Alegerea furnizorului de servicii de contabilitate
Expertiza in domeniu, recomandarile din piata, certificarile internationale si asigurarile de malpraxis cat si software-ul utilizat sau raportul calitate-pret sunt doar cateva dintre criteriile luate in considerare de companiile din Romania in momentul alegerii unui furnizor de servicii de contabilitate sau salarizare.
Procesul de alegere a furnizorului devine un adevarat proces de recrutare a unui nou angajat, pentru ca practic acest lucru se va si intampla, furnizorii actionand ca un departament intern.
Prima faza ar trebui sa fie o licitatie sau o cerere de oferta urmata de un short-list a celor mai buni candidati. Important este ca in intalnirea stabilita sa fie prezente si persoanele direct implicate in derularea contractului, atat de la client, cat si de la furnizor.
Urmatorul pas ar fi verificarea recomandarilor informale si testarea furnizorului, prin intermediul demonstratiilor, intrebarilor practice sau a dezvoltarii unui proiect de optimizare, urmat de calibrarea ofertei furnizorului ales cu bugetul pe care compania il are pentru respectivul proiect si abia apoi agrearea contractului.
In conditiile in care companiile nu reusesc sa obtina referinte informale despre un furnizor si exista temeri in ceea ce priveste alegerea acestuia este recomandata implementarea unor indicatori de performanta clari pentru client: timp de raspuns pentru spetele frecvente, planuri de desfasurare lunara cu termene clare de ambele parti sau un nivel de calitate garantat, cum ar fi zero erori pentru calculul salarial.
De asemenea, clientul trebuie sa aiba access 24/7 la software-ul de salarizare sau de contabilitate, pentru a putea exporta sau vizualiza rapoarte sau informatii, astfel incat sa se simta confortabil, deoarece multi clienti sunt speriati de gandul de a pierde controlul asupra datelor, iar oferirea accesului la aplicatii ii va ajuta sa se relaxeze.
Nu in ultimul rand, furnizorul trebuie sa optimizeze procesele interne ale clientului, de la colectarea de date si aprobarea documentelor pana la modul de vizualizare a datelor, in asa fel incat companiile sa perceapa serviciile de externalizare ca fiind servicii cu valoare adaugata clara si demonstrabila.
Material realizat de Bogdan Badea, Managing Director Accace
Sursa: Wall-street
