;
b) se va asigura compatibilitatea suporturilor (datorita conditiilor de mediu specifice, arhiva pe suport hartie nu va fi pastrata in aceleasi depozite cu arhiva electronica sau cea pe suport de celuloid). Legatura intelectuala (de continut) intre materialul documentar apartinand aceluiasi fond, dar depozitat in spatii diferite se realizeaza prin intermediul instrumentelor de evidenta;
c) in legatura cu compatibilitatea de continut a materialului documentar dintr-un depozit, se poate opta pentru una dintre urmatoarele variante:
– solutia tematica: fondurile apartinand unei zone geografice sau documentele apartinand unui fond de mari dimensiuni se pastreaza fizic in acelasi spatiu de depozitare. Pentru acest lucru se va avea in vedere gruparea fondurilor apartinand unei zone geografice sau asigurarea corespondentei intre marimea fondului si marimea depozitului; asigurarea spatiilor de rezerva, pentru preluari ulterioare etc.;
– solutia economica: documentele vor fi asezate in depozit fara a tine cont de provenienta, iar legatura intelectuala (de continut) intre materialul documentar apartinand aceluiasi fond, dar depozitat in spatii diferite se realizeaza prin intermediul instrumentelor de evidenta.
(5) Asezarea materialului arhivistic in mijloacele de pastrare se face in functie de formatul si caracteristicile suportului.
(6) Asezarea materialelor arhivistice pe raft sau in cutie in pozitie detensionata si usor manevrabila. Din acest punct de vedere exista posibilitati multiple, cum ar fi:
a) asezarea pe orizontala a unitatilor arhivistice. Aceasta este specifica unitatilor de format mare (registre, planuri), dar trebuie evitata gruparea mai multor unitati care ar ingreuna scoaterea din raft sau din cutie;
b) documentele conservate rulate se stabilizeaza in aceasta forma, se rigidizeaza si sunt dificil de intins. Se recomanda evitarea acestei modalitati de pastrare;
c) fotografiile trebuie puse in camasi sau plicuri individuale, cu folie speciala de protectie peste partea imprimata. Fotografiile alb-negru trebuie separate de cele color. Cele de format mare trebuie aranjate orizontal;
d) asezarea pe cant, pe latura lunga a unitatilor arhivistice si, respectiv, a cutiilor si pachetelor. La volumele foarte grele asezarea in raft se face pe cotorul registrului, deoarece in acest fel greutatea volumelor se descarca pe o suprafata mai mare decat daca volumele s-ar aseza pe latura scurta si nu este fortata linia de imbinare dintre scoarte si blocul de file;
e) asezarea pe cant a discurilor de orice fel;
f) in cutii, materialele arhivistice vor fi introduse in grupuri de unitati arhivistice la care toate dosarele au aceeasi orientare, de preferinta cu cotorul in jos. Cand cotorul este mai gros decat fata dosarului se imparte grupul de dosare in doua, din care o parte va sta cu cotorul in jos, iar o alta parte va fi plasata cu fata in jos:
– se recomanda ca brosurile si foile volante sa fie introduse in cutii. Foile volante trebuie introduse in camasa de protectie. O camasa poate contine mai multe documente, dar nu trebuie sa depaseasca grosimea de 2,5 cm.
– daca o cutie este aranjata vertical in raft si nu este in intregime umpluta, foile se deformeaza. Se recomanda folosirea unui material de umplere (deseuri de carton si hartie cu caracteristici fizico-chimice corespunzatoare) pentru a pastra materialele in pozitie verticala.
– daca o cutie este prea plina sau prea mica, apar deformari. Se recomanda inlocuirea mijlocului de protectie.
(7) Este interzisa asezarea arhivei in vrac direct pe pardoseala, indiferent daca este sau nu este introdusa in mijloace de protectie ori daca aceasta este organizata sau neorganizata. Singurele exceptii de la aceasta regula sunt ocazionale si sunt determinate de necesitati de transport si de ordonare a depozitelor, dar pentru o perioada foarte scurta de timp si numai daca exista posibilitatea asezarii acestora pe paleti.
ART. 70
(1) Activitatea de transport/transfer de arhiva are in vedere urmatoarele aspecte:
a) transferul de material arhivistic de la/catre alta structura a Camerei:
– actiunea se stabileste in baza deciziei Colegiului director al Camerei sau, dupa caz, a dispozitiei presedintelui, cu specificarea datei (datelor), itinerarului transportului, cantitatii si a resurselor necesare (mijloace de transport, personalului care participa la transport si persoana responsabila, necesarul de mijloace de ambalare etc.);
– activitatea va fi consemnata intr-un proces-verbal de predare-primire;
– in cazul constatarii unor lipsuri intre cantitatea incarcata si cea descarcata, sunt instiintati de indata sefii structurilor destinatar-expeditor si se fac verificari pentru recuperarea materialelor lipsa si/sau stabilirea responsabilitatilor;
b) transferul de material arhivistic intre depozite apartinand aceleiasi structuri:
– actiunea se declanseaza in baza deciziei Colegiului director al Camerei sau, dupa caz, a dispozitiei presedintelui, unde se precizeaza data actiunii, itinerarul transportului si resursele necesare (mijlocul de transport, personalul necesar si persoana responsabila, necesarul de mijloace de ambalare etc.);
– dupa transport, in cazul constatarii unor lipsuri intre cantitatea incarcata si cea descarcata, este instiintat de indata seful direct si se iau masuri pentru recuperarea materialelor lipsa si/sau stabilirea responsabilitatilor.
(2) In procesul de transfer/transport arhiva, trebuie avute in vedere cel putin 3 aspecte esentiale:
a) securitatea transportului se refera la protectia materialelor arhivistice impotriva pierderii, sustragerii sau distrugeri in timpul transportului. In acest sens:
– nu se va transporta arhiva cu mijloace de transport proprietate personala sau cu mijloace de transport in comun;
– in cazul transportarii unor materiale arhivistice de valoare exceptionala se va cere protectia structurilor de ordine publica;
– spatiul de transport arhiva trebuie securizat, pentru a impiedica o cadere accidentala in timpul transportului;
b) integritatea fizica a materialului documentar se refera la protejarea impotriva deteriorarii in timpul transportului. In acest sens, se vor avea in vedere:
– pregatirea mutarii:
– ambalarea arhivei (in cazul in care nu este introdusa in mijloace de protectie);
– asigurarea inchiderii mijloacelor de protectie;
– igiena spatiului de transport, respectiv curatarea acestuia de potentiale substante inflamabile sau care ar putea afecta materialul arhivistic;
– modul de incarcare in vehicul, luand in considerare:
– rezistenta materialului de protectie/ambalare arhiva;
– inaltimea stivei de arhiva;
– gradul de fixare al stivei de arhiva impotriva rasturnarii (lateral si fata-spate);
– protectia impotriva intemperiilor;
c) asigurarea ordinii materialelor se refera la evitarea ravasirii materialului in timpul activitatii de mutare/transport. In acest sens, se vor avea in vedere:
– pregatirea transferului: pachetele/cutiile de transport vor fi numerotate, astfel incat sa asigure identificarea facila a ordinii de asezare;
– la incarcarea materialului se vor avea in vedere etapele de transport si incarcare pe raft la destinatie, astfel incat sa fie pastrata ordinea materialului. Solutia cea mai potrivita va fi identificata practic, printr-o serie de simulari, la inceputul transportului;
– o atentie deosebita trebuie acordata in cazul transportului unitatilor arhivistice ce nu sunt in mod normal introduse in mijloace de protectie (registre, harti etc.). In acest caz, se recomanda identificarea unei solutii de ambalare, in caz contrar fiind extrem de dificila pastrarea ordinii in timpul transportului unei mari cantitati de arhiva.
(3) Transferul materialului arhivistic in afara structurii ce administreaza un fond, in scopul informarii si cercetarii de catre personalul altei structuri, se aproba la propunerea personalului specializat de arhiva de catre Colegiul director al Camerei sau, dupa caz, de catre presedintele Colegiului director al Camerei.
(4) Transportul materialului arhivistic in afara structurii ce administreaza un fond, in scopul informarii si cercetarii de catre personalul altei structuri, se efectueaza prin intermediul si sub coordonarea Serviciului arhiva.
(5) In cazul in care urmeaza a fi cercetate unitatile arhivistice de catre angajati din cadrul unei substructuri (birou/compartiment) aflate in aceeasi locatie cu cea a structurii Camerei ce le administreaza, consultarea respectivelor unitati arhivistice poate fi realizata in camerele de lucru, dupa completarea fisei de control. In acest caz, angajatii Camerei vor ridica si vor restitui personal de la/la depozitul de arhiva unitatile arhivistice solicitate, executarea eventualelor reproduceri de pe documente realizandu-se doar de catre angajatii Serviciului arhiva.
(6) Angajatii Serviciului arhiva care scot materiale din depozite sunt obligati sa completeze in baza fiselor de control Registrul de depozit.
(7) Transportarea unitatilor arhivistice se face astfel incat sa respecte normele de securitate si sanatate in munca si integritatea materialului arhivistic.

