Organizarea activitatii de arhiva la asiguratori/reasiguratori si intermediari in asigurari si/sau in reasigurari

 

In M. Of. nr. 343 din 9 mai 2014 a fost publicata Norma ASF a nr. 9/2014 privind organizarea activitatii de arhiva la asiguratori/reasiguratori si intermediari in asigurari si/sau in reasigurari.

Din cuprins:

CAPITOLUL I

Dispozitii generale

 

ART. 1

Prezenta norma are in vedere pastrarea in mod corespunzator a documentelor referitoare la activitatea de asigurare, astfel incat acestea sa poata fi prezentate la solicitarea Autoritatii de Supraveghere Financiara, precum si protejarea drepturilor asiguratilor si promovarea stabilitatii activitatii de asigurare in Romania si are ca obiect organizarea activitatii de arhiva la asiguratori/reasiguratori si intermediari in asigurari si/sau in reasigurari.

ART. 2

Asiguratorii/Reasiguratorii si intermediarii in asigurari si/sau in reasigurari raspund prin intermediul conducerii executive de evidenta, inventarierea, selectionarea, pastrarea si folosirea documentelor create si detinute, in conditiile prevederilor Legii Arhivelor Nationale nr. 16/1996, republicata, ale Legii nr. 135/2007 privind arhivarea documentelor in forma electronica, republicata, precum si ale prezentei norme.

ART. 3

Termenii si expresiile utilizate in prezenta norma au semnificatiile prevazute in Legea nr. 32/2000 privind activitatea de asigurare si supravegherea asigurarilor, cu modificarile si completarile ulterioare, in Legea nr. 287/2009 privind Codul civil, republicata, cu modificarile ulterioare, in Legea nr. 136/1995 privind asigurarile si reasigurarile in Romania, cu modificarile si completarile ulterioare, in Legea nr. 503/2004 privind redresarea financiara, falimentul, dizolvarea si lichidarea voluntara in activitatea de asigurari, republicata, in Legea nr. 260/2008 privind asigurarea obligatorie a locuintelor impotriva cutremurelor, alunecarilor de teren si inundatiilor, republicata, si in normele emise in aplicarea acestora, precum si in legislatia specifica privind activitatea de arhiva.

 

CAPITOLUL II

Obligatiile asiguratorilor/reasiguratorilor si intermediarilor in asigurari si/sau in reasigurari

 

ART. 4

Asiguratorii/Reasiguratorii si intermediarii in asigurari si/sau in reasigurari au obligatia de a crea si de a detine documente care sa ateste intreaga lor activitate.

ART. 5

(1) Asiguratorii/Reasiguratorii si intermediarii in asigurari si/sau in reasigurari au obligatia de a inregistra si de a tine evidenta tuturor documentelor intrate, iesite sau intocmite pentru uz intern.

(2) Inregistrarea documentelor se face intr-un registru de evidenta a intrarilor-iesirilor, in mod cronologic, in ordinea primirii si iesirii, fara ca numerele de inregistrare atribuite documentelor sa se repete.

(3) Inregistrarea documentelor incepe de la data de 1 ianuarie si se incheie la data de 31 decembrie a fiecarui an.

ART. 6

(1) Asiguratorii/Reasiguratorii si intermediarii in asigurari si/sau in reasigurari au obligatia de a infiinta, conform prevederilor legale, compartimente de arhiva sau de a desemna persoane responsabile cu arhiva, in functie de complexitatea, valoarea si cantitatea documentelor pe care le creeaza sau le detin.

(2) Desemnarea personalului insarcinat cu activitatea de arhiva, competenta acestuia si/sau structura compartimentului de arhiva se stabilesc de catre conducerea asiguratorilor/ reasiguratorilor si intermediarilor in asigurari si/sau in reasigurari, in conformitate cu prevederile Legii nr. 16/1996, republicata.

(3) Conducerea asiguratorilor/reasiguratorilor si intermediarilor in asigurari si/sau in reasigurari propune componenta comisiei de selectionare a documentelor al caror termen de pastrare a expirat, in vederea distrugerii acestora in conformitate cu prevederile Legii nr. 16/1996, republicata.

(4) Compartimentele de arhiva/Persoanele responsabile cu problemele de arhiva au urmatoarele obligatii:

a) sa organizeze depozitul de arhiva dupa criterii prestabilite, conform prevederilor legislatiei arhivistice in vigoare, si sa solicite conducerii asiguratorilor/reasiguratorilor si intermediarilor in asigurari si/sau in reasigurari dotarea corespunzatoare a depozitelor, in functie de formatul si de suportul documentelor, cu mijloace adecvate de pastrare si de protejare a acestora, precum si cu mijloace, instalatii si sisteme de prevenire si stingere a incendiilor, de prevenire a inundatiilor, precum si cu aparatura specifica de urmarire si asigurare a microclimatului si de control al accesului in depozit, sa informeze conducerea acestora si sa propuna masuri in vederea asigurarii conditiilor corespunzatoare de pastrare si conservare a arhivei;

