Accace: Instrumente utile la indemana angajatorului
Andreea Paun, Payroll Supervisor Accace
Sunteti angajator si desfasurati activitate in Romania? Pentru a putea asigura un mediu de lucru adecvat, care sa conduca la atingerea obiectivelor organizationale, este important ca in cadrul companiei sa existe reguli și proceduri cat mai clare.
Acest lucru este util atat angajatorului, cat si salariatului, care trebuie sa cunoasca cat mai bine structura organizatorica a companiei in care isi desfasoara activitatea, precum si drepturile si obligatiile pe care le are in raporturile de munca.
Din acest motiv, angajatorul trebuie sa stie ca are la indemana urmatoarele instrumente legale:
ROF – Regulamentul de organizare si functionare
RI – Regulamentul intern
CCM unitate – Contractul colectiv de munca la nivel de unitate
Multi angajatori prefera sa nu tina cont de aceste documente si cu buna stiinta nu le intocmesc. Este important sa nu le neglijam, iar Accace recomanda folosirea lor chiar daca in anumite cazuri legea nu ne obliga sa le intocmim.
Regulamentul de organizare si functionare
Inca de la infiintarea companiei, ar trebui sa fie stabilita cat mai clar structura organizatorica, nivelurile ierarhice, atributiile fiecarui departament si nu numai. Pentru aceasta angajatorul are la dispozitie un instrument important numit Regulamentul de organizare și funcționare (ROF).
Legea nu obliga angajatorii sa intocmeasca in mod expres un ROF și nici nu exista un model general valabil privind conținutul documentului. Insa, potrivit prevederilor art. 40, alin. (1), lit. a) din Legea nr. 53/2003 – Codul muncii republicat, angajatorul are dreptul sa stabileasca organizarea si functionarea unitatii.
Chiar daca angajatorul nu este obligat prin lege sa intocmeasca acest document, sugestia Accace este ca acesta sa nu lipseasca din portofoliul documentelor companiei.
ROF este util deoarece:
« stabileste modul de organizare si functionare a companiei;
« descrie in detaliu structura companiei, atributiile, competențele, nivelurile de autoritate, responsabilitate si raporturile ierarhice existente in companie;
« contine organigrama companiei (reprezentarea grafica a structurii organizationale);
« sta la baza intocmirii fiselor de post;
« reprezinta un instrument util in eventualitatea concedierii salariatilor.
O structura organizatorica si functionala bine definita, adaptata cat mai bine nevoilor companiei, are un impact pozitiv nu doar in ceea ce priveste activitatea angajatorului si realizarea obiectivelor previzionate, ci si asupra satisfactiei obtinute de salariatii companiei la locul de munca.
Regulamentul intern (RI)
RI reprezinta un act juridic prin care angajatorul stabileste regulile de desfasurare a activitatii, regulile/procedurile de disciplina a muncii, precum si drepturile si obligatiile angajatilor.
In termen de 60 de zile de la dobandirea personalitatii juridice, angajatorul are obligatia sa intocmeasca RI, potrivit art. 246, alin. (2) din Codul muncii.
RI se intocmeste de catre angajator, cu consultarea sindicatului sau a reprezentantilor salariatilor, dupa caz, si cuprinde cateva dispozitii obligatorii, printre care: reguli concrete privind disciplina muncii in unitate, abaterile disciplinare si sanctiunile aplicabile, reguli privind protectia, igiena si securitatea in munca in cadrul unitatii, procedura solutionarii cererilor/reclamatiilor salariatilor, criteriile si procedurile de evaluare profesionala a salariatilor, drepturile si obligatiile partilor, etc.
Angajatorul are obligatia sa informeze salariatii cu privire la continutul RI.
RI este util deoarece:
« este un act unilateral, reprezentand vointa angajatorului;
« nu se negociaza cu salariatii;
« pentru aplicarea sa nu este nevoie de acordul salariatilor;
« sta la baza intocmirii deciziilor de sanctionare disciplinara;
« poate fi folosit in litigiile de munca cu salariatii;
« este un instrument flexibil, la dispozitia angajatorului, prin care se pot stabili proceduri de lucru pe care angajatii sunt obligati sa le respecte.
Nerespectarea obligatiei legale a angajatorului de a intocmi RI este sanctionata de inspectorii de munca cu amenda cuprinsa intre 5.000 lei si 10.000 lei, in baza Legii nr. 108/1999 republicata, pentru infiintarea si organizarea Inspectiei Muncii.
Intocmirea unui regulament intern, adaptat cat mai bine specificului companiei si care sa corespunda prevederilor legislative in vigoare, fereste angajatorul atat de amenzile aplicate de inspectorii de munca, cat si de eventuale probleme/costuri suplimentare in cazul unor litigii de munca cu angajatii.
Contractul colectiv de munca la nivel de unitate
CCM la nivel de unitate este o conventie incheiata intre angajator si salariati, prin care se stabilesc clauze specifice privind conditiile de munca, salarizarea (ex: grila de salarizare aplicabila in cadrul companiei, coeficienti de ierarhizare, etc.) si alte drepturi si obligatii ce decurg din raporturile de munca (ex: concedii si zile libere, formare profesionala, etc.).
La nivel de unitate, negocierea colectiva este obligatorie, cu exceptia cazului in care unitatea are mai putin de 21 de angajati, potrivit Codului muncii si coroborat cu Legea nr. 62/2011 republicata, a dialogului social.
Refuzul angajatorului de a incepe negocierea CCM unitate constituie contraventie si se sanctioneaza de catre inspectorii de munca cu amenda cuprinsa intre 5.000 lei si 10.000 lei, astfel cum prevede Legea nr. 62/2011 republicata.
Chiar daca exista obligativitatea negocierii, nu este insa impusa si incheierea efectiva a CCM unitate.
In situatia incheierii CCM unitate, acesta se inregistreaza la Inspectoratul Teritorial de Munca (ITM). Prevederile CCM unitate se aplica de la data inregistrarii acestuia la ITM sau de la o data ulterioara, potrivit conventiei partilor.
CCM unitate este util deoarece:
« reprezinta interesele ambelor parti, atat ale angajatului cat si ale angajatorului;
« angajatorul poate stabili limite maxime pentru beneficiile pe care trebuie sa le acorde angajatilor potrivit prevederilor legale (ex: numarul de zile libere pentru evenimente familiale, cuantumul indemnizatiei de delegare si modul de decontare a cheltuielilor de transport si cazare, etc.);
« angajatorul poate impune o limita maxima a procentului aferent sporurilor salariale impuse de Codul muncii, care sa fie aplicabile la nivelul intregii companii, in functie de specificul unitatii (ex: spor pentru munca prestata in weekend, spor pentru munca suplimentara, etc.);
« este un act juridic obligatoriu pentru toti salariatii.
Chiar daca, in general, CCM unitate este vazut de angajatori ca fiind in dezavantajul lor, daca este intocmit corect, identificand cat mai bine particularitatile organizatiei, atunci cu siguranta se poate transforma intr-un veritabil instrument si in favoarea angajatorului.
Asadar, este foarte important ca angajatorul sa constientizeze ca are la indemana aceste instrumente atat de utile, pe care le poate adapta la nevoile si specificul companiei si astfel le poate folosi in favoarea sa ori de cate ori este necesar in raporturile de munca cu salariatii.