SECTIUNEA a 2-a
Administrarea spatiilor de depozitare

ART. 71
(1) In vederea regasirii unitatii arhivistice asezate in depozite, trebuie realizata o legatura intre o adresa fizica (topografica) si unitatea arhivistica:
a) alocarea adreselor topografice se realizeaza prin stabilirea unei identitati unice a fiecarui spatiu de depozitare arhiva existent intr-un depozit. In acest sens:
– depozitele se numeroteaza, astfel incat sa li se asigure o identitate unica in cadrul Camerei;
– rafturile (sau alte echipamente de depozitare) se numeroteaza, astfel incat sa li se asigure o identitate unica in cadrul depozitului;
– politele se numeroteaza, astfel incat sa li se asigure o identitate unica in cadrul raftului;
– numerotarea rafturilor si politelor se face in ordinea scrierii, de la intrarea in depozit, de la stanga la dreapta si de sus in jos;
b) fiecare unitate arhivistica se caracterizeaza prin:
– apartenenta la un fond (o colectie) si/sau o preluare;
– apartenenta la un instrument de evidenta fizica si/sau intelectuala;
– cota, identificata in instrumentul de evidenta.
(2) Necesarul de instrumente de evidenta topografica la depozit poate varia, in functie de situatia concreta, dispunerea depozitului etc. Pentru fiecare depozit se va intocmi un ghid topografic.
ART. 72
(1) Ghidul va fi realizat, la nivel de depozit, sub forma unui tabel sau a unei baze de date si va cuprinde urmatoarele informatii minimale:
a) denumirea fondului/colectiei, numarul preluarii si denumirea partii structurale (in ordine alfabetica);
b) numarul fondului, preluarii si partii structurale (unde e cazul);
c) adresa topografica (rafturile si politele) pe care se regaseste;
d) numarul instrumentului de evidenta asociat.
(2) Ghidul va fi actualizat de catre persoana desemnata ori de cate ori situatia de la depozit se modifica.
(3) Daca in depozit exista un fond mare, cu mai multe parti structurale sau cu mai multe preluari, se va trece numele fondului, urmat de numarul preluarii (dupa caz) si/sau de numele partii structurale.
(4) Daca un fond este asezat pe mai multe rafturi, se vor trece pe randuri separate rafturile cu numarul de polite corespunzator.
(5) In cazul intocmirii unor baze de date, in adresa topografica va trebui introdus si numarul depozitului.
ART. 73
(1) Urmarirea circuitului documentelor la nivelul unui depozit se va face in baza urmatoarelor instrumente:
a) fisa de control, care va tine locul unitatilor arhivistice scoase din depozit;
b) registrul de depozit (anexa nr. 10), in care se vor inscrie toate iesirile unitatii arhivistice din depozit.
(2) In vederea scoaterii unitatii arhivistice din depozit:
a) lucratorul va consulta ghidurile topografice pentru localizarea unitatii arhivistice in cadrul depozitului;
b) va scoate din mijlocul de protectie unitatea arhivistica si va confrunta cota cu cea inscrisa pe fisa de control;
c) va plasa fisa de control in locul unitatii arhivistice si va reaseza mijlocul de protectie pe raft;
d) va inregistra in registrul de depozit scoaterea unitatii arhivistice din zona de depozitare.
(3) In vederea rearhivarii:
a) lucratorul va consulta ghidurile topografice pentru localizarea unitatii arhivistice in cadrul depozitului;
b) va scoate mijlocul de protectie, va scoate fisa de control si va confrunta cota inscrisa cu cea a unitatii arhivistice;
c) in cazul corespondentei intre cote, va plasa unitatea arhivistica la locul ei si va extrage fisa de control;
d) va reaseza pe raft mijlocul de protectie;
e) va opera in registrul de depozit rearhivarea unitatii arhivistice;
f) va pune fisa de control intr-un loc special destinat pastrarii acestora.
(4) La sfarsitul fiecarui an calendaristic responsabilii de depozite vor intocmi, in baza registrului, rapoarte privind gradul de utilizare pentru fondurile sau partile de fond din depozite. In cazul in care se constata o utilizare intensiva, pe parcursul mai multor ani, a anumitor materiale documentare, se vor preconiza masuri pentru:
a) realizarea de copii de folosire;
b) prioritizarea prelucrarii integrale a fondului, unde este cazul.
(5) La sfarsitul fiecarui an calendaristic, persoana desemnata va proceda la verificarea scaderii din registru a unitatii arhivistice scoase si nerevenite la depozit in cursul anului.