b) sa coordoneze si sa raspunda de activitatea arhivistica din cadrul asiguratorilor/reasiguratorilor si intermediarilor in asigurari si/sau in reasigurari, in conformitate cu prevederile legislatiei arhivistice in vigoare;

c) sa organizeze arhivarea documentelor primite de la structurile asiguratorilor/reasiguratorilor si intermediarilor in asigurari si/sau in reasigurari pe baza de proces-verbal si inventare, intocmite conform legislatiei in vigoare;

d) sa initieze si sa organizeze activitatea de intocmire a Nomenclatorului arhivistic al asiguratorilor/reasiguratorilor si intermediarilor in asigurari si/sau in reasigurari si sa il actualizeze periodic, precum si sa asigure legatura cu Arhivele Nationale in vederea verificarii si confirmarii Nomenclatorului si sa urmareasca modul de aplicare a acestuia de catre structurile asiguratorilor/reasiguratorilor si intermediarilor in asigurari si/sau in reasigurari;

e) sa intocmeasca inventare pentru documentele fara evidenta aflate in depozit;

f) sa asigure evidenta tuturor documentelor intrate si iesite din depozitul de arhiva, pe baza registrelor specifice;

g) sa cerceteze documentele din depozit in vederea eliberarii documentelor solicitate de cetateni (asigurati, pagubiti, angajati etc.), in conformitate cu legislatia arhivistica in vigoare;

h) sa puna la dispozitie pe baza de semnatura si sa tina evidenta documentelor imprumutate compartimentelor, iar la restituire sa verifice integritatea documentului imprumutat;

i) sa puna la dispozitia Arhivelor Nationale toate documentele solicitate cu prilejul efectuarii actiunilor de control privind situatia arhivelor la asiguratori/reasiguratori si intermediari in asigurari si/sau in reasigurari;

j) sa pregateasca documentele cu valoare istorica si inventarele acestora, in vederea predarii lor la Arhivele Nationale, conform legislatiei arhivistice in vigoare.

(5) Compartimentele de arhiva/Persoanele responsabile cu arhiva raspund de evidenta, inventarierea, selectionarea, pastrarea si folosirea documentelor inscrise in Nomenclatorul arhivistic al societatii.

ART. 7

Fiecare asigurator/reasigurator si intermediar in asigurari si/sau in reasigurari are obligatia de a intocmi Nomenclatorul arhivistic al societatii, care va fi supus aprobarii Arhivelor Nationale sau serviciilor judetene/Serviciului Municipiului Bucuresti ale/al Arhivelor Nationale, iar Nomenclatorul arhivistic aprobat de Arhivele Nationale va fi transmis Autoritatii de Supraveghere Financiara.

ART. 8

(1) Asiguratorii/Reasiguratorii si intermediarii in asigurari si/sau in reasigurari au obligatia de a inventaria documentele si de a le preda compartimentului de arhiva.

(2) Documentele se grupeaza potrivit problematicii si termenelor de pastrare stabilite in Nomenclatorul arhivistic.

(3) Predarea dosarelor la compartimentul de arhiva se efectueaza pe baza de inventare si procese-verbale de predare-primire.

(4) Pana la predarea la compartimentul de arhiva a documentelor se va intocmi o evidenta provizorie a acestora, pe suport electronic si pe suport hartie, cu obligativitatea actualizarii acesteia periodic.

ART. 9

(1) Asiguratorii/Reasiguratorii si intermediarii in asigurari si/sau in reasigurari au obligatia de a intocmi evidenta dosarelor depuse la depozitul de arhiva, respectiv a documentelor scoase din depozit, conform inventarelor si proceselor de predare-primire.

(2) Evidenta tuturor intrarilor si iesirilor de unitati arhivistice din depozit se tine pe baza Registrului de evidenta a intrarilor-iesirilor unitatilor arhivistice. In evidenta informatica a unitatilor arhivistice urmeaza a fi pastrate in mod obligatoriu informatiile privind indicativul arhivistic conform nomenclatorului, anul, unitatea teritoriala emitenta a documentului, numarul documentului.

(3) Un asigurator/reasigurator si intermediar in asigurari si/sau in reasigurari, daca intentioneaza sa scoata dosare din evidenta arhivei, in vederea transferului catre un alt asigurator/reasigurator si intermediar in asigurari si/sau in reasigurari, transferului in alt depozit de arhiva sau ca urmare a distrugerii provocate de calamitati naturale ori de un eveniment exterior imprevizibil si de neinlaturat, vor notifica Autoritatea de Supraveghere Financiara.

 

CAPITOLUL III

Pastrarea documentelor si organizarea depozitului de arhiva

 

ART. 10

(1) Asiguratorii/Reasiguratorii si intermediarii in asigurari si/sau in reasigurari vor depune spre pastrare permanenta la Arhivele Nationale sau la serviciile judetene/Serviciul Municipiului Bucuresti ale/al Arhivelor Nationale, dupa caz, documentele cu termen de pastrare permanent, potrivit Nomenclatorului arhivistic.