SECTIUNEA a 3-a
Cunoasterea existentului fondurilor si colectiilor

ART. 74
(1) Pentru fiecare depozit va fi numit, prin dispozitie a presedintelui Colegiului director al Camerei, un responsabil de depozit. Acesta va primi fisa depozitului, care va cuprinde minimum urmatoarele informatii:
a) capacitatea totala de depozitare;
b) capacitatea incarcata in mod real;
c) fondurile si colectiile existente (listare alfabetica, cu indicarea elementelor minime de identificare).
(2) Fisa de depozit va fi intocmita de responsabilul de depozit, in doua exemplare. Un exemplar al fisei va fi pastrat de conducatorul structurii si celalalt la persoana desemnata.
(3) Fisa de depozit va fi actualizata in functie de intrarile si iesirile permanente ale unitatilor arhivistice din depozitul respectiv.
(4) La schimbarea superiorului ierarhic, fiecare persoana desemnata ii va face acestuia o prezentare a fondurilor si colectiilor existente si a situatiei depozitului de care raspunde.
ART. 75
(1) Periodic, fondurile si colectiile frecvent utilizate sau asupra carora exista indicii temeinice care justifica decizia vor fi supuse verificarii existentului cu instrumentele de evidenta.
(2) In cadrul procesului de verificare se vor confrunta instrumentele de evidenta administrativa cu unitatile arhivistice existente fizic la depozit si starea de conservare a acestora.
(3) La finalizarea activitatii se va incheia un proces-verbal de verificare a existentului, a stadiului de prelucrare si a starii de conservare a fondului, in care se vor mentiona cel putin urmatoarele:
a) persoanele care au participat;
b) perioada desfasurarii activitatii;
c) cota partii structurale sau preluarii supusa verificarii, anii extremi si orice alte elemente care pot identifica un fragment verificat dintr-o preluare;
d) cotele instrumentelor de evidenta in baza carora se face verificarea;
e) situatia existentului pentru perioada supusa verificarii: se vor nota cotele unitatilor arhivistice neidentificate la raft, sub forma: “lipsa”, “fisa de control – cercetare”;
f) starea de conservare;
g) masuri propuse in vederea remedierii deficientelor constatate.
(4) Procesul-verbal de verificare va fi clasat la dosarul fondului.

CAPITOLUL VII
Procedura privind eliberarea certificatelor si copiilor de pe documentele pastrate de Camera

SECTIUNEA 1
Consideratii generale

ART. 76
(1) Prevederile prezentului capitol constituie cadrul de reglementare a activitatii de rezolvare a cererilor pentru furnizarea de informatii si eliberarea certificatelor si copiilor de pe documentele aflate in pastrarea si conservarea Camerei prin personalul de specialitate angajat: arhivisti, juristi, operatori, referenti de specialitate, secretari si arhivari, sub coordonarea conducerii Camerei.
(2) Pentru eliberarea duplicatelor sau a copiilor legalizate de pe actele din aceste arhive, pentru indreptarea erorilor materiale sau completarea omisiunilor vadite, precum si pentru reconstituirea actelor notariale, Colegiul director al Camerei va desemna un notar public. Reconstituirea inscrisurilor care au disparut fara a mai exista un exemplar original se face cu citarea si cu acordul tuturor partilor sau a succesorilor acestora.
(3) Pentru inscrierea mentiunilor privind revocarea, anularea, rectificarea actelor notariale aflate in arhiva Camerei se va desemna un membru al Colegiului director al Camerei sau un alt notar public din cadrul Camerei.
ART. 77
(1) Camera este obligata sa respecte dreptul partilor actului notarial de a lua cunostinta de documentele care le privesc, aflate intr-un dosar intocmit cu privire la acestea, si sa obtina copii, certificate sau extrase ale acestor documente.
(2) Orice informatii cu privire la actele notariale pastrate in arhivele Camerei se elibereaza numai persoanelor fizice si juridice care au calitatea de parti ale actului, succesorilor si reprezentantilor acestora, precum si acelora care justifica un drept sau un interes legitim, denumite in continuare persoane interesate.
(3) Informatia cu privire la testamente se elibereaza persoanelor interesate numai dupa decesul testatorului, dovedit cu actul de deces, cu exceptia cazurilor in care cererea este formulata de testatorul insusi.
ART. 78
(1) Camera poate elibera – la cererea, formulata in nume propriu, a persoanelor interesate, fizice sau juridice, de drept public ori privat – certificate si copii de pe toate documentele pe care le detine.
(2) Persoanele interesate pot fi reprezentante in relatia cu Camera de reprezentantul legal, de o persoana imputernicita prin procura autentica ori de avocat in baza delegatiei avocatiale.
(3) Camera care detine inscrisul ce face obiectul cererii prevazute la alin. (1) are obligatia sa solutioneze cererea in cel mai scurt timp posibil, iar in cazul in care refuza, sa comunice in scris refuzul sau motivat.
(4) Camera trebuie sa raspunda, in cel mai scurt timp, dar nu mai tarziu de 30 de zile, oricarei solicitari a Uniunii sau a organului de control, care vizeaza documente din arhiva pe care o detine.
(5) Cererea de eliberare de copii ale unor inscrisuri sau de informatii cu privire la acestea se face in scris de catre Uniune. Cererea trebuie sa cuprinda mentiuni privind numarul de inregistrare, semnatura si sigiliul solicitantului si se comunica prin mijloace conventionale de comunicare. Cel caruia i se adreseaza cererea are obligatia de a transmite, de indata si intocmai, cele solicitate, cu exceptia testamentelor, care nu pot fi puse la dispozitie fara dovada decesului testatorului.
ART. 79
(1) Prin copie, in sensul prezentului regulament, se intelege o reproducere fidela, prin xerografiere, fotocopiere, editare electronica sau scanare, a originalului documentului solicitat, aflat in fondurile pastrate de Camera. In conditiile legii, copia poate viza documentul in intregime ori in extras.
(2) Prin certificat, in sensul prezentului regulament, se intelege documentul prin care se confirma exactitatea sau realitatea unui fapt ori se atesta o anumita calitate in vederea valorificarii anumitor drepturi. Este un act intocmit de catre personalul de specialitate al Camerei, cuprinzand o grupare de informatii referitoare la solicitant (persoana fizica sau juridica), existente in unul sau mai multe documente originale detinute in fondurile arhivistice conservate in depozitele proprii, fara adaugari, omisiuni sau interpretari din partea detinatorului (inclusiv a celui care a intocmit lucrarea).
(3) In urmatoarele situatii in care nu se elibereaza copii ale documentelor ori la cererea petentului se intocmeste un certificat:
a) atunci cand nu se pot elibera copii din cauza investigarii mai multor documente, a dimensiunilor si starii lor de conservare;
b) daca se solicita informatii privind revocarea unui testament sau a unei procuri;
c) daca se constata lipsa documentului, dar sunt regasite informatii privind actul solicitat in celelalte instrumente de evidenta: Registrul general notarial, Registrul de succesiuni;
d) daca exista neconcordante intre obiectul cererii si informatiile detinute in arhiva.

SECTIUNEA a 2-a
Competente si atributii

ART. 80
(1) Pentru indeplinirea prevederilor prezentului capitol, presedintele Colegiului director al Camerei are urmatoarele competente:
a) organizeaza, coordoneaza, indruma si controleaza intreaga activitate de rezolvare a cererilor adresate Camerei;
b) acorda, de obicei, saptamanal, audiente petentilor;
c) dispune verificarea petitiilor adresate de persoane fizice sau juridice in legatura cu modul de rezolvare a solicitarilor lor.
(2) La propunerea presedintelui, Colegiul director al Camerei poate desemna un alt membru al Colegiului pentru indeplinirea competentelor prevazute la alin. (1).
(3) La nivelul judetelor, responsabilii sediilor judetene indeplinesc in mod corespunzator competentele prevazute la alin. (1).
ART. 81
(1) Pentru indeplinirea prevederilor prezentului capitol, secretarul general al Camerei are urmatoarele atributii:
a) organizeaza, indruma, coordoneaza, controleaza si raspunde de modul de desfasurare a intregii activitati de rezolvare a cererilor adresate Camerei;
b) urmareste si verifica modul de rezolvare a cererilor;
c) controleaza modul in care sunt indrumate catre alti detinatori de arhiva cererile pentru care Camera nu detine documente;
d) asigura aplicarea si respectarea prevederilor actelor normative care reglementeaza raporturile cu petentii;
e) controleaza corectitudinea si modul in care isi indeplinesc obligatiile de serviciu cei insarcinati cu rezolvarea cererilor;
f) raporteaza semestrial, Colegiului director al Camerei situatia rezolvarii cererilor adresate Camerei.
(2) Secretarul general al Camerei indeplineste orice alte sarcini in acest domeniu date de conducerea Camerei.
ART. 82
(1) Seful Serviciului arhiva din cadrul Camerei are urmatoarele atributii:
a) coordoneaza, verifica si raspunde de modul de desfasurare a intregii activitati pentru rezolvarea cererilor adresate Camerei;
b) raspunde de modul de rezolvare a cererilor adresate, implicandu-se direct in aceasta activitate;
c) asigura primirea cererilor adresate Camerei, le analizeaza, le repartizeaza spre rezolvare si formuleaza rezolutia;
d) verifica datele si concluziile mentionate in referate si termenele de rezolvare;
e) verifica, prin sondaj, cererile cu raspuns negativ, pentru a constata, cu certitudine, ca nu exista documente referitoare la obiectul lor;
f) verifica modul de intocmire a certificatelor si copiilor, precum si a corespondentei ce insoteste aceste acte pe care o semneaza si stampileaza;
g) verifica, prin sondaj, documentele cercetate in vederea rezolvarii cererilor si rearhiveaza unitatile arhivistice folosite;
h) verifica modul de inregistrare, scadere si expediere a raspunsurilor;
i) certifica, prin semnatura si stampila institutiei, copiile solicitate de notarii publici sau orice alta persoana interesata, fizica ori juridica, de drept public sau privat, prezinta actele intocmite pentru contrasemnare juristului institutiei si raspunde pentru veridicitatea datelor cuprinse in actele eliberate;
j) instruieste personalul din subordine asupra actelor normative ce reglementeaza activitatea Serviciului arhiva, pe linia rezolvarii cererilor;
k) controleaza corectitudinea si modul in care isi indeplinesc obligatiile de serviciu cei insarcinati cu rezolvarea cererilor;
l) indruma spre alti detinatori de arhiva cererile care nu se pot rezolva pe baza documentelor detinute, instiintand petentul despre locul la care i s-a transmis cererea spre rezolvare.
(2) Seful Serviciului arhiva indeplineste orice alte sarcini in acest domeniu date de conducerea Camerei si de secretarul general al Camerei.
ART. 83
(1) Pentru indeplinirea prevederilor prezentului capitol, juristii, secretarii si operatorii din cadrul Serviciului de relatii cu publicul al Camerei au urmatoarele atributii:
a) primesc, prin biroul de informatii special amenajat in acest sens, cererile persoanelor fizice si juridice pentru eliberarea de certificate si copii, le inregistreaza si le prezinta pentru repartizare;
b) intocmesc evidenta corespondentei primite prin posta;
c) intocmesc evidenta cererilor primite si eliberate pe baza de registru de intrare-iesire, registru repertoar alfabetic, in format clasic si electronic, dupa caz;
d) asigura indrumarea petentilor; in cazul in care o cerere nu este suficient de precisa, angajatul invita solicitantul sa o clarifice si il asista in acest scop;
e) verifica autenticitatea datelor rezultate in urma cercetarilor facute la depozite pentru eliberarea copiilor solicitate, corectitudinea intocmirii raspunsurilor si corectitudinea certificarii copiilor care urmeaza a fi eliberate;
f) juristul va contrasemna toate certificarile copiilor emise din arhiva;
g) elibereaza certificatele si copiile realizate in urma cercetarii documentelor;
h) tin evidenta copiilor-martor, ale actelor anexate cererii si a corespondentei aferente;
i) intocmesc evidenta cererilor primite direct si a celor primite prin corespondenta, raportand secretarului general situatia rezolvarii cererilor;
j) comunica petentilor taxele ce urmeaza a fi platite;
k) indruma spre alti detinatori de arhiva cererile pentru care nu detin documente.
(2) Se interzice personalului prevazut la alin. (1) accesul in depozitul de arhiva in vederea cercetarii si verificarii documentelor, aceasta activitate fiind in sarcina Serviciului arhiva.
(3) Personalul prevazut la alin. (1) indeplineste orice alte sarcini in acest domeniu date de conducerea Camerei si de secretarul general al Camerei.
ART. 84
(1) Pentru indeplinirea prevederilor prezentului capitol, arhivistii, arhivarii si referentii de specialitate din cadrul Serviciului arhiva au urmatoarele atributii:
a) cerceteaza inventarele si unitatile arhivistice din depozitele proprii, in vederea rezolvarii cererilor, intocmesc referate, le semneaza si le dateaza si raspund de autenticitatea datelor mentionate in acestea (dupa care se redacteaza si se elibereaza actele solicitate);
b) urmaresc circuitul unitatilor arhivistice folosite in vederea rezolvarii cererilor si rearhivarea lor;
c) urmaresc si executa xerografierea, fotocopierea, editarea electronica sau scanarea si colationeaza actele ce urmeaza a fi eliberate;
d) intocmesc corespondenta catre petenti, imputernicitii acestora sau catre organele abilitate;
e) verifica modul de intocmire a certificatelor si copiilor, precum si a corespondentei ce insoteste aceste acte, pe care o prezinta spre semnare sefului serviciului;
f) completeaza certificarile si le prezinta spre semnare sefului serviciului si raspund pentru veridicitatea datelor cuprinse in actele eliberate;
g) colationeaza actele si intocmesc corespondenta care le insoteste.
(2) Se interzice personalului prevazut la alin. (1) furnizarea de informatii direct petentilor si orice contact direct cu acestia, aceasta activitate fiind in sarcina Serviciului de relatii cu publicul.
(3) Personalul prevazut la alin. (1) indeplineste orice alte sarcini in acest domeniu date de conducerea Camerei si de seful Serviciului arhiva.
ART. 85
(1) Pentru indeplinirea prevederilor prezentului capitol la nivelul sediilor judetene si locale ale Camerei, juristii, secretarii, operatorii, referentii de specialitate si arhivarii desemnati in acest sens au urmatoarele atributii:
a) primesc, prin birourile de informatii special amenajate in acest sens, de la persoane fizice sau juridice, din tara si strainatate, cereri pentru eliberari de certificate si copii, le inregistreaza si le repartizeaza;
b) intocmesc evidenta corespondentei primite prin posta de la persoane fizice si juridice;
c) asigura indrumarea petentilor;
d) cerceteaza inventarele fondurilor arhivistice, pentru rezolvarea cererilor persoanelor fizice sau juridice, din tara ori din strainatate, intocmesc referatele, pe care le semneaza si dateaza, si raspund de autenticitatea datelor mentionate in acestea;
e) scot unitatile arhivistice necesare cercetarii si le rearhiveaza dupa intrebuintare;
f) colationeaza actele si intocmesc corespondenta care le insoteste;
g) certifica, prin semnatura si stampila institutiei, copiile solicitate de notarii publici sau orice alta persoana interesata, fizica ori juridica, de drept public sau privat, si raspund pentru veridicitatea datelor cuprinse in actele eliberate;
h) elibereaza certificatele si copiile intocmite in urma cercetarii documentelor, pentru notarii publici sau orice alta persoana interesata, fizica ori juridica, de drept public sau privat;
i) intocmesc evidenta cererilor primite direct si a celor primite prin corespondenta, raportand semestrial secretarului general situatia rezolvarii cererilor.
(2) Personalul prevazut la alin. (1) indeplineste orice alte sarcini in acest domeniu date de conducerea Camerei, responsabilul sediului judetean si de seful Serviciului arhiva.
ART. 86
(1) Personalul cu atributii pe linia relatiilor cu publicul este obligat sa studieze, sa cunoasca si sa aplice in activitatea practica prevederile legislatiei in vigoare, ale tuturor actelor normative aferente acestui sector de activitate.
(2) In afara atributiilor si sarcinilor de serviciu ce revin fiecarui salariat, in raport cu locul sau de munca, intreg personalul implicat in activitatea de rezolvare a cererilor are urmatoarele obligatii:
a) sa respecte obligatia de loialitate fata de institutia notariatului si sa apere prestigiul acesteia;
b) sa pastreze secretul cu privire la actele indeplinite si la faptele care i-au devenit cunoscute in timpul activitatii sale; obligatia de a pastra secretul asupra actelor notariale subzista si dupa incetarea raporturilor de munca ale persoanei care desfasoara aceasta activitate;
c) sa nu solicite sau sa nu accepte cadouri, favoruri, servicii ori alte avantaje care pot influenta impartialitatea si corectitudinea in luarea unei decizii si sa nu accepte recompense suplimentare necuvenite pentru activitatea prestata;
d) sa nu se prevaleze de informatii si date la care are acces datorita serviciului pentru a desfasura el insusi sau prin alte persoane carora le sunt aduse la cunostinta activitati de natura a genera obtinerea unor venituri necuvenite;
e) sa nu realizeze acte si fapte producatoare de efecte juridice sau generatoare de orice alte consecinte, care afecteaza interesul institutiei, fara a dispune de un mandat special;
f) sa aiba o conduita corespunzatoare regulilor de protocol;
g) sa respecte onoarea, reputatia, demnitatea si celelalte drepturi si libertati fundamentale in raporturile cu tertii;
h) sa fie impartial si sa respecte principiul legalitatii si nediscriminarii, indiferent de nationalitate, sex, religie sau alte criterii discriminatorii;
i) sa sustina cu demnitate si competenta drepturile si interesele legitime ale notariatului, cu respectarea secretului si confidentialitatii, in intreaga activitate.