(2) Dosarele de dauna, impreuna cu evidenta completa a acestora, precum si evidentele tehnice si evidentele contabile aferente acestor dosare se pastreaza in arhiva asiguratorilor, respectiv reasiguratorilor timp de 10 ani.

(3) Documentele de introducere in reparatie a vehiculelor, declaratiile proprietarilor/conducatorilor de vehicule si alte documente rezultate din verificari, precum si evidentele tehnice si evidentele contabile aferente acestor dosare se pastreaza in arhiva asiguratorilor, respectiv reasiguratorilor timp de 10 ani.

(4) Raportul anual al auditorului financiar, raportul actuarial anual, raportul asupra asigurarilor de viata, precum si orice alte rapoarte prevazute de Legea nr. 32/2000, cu modificarile si completarile ulterioare, de Legea nr. 503/2004, republicata, precum si de normele emise in aplicarea acestora, registrul special al activelor admise sa acopere rezervele tehnice, raportarile financiare transmise catre Autoritatea de Supraveghere Financiara, precum si situatiile financiare anuale se pastreaza in arhiva asiguratorilor/reasiguratorilor si intermediarilor in asigurari si/sau in reasigurari timp de 10 ani.

(5) Documentele cu valoare practica in baza carora se elibereaza copii, certificate si extrase privind drepturile individuale ale asiguratilor vor fi pastrate de catre asiguratori/reasiguratori si intermediarii in asigurari si/sau in reasigurari.

(6) Asiguratorii si reasiguratorii impotriva carora s-a deschis procedura falimentului sunt obligati sa predea Arhivelor Nationale sau serviciilor judetene/Serviciului Municipiului Bucuresti ale/al Arhivelor Nationale documentele in baza carora se elibereaza copii, certificate si extrase privind drepturile referitoare la stagiile de cotizare la asigurari sociale ale personalului.

ART. 11

(1) Asiguratorii/Reasiguratorii si intermediarii in asigurari si/sau in reasigurari pot pastra arhiva la sediile sociale si la sediile secundare ori pot contracta un operator economic care este autorizat de catre Arhivele Nationale sau serviciile judetene/Serviciul Municipiului Bucuresti ale/al Arhivelor Nationale sa presteze servicii arhivistice si servicii de arhivare electronic, cu respectarea dispozitiilor Legii nr. 16/1996, republicata, precum si ale Legii nr. 135/2007, republicata.

(2) Asiguratorii/Reasiguratorii si intermediarii in asigurari si/sau in reasigurari au obligatia de a notifica Autoritatea de Supraveghere Financiara privind externalizarea serviciilor de arhivare, indicand societatea respectiva si datele sale de contact.

(3) Operatorul economic autorizat sa presteze servicii de arhivare, mentionat la alin. (1), trebuie sa respecte standardele de calitate referitoare la prestarea serviciilor de arhivare, precum si obligatiile prevazute la art. 6. alin. (4).

 

CAPITOLUL IV

Dispozitii finale

 

ART. 12

Asiguratorii/Reasiguratorii si intermediarii in asigurari si/sau in reasigurari care isi inceteaza activitatea au obligatia sa dispuna masuri pentru pastrarea, conservarea si evidenta arhivei, in conditiile prevazute de prezenta norma, si sa comunice Autoritatii de Supraveghere Financiara adresa unde se afla arhiva societatii, precum si datele de identificare si de contact ale persoanei responsabile cu administrarea arhivei.

ART. 13

Asiguratorii/Reasiguratorii si intermediarii in asigurari si/sau in reasigurari sunt obligati sa ia toate masurile necesare in vederea organizarii activitatii de arhiva potrivit prevederilor prezentei norme.

ART. 14

(1) Prezenta norma se completeaza cu prevederile legislatiei arhivistice in vigoare, precum si cu cele ale legislatiei privind arhivarea documentelor in forma electronica.

(2) Incalcarea in orice mod a prevederilor prezentei norme constituie contraventie si se sanctioneaza de catre Autoritatea de Supraveghere Financiara potrivit prevederilor art. 39 din Legea nr. 32/2000, cu modificarile si completarile ulterioare.

ART. 15

Prezenta norma intra in vigoare la data publicarii in Monitorul Oficial al Romaniei, Partea I.

ART. 16

La data intrarii in vigoare a prezentei norme se abroga Normele privind organizarea activitatii de arhiva la asiguratori, reasiguratori si intermediari in asigurari si/sau in reasigurari, aprobate prin Ordinul presedintelui Comisiei de Supraveghere a Asigurarilor nr. 4/2010, publicat in Monitorul Oficial al Romaniei, Partea I, nr. 264 din 22 aprilie 2010.

 

 

— ♦ —

..

.
â
.
.
.
.
.
 

Adauga comentariu

*

Acest site folosește cookie-uri. Continuarea navigării presupune că ești de acord cu utilizarea cookie-urilor. Informații suplimentare

The cookie settings on this website are set to "allow cookies" to give you the best browsing experience possible. If you continue to use this website without changing your cookie settings or you click "Accept" below then you are consenting to this.

Close