SECTIUNEA a 3-a
Solutionarea cererilor adresate Camerei pentru eliberarea certificatelor si copiilor documentelor din arhiva. Procedura de lucru cu birourile notariale

ART. 87
(1) Notarul public poate solicita copii ale documentelor pastrate in custodie de Serviciul arhiva ori relatii cu privire la existenta in arhiva a unui act notarial sau cu privire la revocarea unui testament ori a unei procuri.
(2) Solicitarea se face prin cerere scrisa transmisa prin fax sau e-mail ori depusa prin delegat al biroului la Serviciul de relatii cu publicul al Camerei sau, dupa caz, la sediile judetene ori sediile locale de arhiva.
(3) Cererea va avea numar si data de inregistrare si va purta semnatura si sigiliul notarului public instrumentator si va cuprinde elementele esentiale regasirii documentului solicitat: institutia emitenta (notariat de stat sau birou notarial), numarul si data actului. Constituie informatii necesare pentru identificarea actului in arhiva si numele defunctului, in cazul dosarelor succesorale, certificatelor de mostenitor sau altor solutii dispuse, numele partilor, in cazul actelor bilaterale, ori numele declarantului, testatorului, mandantului ori altei persoane care a solicitat indeplinirea procedurii notariale, in cazul altor acte si proceduri notariale.
ART. 88
(1) Primind cererea notarului public, se va proceda de indata la verificarea in arhiva a situatiei solicitate, eliberandu-se notarului public documentele solicitate sau, dupa caz, un certificat continand rezultatul cercetarilor efectuate.
(2) Documentele transmise in copie catre birourile notariale sau, dupa caz, certificatele care contin rezultatul cercetarilor efectuate in arhiva vor cuprinde o parafa cu legenda “EXECUTAT LA CAMERA NOTARILOR PUBLICI ……….. – STRICT PENTRU UZUL BIROULUI NOTARIAL”.
(3) Copiile documentelor se vor transmite cu adrese de inaintare numai in cazul in care se va solicita expres acest fapt.
(4) Certificatele eliberate in conditiile prezentului capitol vor purta numarul sub care au fost inregistrate si data eliberarii, precum si stampila si semnatura persoanei care a facut cercetarea, aceasta avand raspunderea informatiilor furnizate.
(5) Dupa intocmire, certificatul se comunica de indata prin fax sau e-mail notarului public solicitant, iar exemplarul original se transmite prin posta.
ART. 89
(1) Solicitarile primite din partea birourilor notariale din Camera sunt tratate cu prioritate fata de cele venite din partea altor birouri notariale, ale institutiilor publice sau ale petentilor.
(2) Solicitarile primite din partea birourilor notariale din Camera se solutioneaza, de regula, in cursul aceleasi zile si nu se taxeaza.
(3) Din cauza conditiilor improprii in care au fost conservate actele autentice preluate din arhivele instantelor, cercetarile in arhiva pot depasi termenul prevazut la alin. (2), dar nu mai mult de 24 de ore de la data inregistrarii cererii, cu exceptia situatiei in care arhiva din care se solicita informatii este in curs de mutare si/sau reinventariere.
(4) Pentru birourile din alte Camere procedura de lucru si modalitatea de taxare sunt cele aplicabile petentilor.
ART. 90
(1) Cererea privind revocarea unui testament sau a unei procuri va cuprinde urmatoarele date, necesare pentru identificarea documentului solicitat:
a) date despre mandant/testator: numele, prenumele si data nasterii, domiciliul sau resedinta;
b) date despre testament/procura: numarul si data autentificarii si notariatul de stat sau notarul public instrumentator.
(2) In cazul in care se solicita relatii privind un testament, cererea va fi insotita in mod obligatoriu de certificatul de deces al testatorului ori de un extras pentru uz oficial din registrul de stare civila in care a fost inregistrat decesul.
ART. 91
In cazul in care in urma verificarii se constata ca testamentul/procura a fost revocat(a), in raspuns vor fi cuprinse informatii despre actul de revocare – numarul si data autentificarii, notarul instrumentator al actului de revocare si sediul biroului notarial, precum si numarul si data adresei de comunicare din partea biroului notarial care a autentificat actul de revocare.
ART. 92
Notarul public care a intocmit o incheiere de rectificare, a revocat un testament sau o procura autentificata de notariatele de stat sau de unul dintre birourile notariale a carui arhiva se afla in pastrarea Camerei va comunica un exemplar al actului juridic de rectificare sau revocare cu adresa de inaintare.

SECTIUNEA a 4-a
Solutionarea cererilor adresate Camerei pentru eliberarea certificatelor si copiilor documentelor din arhiva. Procedura de lucru cu publicul

ART. 93
(1) Primirea cererilor si eliberarea raspunsurilor se vor face prin birourile de informatii, special amenajate in acest sens, dupa un program stabilit pentru lucrul cu publicul.
(2) Pentru indrumarea petentilor este necesar sa se afiseze, la loc vizibil, informatii concrete privind intocmirea cererilor si taxarea acestora.
ART. 94
La primire, cererile se verifica pentru a se stabili daca acestea contin datele necesare efectuarii cercetarii. Cererea trebuie sa cuprinda:
a) numele, prenumele si adresa solicitantului, datele de stare civila, eventual alte nume purtate;
b) obiectul solicitarii, date privind identificarea actului solicitat (institutia emitenta, persoana pe numele careia s-a emis actul, data emiterii, localitatea, numarul actului etc.);
c) scopul pentru care se solicita actul;
d) calitatea in baza careia petitionarul, care nu este titularul actului respectiv, are un drept sau un interes legitim de a solicita acte sau informatii din arhiva. Calitatea in care se solicita actul se va dovedi prin inscrisuri;
e) in cazul in care se solicita relatii privind un testament sau orice alte informatii in materie succesorala, cererea va fi insotita in mod obligatoriu de certificatul de deces al testatorului, respectiv al autorului succesiunii ori de un extras din registrul de stare civila in care a fost inregistrat decesul.
ART. 95
(1) Sunt considerate persoane care au dreptul de a solicita acte si informatii din arhiva, daca nu sunt parti in actele respective, urmatoarele persoane:
a) succesorii acestora, potrivit certificatului de mostenitor sau, in cazul in care succesiunea nu a fost solutionata, potrivit certificatelor de stare civila;
b) reprezentantii legali;
c) persoanele imputernicite prin procura autentica sau contract de mandat in forma autentica de partea din act sau succesorul acesteia.
(2) Sunt considerate persoane care au interesul legitim de a solicita acte si informatii din arhiva, daca nu sunt parti in actele respective, urmatoarele persoane:
a) proprietarul actual al bunului ce face obiectul actului notarial despre care se solicita informatii; calitatea se dovedeste cu inscris autentic;
b) creditorul unei obligatii in care debitor este partea din actul notarial despre care se solicita informatii ori succesorul acesteia; calitatea se dovedeste cu titlul executoriu;
c) persoana care este in litigiu cu partea din actul notarial despre care se solicita informatii ori succesorul acesteia; calitatea se dovedeste cu certificat de grefa;
d) avocatul care acorda asistenta juridica partii din actul notarial despre care se solicita informatii ori persoanelor prevazute la alin. (1) lit. a) si b) sau la alin. (2) lit. a), b) si c); calitatea se dovedeste prin delegatie avocatiala semnata de persoana care are un drept sau un interes legitim, insotita de actele doveditoare ale calitatii acestora.
(3) Enumerarea persoanelor care au un drept sau un interes legitim potrivit alin. (1) si (2) are caracter exemplificativ. Orice alt drept sau interes legitim se dovedeste potrivit legii.
(4) Procura, contractul de mandat si delegatia avocatiala necesare in situatiile prevazute la alin. (1) si (2) se prezinta odata cu cererea, in original si in copie, care se opreste ca anexa la cerere.
ART. 96
(1) Se primesc pentru inregistrare toate cererile.
(2) Petitia anonima sau in care nu sunt trecute toate datele de identificare a petitionarului nu se ia in considerare si se claseaza.
ART. 97
(1) Se vor rezolva cererile care contin datele mentionate la art. 94 si intra in competenta Camerei.
(2) Solicitantului i se ofera o confirmare de inregistrare a cererii, in cazul in care aceasta nu poate fi rezolvata pe loc.
ART. 98
(1) Examinarea si rezolvarea cererilor care privesc documente din arhiva, precum si comunicarea raspunsurilor catre petenti se fac in termen de doua zile de la primirea acestora pentru fiecare an dat in cercetare.
(2) Termenul maxim de raspuns nu trebuie sa depaseasca 30 de zile de la inregistrarea cererii in evidentele Camerei.
(3) In cazul in care petentul modifica sau completeaza cererea, termenul de rezolvare a acesteia curge de la data modificarii sau completarii.
ART. 99
(1) In cazul in care Camera nu detine documentele necesare rezolvarii cererii si se cunoaste detinatorul arhivei in care acestea se afla, cererea se trimite autoritatilor sau institutiilor publice in ale caror atributii intra rezolvarea problemelor semnalate in petitie.
(2) In acest caz, in adresa de inaintare a petitiei se va mentiona ca raspunsul se va comunica direct petentului, iar in adresa catre petent se va preciza ca acesta urmeaza sa primeasca raspunsul de la institutia sau autoritatea publica competenta.
ART. 100
Cererile primite prin posta, fax sau posta electronica care intra in competenta Camerei sunt inregistrate si rezolvate, iar cele care sunt de competenta altor autoritati publice se inregistreaza si se trimit institutiilor competente in termenul maxim de 5 zile de la data primirii lor, situatie ce va fi adusa la cunostinta petentilor prin adresa. In adresa catre petent se mentioneaza institutia la care s-a inaintat cererea, data si numarul cu care s-a inaintat.
ART. 101
(1) Pentru inregistrarea cererilor adresate de catre persoanele interesate, fizice sau juridice, de drept public ori privat, pentru furnizarea de informatii si eliberarea certificatelor si copiilor de pe documentele aflate in pastrarea si conservarea Camerei se va utiliza Registrul de intrare-iesire a cererilor.
(2) La nivelul fiecarui depozit de arhiva se va utiliza Registrul de evidenta a copiilor simple sau certificate de pe actele originale aflate in arhiva Camerei pentru inregistrarea copiilor eliberate de pe documentele aflate in pastrarea si conservarea Camerei.
(3) Inregistrarea hotararilor de anulare a actelor sau procedurilor notariale, a incheierilor de indreptare a erorilor materiale si de completare a omisiunilor vadite, a reconstituirilor si duplicatelor eliberate de pe actele intocmite in mai multe exemplare originale si aflate in arhiva Camerei se va face in Registrul de evidenta a hotararilor de anulare a actelor sau procedurilor notariale, a incheierilor de indreptare a erorilor materiale si de completare a omisiunilor vadite, a reconstituirilor si duplicatelor eliberate de pe actele intocmite in mai multe exemplare originale si aflate in arhiva Camerei.
(4) Registrul de intrare-iesire a cererilor, registrul de evidenta a copiilor simple sau certificate de pe actele originale aflate in arhiva Camerei si Registrul de evidenta a hotararilor de anulare a actelor sau procedurilor notariale, a incheierilor de indreptare a erorilor materiale si de completare a omisiunilor vadite, a reconstituirilor si duplicatelor eliberate de pe actele intocmite in mai multe exemplare originale si aflate in arhiva Camerei vor fi separate de cele folosite pentru corespondenta curenta, fara ca numerele de inregistrare sa se repete in cursul unui an.
(5) Registrele se inregistreaza si se numeroteaza, facandu-se proces-verbal despre deschiderea registrului, semnat si datat de persoana competenta, continand formularea: “Prezentul registru contine (in cifre si litere) file.”
(6) Inregistrarea lucrarilor se efectueaza cronologic, in ordinea primirii lor, incepand cu numarul 1 de la data de 3 ianuarie (sau prima zi lucratoare a anului, daca aceasta cade in alta data) si terminand la data 31 decembrie a fiecarui an (sau ultima zi lucratoare a anului, daca aceasta cade in alta data).
(7) La incheierea fiecarui an, se face proces-verbal, semnat si datat de persoana competenta, despre numarul de file scrise si numarul de inregistrari din anul respectiv, cu formularea: “Prezentul registru contine (in cifre si litere) file scrise si (in cifre si litere) inregistrari de la numarul (in cifre si litere) la numarul (in cifre si litere).”
ART. 102
(1) Atunci cand un petent se adreseaza de mai multe ori Camerei cu acelasi obiect, se efectueaza conexarea cererilor ulterioare la prima cerere inregistrata, petentul urmand sa primeasca un singur raspuns.
(2) In registre se mentioneaza in dreptul fiecarei cereri conexate numarul de inregistrare al primei cereri la care s-a facut conexarea si anul, in cazul in care cererea conexata este din alt an decat cel al primei cereri la care s-a facut conexarea.
(3) Daca dupa trimiterea raspunsului se primeste o noua petitie cu acelasi continut, aceasta se claseaza la numarul initial, facandu-se mentiune despre faptul ca s-a raspuns.
ART. 103
Dupa rezolvare, cererile sunt scazute in registrul de intrare-iesire, completandu-se rubrica privind modul de rezolvare, iar la eliberare se completeaza cui i s-a eliberat sau inaintat actul, data eliberarii si numarul copiilor eliberate.
ART. 104
(1) Evidenta cererilor inregistrate se tine pe baza de registru, registru-repertoar alfabetic (opis), in format clasic si electronic, dupa caz.
(2) In repertoarul alfabetic (opis) se trec: numele si prenumele petentului, precum si numarul de inregistrare a cererii.
ART. 105
(1) Cererile inregistrate sunt prezentate sefului Serviciului arhiva, care stabileste, prin rezolutie scrisa, modalitatea de rezolvare a cererilor.
(2) Prin derogare de la prevederile alin. (1), la sediile judetene si la sediile locale de arhiva ale Camerei, solutionarea cererilor se face direct de persoana competenta.
ART. 106
Daca cererile sosite prin posta, fax sau posta electronica nu contin toate elementele necesare pentru efectuarea investigatiilor, se vor cere relatii suplimentare, fara o cercetare prealabila a documentelor.
ART. 107
Angajatul care a primit cererea spre rezolvare (arhivar/operator/referent de specialitate), avand in vedere rezolutia, cunostintele sale profesionale si activitatea practica desfasurata, efectueaza urmatoarele operatiuni:
a) cerceteaza inventarele fondurilor arhivistice in care se pot gasi documentele ce pot sa raspunda la obiectul cererii;
b) scoate din inventare cotele unitatilor arhivistice ce urmeaza a fi cercetate;
c) scoate unitatile arhivistice respective din raft sau mijloacele de protectie (cutii, mape), punand in locul lor fise de control;
d) efectueaza cercetarea, extragand datele necesare formularii raspunsului;
e) dupa intocmirea raspunsului, rearhiveaza unitatile arhivistice folosite.
ART. 108
(1) Angajatul caruia i-a fost repartizata cererea si a efectuat cercetarea intocmeste referatul, cu cerneala sau cu pasta, pe versoul cererii, il semneaza si mentioneaza data realizarii.
(2) Referatul trebuie sa cuprinda:
a) denumirea fondurilor arhivistice cercetate, cu mentiunea numerelor de inventar cercetate, cotele unitatilor arhivistice depistate in inventare si cercetate, anul sau anii documentelor cercetate, genurile documentelor cercetate;
b) referiri la obiectul solicitarii;
c) concluzia cercetarii: in cazul in care rezultatul este pozitiv, se mentioneaza cota (cotele) unitatilor arhivistice, filele dupa care se intocmeste certificatul sau copia, dupa caz. Cand concluzia este negativa, se arata fie ca in arhiva nu se detin documentele necesare intocmirii actului, fie ca se detin documente cu acelasi numar, dar cu alt obiect si sau/parti decat cele prezentate de petent.
ART. 109
Angajatul care a intocmit referatul (referent/arhivar/jurist/sef de serviciu), cel care intocmeste raspunsul (referent/arhivar/jurist/sef de serviciu) si cel care semneaza copiile eliberate (referent/arhivar/jurist/sef de serviciu) poarta raspunderea pentru exactitatea datelor comunicate petentului. La intocmirea referatului si a raspunsului se va acorda o atentie deosebita formularilor lingvistice, pentru eliminarea exprimarilor neclare, dubitative sau transante, in vederea evitarii posibilelor interpretari juridice.
ART. 110
(1) Este interzis accesul petentilor la inventare, dosare, registre sau alte documente pentru a identifica actele notariale care ii intereseaza.
(2) Este interzis accesul petentilor in depozitele de arhiva sau alte spatii ale Camerei, cu exceptia birourilor de relatii cu publicul.
ART. 111
In urmatoarele situatii in care nu se elibereaza copii ale documentelor ori la cererea petentului se intocmeste un certificat:
a) atunci cand nu se pot elibera copii din cauza investigarii mai multor documente, a dimensiunilor si starii lor de conservare;
b) daca se solicita informatii privind revocarea unui testament sau a unei procuri;
c) daca se constata lipsa documentului, dar sunt regasite informatii privind actul solicitat in celelalte instrumente de evidenta: Registrul general notarial, Registrul de succesiuni;
d) daca exista neconcordante intre obiectul cererii si informatiile detinute in arhiva.
ART. 112
(1) Certificatul trebuie sa cuprinda o expunere, in ordine cronologica, exacta si clara, a datelor rezultate din documentele care sunt in directa legatura cu obiectul cererii, in urmatoarele conditii:
a) se vor indica numai datele existente, fara sa se intregeasca perioadele pentru care nu exista documente sau in care nu se gaseste inscris numele solicitantului;
b) este interzisa expunerea de concluzii personale sau generalizari in legatura cu continutul documentelor care au stat la baza intocmirii certificatului;
c) se vor indica denumirile creatorului si genul documentelor, perioada din care s-au extras elementele necesare intocmirii certificatului si apoi datele cuprinse in aceste documente, fara a se preciza numarul dosarului, al registrului si cel al filelor care contin actele ce stau la baza certificatului;
d) in textul certificatului nu se admit stersaturi, modificari sau completari, care anuleaza valoarea probatorie a certificatului.
(2) La intocmirea certificatului se acorda o atentie deosebita numelui, mai ales in acele situatii in care numele din cerere nu corespunde, partial sau total, cu cel din documente, datorita schimbarii lui prin casatorie sau in alte circumstante ori ca urmare a unor greseli de transcriere survenite in momentul intocmirii actului. In certificat se reda intocmai numele din document, urmand ca solicitantul sa faca dovada identitatii de persoana fata de numele mentionat in cerere.
(3) In cazul in care, la cererea petentului ori din dispozitia conducerii (in conditiile preluarii de noi documente sau perfectionarii evidentei celor detinute), se efectueaza o reverificare si se gasesc date suplimentare, se poate elibera fie un alt certificat, mentionandu-se ca il completeaza pe cel anterior, cu indicarea numarului si datei de emitere a precedentului, fie se poate emite un nou certificat, mentionandu-se toate datele, inclusiv cele din certificatul anterior, care se va anula, fiind declarat nul; noul certificat va primi alt numar de inregistrare.
(4) Dupa caz, in certificat se vor trece perioadele pentru care lipsesc documentele sau cele in care nu se gaseste inscris numele solicitantului.
(5) Camera certifica actul intocmit, prin aplicarea stampilei si a semnaturii persoanei competente.
ART. 113
(1) Copia se intocmeste de pe documentele notariale originale care exista in depozitele de arhiva ale Camerei.
(2) Copia se elibereaza, de regula, in forma certificata de personalul de specialitate al Camerei ca fiind conforma cu originalul detinut in arhiva.
(3) Copia va cuprinde toate mentiunile facute pe actul notarial original din arhiva in intervalul cuprins intre data intocmirii actului original si data intocmirii copiei legalizate, cum ar fi rectificari, revocari totale sau partiale ori anulari.
(4) Daca originalul actului a fost rectificat, copia legalizata cuprinde atat textul actului original, cat si al incheierii de rectificare.
(5) Daca pe actul original exista mentiunea revocarii sau a anularii totale ori partiale, nu se poate elibera duplicat de pe acesta. In acest caz, se poate elibera copie legalizata din arhiva, in conditiile prevazute de prezentul regulament.
(6) Actele care au stat la baza intocmirii actului notarial pot fi eliberate, la cerere, doar in copii simple, fiind insotite intotdeauna de actul notarial la care sunt anexate. In aceasta situatie documentele vor fi eliberate aplicandu-se intre documente stampila operatorului.
(7) Termenul de valabilitate a copiei legalizate/certificate eliberate din arhivele notariale este de 6 luni.
ART. 114
(1) La intocmirea copiilor in extras ale documentelor, trebuie sa se scoata din document intregul pasaj care face obiectul cererii.
(2) Se va cerceta cu atentie intregul act, pentru a nu se face omisiuni care ar putea duce la intelegerea eronata a continutului actului. Astfel, pasajele care pot anula total sau partial sensul continutului vor fi, de asemenea, reproduse.
(3) Nu este permis sa se reuneasca intr-o copie extrase din mai multe documente.
ART. 115
(1) Copiile trebuie sa contina: denumirea documentului dupa care au fost intocmite, numarul si data sub care acesta a fost autentificat, denumirea emitentului actului.
(2) Nu se indica elementele de cota arhivistica.
ART. 116
(1) Camera certifica, cu stampila specifica si semnatura, copiile eliberate la solicitarea petentilor.
(2) Copiile de pe documentele autentice sunt certificate ca fiind conforme cu originalul aflat in arhiva, prin aplicarea stampilei de certificare si a semnaturii angajatului Camerei care are aceasta atributie, contrasemnata de juristul institutiei.
(3) Certificarea efectuata va cuprinde, in mod obligatoriu, denumirea documentului dupa care au fost intocmite copiile, numarul si data sub care acesta a fost autentificat, denumirea emitentului actului, numarul exemplarelor eliberate, persoana care a solicitat documentul, cuantumul taxei percepute si numarul bonului fiscal cu care s-a achitat aceasta.
ART. 117
(1) Certificatele si copiile se elibereaza personal solicitantului ori imputernicitului sau legal sau se expediaza prin posta prin scrisoare recomandata cu confirmare de primire.
(2) Expedierea corespondentei se va realiza prin posta, prin fax sau e-mail ori prin orice alt mijloc de comunicare a carui supraveghere poate fi exercitata, astfel incat sa fie asigurat caracterul oficial al acesteia.
(3) Eliberarea sau expedierea raspunsului se va face numai prin intermediul compartimentului care a inregistrat petitia, acesta ingrijindu-se si de clasare si arhivare.
ART. 118
(1) Persoana careia i se elibereaza actul va mentiona, pe cerere sau pe copia adresei de insotire, sub semnatura, ca a primit actul, numele, numarul si seria actului de identitate, precum si data eliberarii.
(2) Dispozitiile prezentului capitol cu privire la reprezentare se aplica in mod corespunzator.
ART. 119
(1) Cuantumul tarifului pentru eliberarea copiilor certificate si a copiilor simple, precum si persoanele scutite de plata acestui tarif se stabilesc prin hotarare a Consiliului Uniunii data in acest sens.
(2) Tariful perceput pentru eliberarea copiilor reprezinta venit din activitatea economica a Camerei.
(3) Cuantumul tarifelor este unic pentru certificat sau copie.
(4) Pentru fiecare act eliberat se va percepe tariful corespunzator.
(5) Achitarea tarifelor se face prin chitanta, mentionandu-se pe cerere: “Achitat tarif in valoare de ….., cu chitanta nr. ….., emisa de Camera Notarilor Publici”. Achitarea tarifelor se poate face si prin ordin de plata in contul Camerei, atasat, in copie, la cerere.
(6) La solicitarea institutiilor statului, Camera va elibera acestora, gratuit, copii certificate de pe documentele aflate in arhiva.
ART. 120
Copiile certificate nu se elibereaza cu adrese de insotire decat in cazul in care exista neconcordante intre exemplarul existent in arhiva si alte informatii legate de document (lipsa numarului incheierii de autentificare, starea de conservare a documentului, lipsa unor elemente de validitate etc.)

CAPITOLUL VIII
Dispozitii finale

ART. 121
(1) Camerele vor realiza, prin intermediul Uniunii, matricele sigilare (sigilii, stampile, parafe) folosite in activitatea de arhiva, de certificare si eliberare a documentelor.
(2) Matricele sigilare se predau sub semnatura, pe o perioada nedeterminata sau determinata, in baza unui proces verbal de predare-primire.
(3) Pastrarea matricelor sigilare se va face la loc sigur, atat in timpul activitatii zilnice, cat si in afara programului de lucru. Nu vor fi lasate pe biroul de lucru, la indemana persoanelor aflate in incapere.
(4) Matricele sigilare vor fi utilizate doar de persoanele imputernicite, pentru a se elimina astfel lipsa de responsabilitate.
ART. 122
Bazele de date si programele informatice utilizate in activitatea de arhiva, de eliberare a copiilor si certificatelor sunt proprietatea Camerei.
ART. 123
Documentele generate in urma activitatii Serviciului arhiva si a Serviciului de relatii cu publicul se arhiveaza, se conserva si se pastreaza in conditiile legii si ale nomenclatorului arhivistic aprobat potrivit legii.
ART. 124
Semnificatiile termenilor utilizati in prezentul regulament sunt prevazute in anexa nr. 11.
ART. 125
Anexele nr. 1 – 11 fac parte integranta din prezentul regulament.
ART. 126
Prezentul regulament se completeaza cu legislatia privind activitatea notariala, legislatia in domeniul arhivistic si regulamentele interne ale Camerei.
ART. 127
Sustragerea, distrugerea, degradarea ori aducerea in stare de neintrebuintare a documentelor de catre personalul Camerei constituie infractiune si se pedepseste conform prevederilor Codului penal.
ART. 128
(1) Verificarea, precum si transmiterea unor informatii gresite referitoare la documentele detinute de Camera constituie abatere disciplinara si atrag sanctionarea persoanei vinovate in conditiile legii si ale Regulamentului de ordine interioara.
(2) Verificarea, precum si transmiterea unor informatii referitoare la documentele detinute de Camera, cu incalcarea prevederilor prezentului regulament, constituie abatere disciplinara si atrag sanctionarea persoanei vinovate in conditiile legii si ale Regulamentului de ordine interioara.
(3) Incalcarea oricaror altor prevederi ale prezentului regulament constituie abatere disciplinara si atrage sanctionarea persoanei vinovate in conditiile legii si ale Regulamentului de ordine interioara.